Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника, его должности, места работы и причины увольнения. В 2026 году она может вести как в бумажном, так и в электронном виде. Ниже приведены подробные инструкции, правила и образцы заполнения, которые помогут работодателю и работнику избежать ошибок и нарушений.

Общие принципы заполнения

• Записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается зачеркивать (п. 12 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от  № 320н).
• Если в записи обнаружена ошибка, она признана недействительной и заменяется новой строкой. В исправительной записи указывается номер ошибочной строки, она аннулируется, а сразу же приводится правильная формулировка.
• Дата в трудовой книжке всегда указывается в цифровом формате: (день.месяц.год).
• При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) работодатель обязан оформить акт перехода и внести запись в систему «Главбух».
• При приёме нового сотрудника, если он не перешёл на ЭТК у прежнего работодателя, работодатель получает бумажную трудовую книжку и обязан заполнить её в соответствии с Порядком.

Типы записей и их оформление

2.1 Приём на работу

Образец записи (бумажный формат):

№ 1
Дата приёма: 
Должность: Менеджер по продажам
Место работы: ООО «Ритейл‑Плюс», г. Москва

Образец записи (электронный формат, «Главбух»):

1. Войдите в «Главбух» → «Трудовые книжки» → «Новая запись».
2. Заполните поля: дата приёма, должность, место работы, причина приёма.
3. Сохраните запись – она автоматически попадает в ЭТК.

2.2 Увольнение

В зависимости от причины увольнения запись выглядит по-разному:

• По собственному желанию: «Уволен по собственному желанию».
• По инициативе работодателя: «Уволен по инициативе работодателя».
• Срок исполнения договора: «Уволен по истечении срока исполнения договора».

Образец записи (бумажный формат):

№ 5
Дата увольнения: 
Причина увольнения: По собственному желанию

2.3 Совместительство

Запись о приёме совместителя в трудовой книжке оформляется по особым правилам:

1. Укажите тип совместительства: внутреннее (в пределах одной организации) или внешнее (в другой организации).
2. Запись должна содержать: дата начала, должность, место работы, режим работы (вахтовый, дневной, ночной).
3. При увольнении совместителя указывайте дату и причину.

Образец записи (внутреннее совместительство):

№ 7
Дата начала: 
Должность: Секретарь
Место работы: ООО «Ритейл‑Плюс», г. Москва
Режим работы: Вахтовый (2 недели в месяц)
Причина увольнения: По собственному желанию

2.4 Вахтовый метод работы

Запись о вахтовом методе оформляется аналогично совместительству, но уточняется периодичность смен:

№ 8
Дата начала: 
Должность: Инженер
Место работы: ЗАО «ПромТех», г. Санкт‑Петербург
Режим работы: Вахтовый (4 недели в месяц)

2.5 Переход на электронную трудовую книжку

При переходе сотрудника на ЭТК оформляется акт перехода, который фиксируется в бумажной трудовой книжке и в системе «Главбух»:

1. В бумажной книжке добавьте запись «Переход на электронную трудовую книжку» с датой перехода.
2. В «Главбух» создайте акт перехода, указав дату, место работы и причину перехода.
3. Сохраните акт – он автоматически попадает в ЭТК.

Исправление записей

При обнаружении ошибки в записи необходимо:

1. Внести исправительную запись с указанием номера ошибочной строки.
2. Аннулировать ошибочную строку (зачёркивание не допускается).
3. Сразу же добавить правильную запись.

Пример исправительной записи (бумажный формат):

№ 3
Номер ошибочной строки: 2
Аннулировано: «Уволен по собственному желанию» (дата )
Правильная запись: «Уволен по инициативе работодателя» (дата )

Хранение и передача трудовой книжки

• Бумажную трудовую книжку работодатель хранит в личном деле сотрудника до момента его увольнения;
• После увольнения работодатель передаёт копию трудовой книжки сотруднику.
• При переходе на ЭТК копия бумажной книжки не требуется, но акт перехода сохраняется в бумажном виде.

Заверение копии трудовой книжки

Если необходимо заверить копию трудовой книжки (например, для подачи в банк), следуйте этим шагам:

1. На последнем листе копии, ниже всех записей, внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время».
2. Подпишите и поставьте печать работодателя.
3. Сдайте копию в нотариальную контору для заверения.

Практические примеры заполнения

6.1 Образец записи о приёме на работу (бумажный)

№ 1
Дата приёма: 
Должность: Менеджер по продажам
Место работы: ООО «Ритейл‑Плюс», г. Москва

6.2 Образец записи о приёме совместителя (внутреннее)

№ 7Дата начала: 
Должность: Секретарь
Место работы: ООО «Ритейл‑Плюс», г. Москва
Режим работы: Вахтовый (2 недели в месяц)
Причина увольнения: По собственному желанию

6.3 Образец исправительной записи

№ 3
Номер ошибочной строки: 2
Аннулировано: «Уволен по собственному желанию» (дата )
Правильная запись: «Уволен по инициативе работодателя» (дата )

Где найти официальные документы и образцы

• Порядок заполнения трудовой книжки – официальная публикация Минтруда (№ 320н, 2021 г.).
• Образцы записей и акты перехода доступны в системе «Главбух» и на портале КонсультантПлюс.
• Инструкции по работе с ЭТК публикуются в разделе «Электронная трудовая книжка» на сайте Минтруда.

Правильное ведение трудовой книжки – залог юридической чистоты трудовых отношений. В 2026 году важно помнить:

• Никаких зачеркиваний в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
• Исправления оформляются через аннулирование и добавление новой строки.
• При переходе на ЭТК обязательно оформляйте акт перехода и вносите запись в «Главбух».
• Соблюдайте цифровой формат даты и точную формулировку причин увольнения.
• Храните бумажную копию до момента перехода на электронную форму.

Следуя этим рекомендациям, вы избежите ошибок, которые могут привести к штрафам и юридическим спорам. Удачной работы с трудовой книжкой!