Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника․ Правильное её заполнение — прямая обязанность работодателя․ Ошибки или небрежность могут привести к проблемам для сотрудника и к административной ответственности для компании (штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ)․ В этой статье рассмотрим ключевые правила и приведём подробные примеры (образцы) записей для самых распространённых ситуаций․
Основные правила заполнения: на что обращать внимание
Все записи вносятся на основании кадровых документов (приказов‚ трудовых договоров) и должны быть:
- Полными и точными: без сокращений (кроме устоявшихся‚ например «г․»)‚ с указанием полного наименования организации‚ должности‚ оснований․
- Разборчивыми: только чёрными чернилами (шариковой ручкой)‚ без исправлений‚ помарок‚ незаверённых надписей․
- Своевременными: запись о приёме вносится не позднее дня выдачи трудовой книжки (ст․ 67 ТК РФ)‚ об увольнении — в день увольнения․
- С обязательными реквизитами: дата‚ подпись ответственного лица (обычно начальник отдела кадров или уполномоченное лицо) с расшифровкой‚ печать организации․
Нормативной основой является Порядок ведения трудовых книжек‚ утверждённый Приказом Минтруда России от № 320н (и предыдущие редакции‚ если речь о старых книжках)․
Ключевые примеры (образцы) записей
Запись о приёме на работу
Основание: Приказ о приёме на работу‚ трудовой договор․
Образец (полная ставка):
Принят(а) на работу
с 15 (пятнадцатого) июня 2024 г․
на должность ведущего специалиста отдела маркетинга
по трудовому договору от 14 июня 2024 г․ № 45-К․
Подпись _______________ / Иванова А․П․ /
Печать
Образец (неполная ставка‚ 0․5):
Принят(а) на работу
с 01 (первого) сентября 2024 г․
на должность инженера (0․5 ставки)
по трудовому договору от 31 августа 2024 г․ № 78-К․
Подпись _______________ / Петрова С․И․ /
Запись об увольнении
Основание: Приказ об увольнении (или иной документ‚ например‚ заявление работника)‚ ст․ 77 ТК РФ․
Важно: Указывается точная статья (пункт) Трудового кодекса‚ по которой происходит увольнение․
Образец (по соглашению сторон‚ п․ 1 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ):
Уволен(а) с работы
31 (тридцать первого) декабря 2024 г․
на основании соглашения сторон‚ п; 1 ч․ 1 ст․ 77 Трудового кодекса Российской Федерации‚
приказа от 30 декабря 2024 г․ № 150-К․
Подпись _______________ / Сидорова М․Л․ /
Образец (по инициативе работника‚ п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ):
Уволен(а) с работы
15 (пятнадцатого) марта 2025 г․
по собственному желанию‚ п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 Трудового кодекса Российской Федерации‚
на основании заявления от 10 марта 2025 г․‚ приказа от 14 марта 2025 г․ № 45-К․
Подпись _______________ / Кузнецов А․В․ /
Запись о переводе (перемещении)
Основание: Приказ о переводе․
Переведён(а) на другую постоянную работу
с 01 (первого) апреля 2025 г․
на должность старшего специалиста отдела маркетинга
по приказу от 28 марта 2025 г․ № 30-К․
Подпись _______________ / Иванова А․П․ /
Запись об изменении фамилии (имени‚ отчества)
Основание: Свидетельство о регистрации изменения фамилии/имени/отчества․
Фамилия‚ имя‚ отчество изменены
с 20 (двадцатого) мая 2025 г․
на основании свидетельства о регистрации изменения фамилии № 123456 от 18 мая 2025 г․‚
выданного Управлением ЗАГС․
Подпись _______________ / Петрова С․И; /
Запись об образовании
Основание: Диплом об образовании (высшее‚ среднее специальное) или справка-вызов (если обучение было параллельно с работой)․
Образец (высшее образование‚ бакалавриат):
Образование: высшее‚ бакалавр
по направлению «Экономика»
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования
«Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»»‚
г․ Москва․
Квалификация: бакалавр․
Диплом № 987654 от 30 июня 2024 г․
Подпись _______________ / Сидорова М․Л․ /
Особые случаи и частые ошибки
А․ Запись при внутреннем совместительстве
Если сотрудник переходит на основное место работы в той же организации‚ где уже числится по совместительству‚ запись о совместительстве не аннулируется․ Делается новая запись о приёме на основное место․
Принят(а) на работу
с 01 (первого) июля 2025 г․
на должность менеджера по продажам (основное место работы)
по трудовому договору от 25 июня 2025 г․ № 101-К․
Подпись _______________ / Кузнецов А․В․ /
Б․ Внесение пропущенной записи
Если запись не была внесена вовремя (например‚ о приёме)‚ её вносят задним числом‚ но с обязательным указанием даты фактического приёма и даты внесения записи․ Это не исправление‚ а дополнение․
Принят(а) на работу
с 10 (десятого) января 2025 г․
Запись внесена 05 марта 2025 г․
на должность бухгалтера
по трудовому договору от 10 января 2025 г․ № 5-К․
Подпись _______________ / Иванова А․П․ /
В․ Исправление ошибок в уже внесённой записи
Исправлять допущенные ошибки (опечатки‚ неправильные формулировки) запрещено (п․ 36 Порядка 320н)․ Единственный законный способ — переделать запись․
- В новой записи указывается правильная формулировка․
- В графе «Дата» ставится дата‚ когда исправление вносится․
- В тексте записи обязательно делается ссылка на предыдущую ошибочную запись: «Запись от [дата ошибочной записи] считать недействительной»․
- Старая (неверная) запись не зачёркивается и не стирается!
Пример исправления: Допустим‚ в приказе была опечатка в названии должности («ведущий спецалист»)․
Принят(а) на работу
с 15 июня 2024 г․
на должность ведущего специалиста отдела маркетинга
по трудовому договору от 14 июня 2024 г․ № 45-К․
Запись от 15 июня 2024 г․ считать недействительной․
Подпись _______________ / Иванова А․П․ /
(Дата исправления: 10 января 2025 г․)
Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года ведётся ЭТК․ Принципы те же‚ но:
- Записи вносятся в электронный реестр․
- Работник получает на руки свидетельство об электронной трудовой книжке (бумажный документ)․
- Все сведения должны быть идентичны записям в бумажной книжке․
- При переходе с бумажной на электронную книжку делается соответствующая запись в ЭТК‚ а бумажная возвращается работнику с пометкой «Заменена электронной трудовой книжкой»․
Важные выводы и рекомендации
- Никогда не исправляйте старые записи․ Единственный способ — сделать новую с пояснением․
- Всегда проверяйте точность названия организации‚ должности‚ дат и‚ самое главное‚ ссылки на статью ТК РФ при увольнении․
- Используйте только чёрные шариковые ручки и разборчивый почерк․
- Не ставьте записи «про запас» (например‚ «уволен по собственному желанию»‚ если реально увольнение по соглашению)․ Формулировка должна строго соответствовать основанию․
- Храните копии приказов и других оснований для каждой внесённой записи․
Соблюдение этих простых правил защитит и работника‚ и работодателя от будущих споров․ При малейших сомнениях в формулировке — сверяйтесь с актуальной редакцией Приказа Минтруда № 320н или консультируйтесь с юристом по кадровому праву․
Статья подготовлена на основе анализа актуальных кадровых практик и нормативных требований 2024-2026 гг․