Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. С 2026 года правила её заполнения остаются неизменными в рамках действующего Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённого Постановлением Правительства РФ № 225 от (с последними изменениями от 2025 года). Несмотря на распространение электронных трудовых книжек‚ бумажные экземпляры до сих пор активно используются‚ особенно у работников‚ начавших трудовую деятельность до 2020 года.

Важно помнить: любая запись в трудовой книжке должна быть сделана четко‚ без помарок‚ с использованием только чернил чёрного цвета. Использование карандаша‚ корректора‚ белого исправления или цветных чернил — нарушение закона. Все записи оформляются на основании официальных приказов‚ договоров или других документов‚ подтверждающих факт трудовых отношений.

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из трёх основных частей:

1. ьный лист — содержит персональные данные работника.
2. Раздел «Сведения о работе» — основная часть‚ где фиксируются все трудовые перемещения.
3. Раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» — по желанию работодателя (необязательно).
4. Обратная сторона обложки — для штампов и подписей.

Как заполнять ьный лист

ьный лист заполняется только кадровым работником или лицом‚ ответственным за ведение трудовых книжек‚ на основании паспорта или иного документа‚ удостоверяющего личность.

Графы ьного листа:

• Фамилия‚ имя‚ отчество — указываются полностью‚ как в паспорте;
• Дата рождения, в формате ДД.ММ.ГГГГ (например‚ ).
• Образование — указывается по паспорту или диплому (например‚ «среднее профессиональное»‚ «высшее»).
• Профессия‚ специальность — по документам об образовании (например‚ «бухгалтер»‚ «инженер-программист»).

Важно! Ни в коем случае не допускается внесение информации о семейном положении‚ адресе регистрации‚ номере телефона или паспортных данных — это не предусмотрено законом.

На ьном листе ставится печать организации (если она есть) и подпись ответственного лица. Штамп ставится только на внешнюю сторону обложки — на внутреннюю сторону ставить его запрещено (п. 32–33 Порядка № 320н).

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Этот раздел — самая важная часть трудовой книжки. Здесь фиксируются:

• Приём на работу
• Переводы на другую должность или в другое подразделение
• Увольнение

Каждая запись оформляется в отдельной строке и содержит четыре графы:

1. Графа 1 — порядковый номер записи — нумерация идёт последовательно‚ начиная с 1. Никаких пропусков и дубликатов!
2. Графа 2 — дата приёма (перевода‚ увольнения) — указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. Дата должна совпадать с датой приказа или договора.
3. Графа 3 — наименование должности‚ профессии‚ специальности — указывается точно так‚ как в штатном расписании и трудовом договоре. Примеры: «Главный бухгалтер»‚ «Оператор ЭВМ»‚ «Мастер производственного участка».
4. Графа 4, реквизиты документа‚ на основании которого внесена запись — самый важный элемент.

Примеры заполнения графы 4

Приём на работу

Если работник принят на основании приказа:

«Приказ № 45 от »

Если приказ не издавался‚ а трудовые отношения основаны только на трудовом договоре:

«Трудовой договор от № 07/2026»

Перевод на другую должность

Если сотрудник переведён с должности «Секретарь» на «Делопроизводитель»:

«Приказ № 89 от »

Важно! Не вносятся записи о временных переводах (например‚ на время отпуска основного работника)‚ если они не стали постоянными. Только постоянные изменения фиксируются в трудовой книжке.

Увольнение

Указывается основание увольнения в соответствии с ТК РФ. Примеры:

«Уволен по собственному желанию‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»
«Уволен в связи с сокращением численности‚ п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»

В графе 4 указывается приказ об увольнении:

«Приказ № 120 от »

Что НЕ вносится в трудовую книжку

Согласно разъяснениям Минтруда РФ‚ в трудовую книжку не вносятся следующие сведения:

• Премии‚ бонусы‚ поощрения (если только работодатель не хочет внести их в отдельный раздел — по желанию).
• Награды‚ грамоты‚ благодарности (только если работодатель добровольно решит внести в раздел «Награждения»);
• Сведения о совместительстве (если работник не работает на основной должности в данной организации).
• Информация о повышении квалификации‚ курсах‚ тренингах.
• Данные о командировках‚ отпусках‚ больничных.

