Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её заполнение строго регламентировано законодательством Российской Федерации, в первую очередь — статьёй 66 Трудового кодекса РФ и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Минтрудом России (в редакции Приказа № 320н от ). Неверно заполненная запись может привести к отказу в начислении пенсии, проблемам при трудоустройстве или даже судебным спорам. В этой статье вы найдёте подробные примеры сведений о работе в трудовой книжке, правила оформления и типичные ошибки.

Основные требования к заполнению трудовой книжки

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка заполняется только чернилами чёрного цвета, разборчиво, без помарок, зачёркиваний и исправлений. Все записи должны быть:

• сделаны на основании официальных приказов работодателя;
• пронумерованы по порядку;
• подписаны ответственным лицом (кадровиком или руководителем);
• скреплены печатью организации (если она используется).

Записи вносятся в следующие столбцы:

1. № записи, порядковый номер по хронологии.
2. Дата — дата вступления в силу соответствующего события (дата приказа).
3. Содержание записи — краткое, но точное описание события (приём, увольнение, перевод и т.д.).
4. Основание, номер и дата приказа, на основании которого внесена запись.

Примеры записей в трудовой книжке

Приём на работу

Пример 1: Приём на постоянную работу

• № записи: 1
• Содержание: Принят на работу в должность инженера-технолога
• Основание: Приказ № 45 от

Пример 2: Приём по совместительству

• № записи: 2
• Содержание: Принят на работу по совместительству в должность консультанта по кадрам
• Основание: Приказ № 89 от

Увольнение

Пример 3: Увольнение по собственному желанию

• № записи: 3
• Содержание: Уволен по собственному желанию, согласно пункту 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
• Основание: Приказ № 156 от

Пример 4: Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)

• № записи: 4
• Содержание: Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, согласно пункту 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
• Основание: Приказ № 210 от

Перевод на другую должность

Пример 5: Перевод в связи с производственной необходимостью

• № записи: 5
• Содержание: Переведён с должности инженера-технолога на должность старшего инженера-технолога
• Основание: Приказ № 112 от

Смена фамилии (имени, отчества)

Пример 6: Смена фамилии после вступления в брак

• № записи: 6
• Содержание: В связи с переменой фамилии фамилия работника изменена с «Иванова» на «Петрова»
• Основание: Свидетельство о регистрации брака № 12345 от

Восстановление трудовой книжки (дубликат)