Исключение: если работник совмещает две должности в одной организации‚ и это оформлено как внутреннее совместительство‚ то в трудовую книжку вносится запись о приёме на дополнительную должность — как о новом месте работы.

Как заполнять трудовую книжку при первом трудоустройстве

Если работник впервые устраивается на работу‚ то:

• Трудовая книжка выдаётся работодателем бесплатно (ст. 65 ТК РФ).
• На ьном листе заполняются все графы на основании паспорта.
• Первая запись — о приёме на работу — делается в течение 5 рабочих дней с даты фактического выхода на работу.

Если работник не предоставил трудовую книжку‚ работодатель обязан её оформить. В этом случае в графе 4 указывается: «Трудовой договор от … № …» или «Приказ о приёме на работу от … № …».

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

Ошибки в трудовой книжке — это серьёзное нарушение. Их нельзя просто зачёркивать или закрашивать!

Правильный порядок исправления:

1. Запись‚ содержащая ошибку‚ признаётся недействительной.
2. Справа от неё делается новая запись: «Запись № … признаётся недействительной».
3. Ниже, новая корректная запись с теми же реквизитами (номер‚ дата‚ документ).
4. Новая запись заверяется подписью ответственного лица‚ печатью и указанием: «Исправлено».

Пример исправления:
Было: «Приказ № 45 от »
Исправлено: «Запись № 1 признаётся недействительной. Приказ № 45 от »

Если ошибка затрагивает ьный лист (например‚ неправильно написано имя)‚ то исправление производится только с участием работника и с приложением копии паспорта.

Особенности заполнения при увольнении

При увольнении важно:

• Указать точную формулировку основания увольнения по ТК РФ (не сокращать‚ не заменять на «уволен по собственной воле», только официальные пункты).
• Указать дату увольнения — она должна совпадать с датой в приказе и последним рабочим днём.
• Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
• Если работник не явился за книжкой — направить ему уведомление о необходимости её получения. При задержке работодатель несёт ответственность за упущенную выгоду.

Электронная трудовая книжка: что изменяется?

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник может выбрать:

• остаться на бумажной книжке, тогда все записи ведутся в ней;
• перейти на электронную, тогда бумажная книжка перестаёт вестись‚ а все сведения передаются в Пенсионный фонд РФ.

Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК — работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. Электронная и бумажная книжки не ведутся одновременно!

Электронные записи формируются автоматически на основе приказов‚ загружаемых в систему СФР. Работник может посмотреть свою трудовую историю через:

• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда
• Портал Госуслуги
• Мобильное приложение «Сбербанк Онлайн» или «СФР»

Чтобы избежать штрафов и проблем с подтверждением стажа‚ запомните главные принципы:

1. Всё — на основании документов: приказ‚ трудовой договор‚ приказ о переводе.
2. Никаких помарок‚ корректоров‚ карандашей — только чёрные чернила.
3. Точность в формулировках: используйте официальные термины ТК РФ.
4. Своевременность: записи вносятся в течение 5 рабочих дней с даты события.
5. Ответственность: за ошибки и задержки несёт ответственность работодатель — штрафы до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ.
6. Сохраняйте копии всех приказов — они являются основанием для проверок.

Совет профессионала: используйте шаблоны и программы для кадрового учёта (например‚ «1С:Зарплата и управление персоналом»‚ «Моё дело»)‚ чтобы минимизировать риски ошибок. Автоматизация — ваш лучший союзник в ведении трудовых книжек.

Правильное заполнение трудовой книжки — это не просто формальность. Это гарантия будущей пенсии‚ подтверждение стажа‚ защита прав работника и ответственность работодателя перед законом.

Помните: одна ошибка — один год стажа может быть потерян. Внимательность — ваша главная обязанность.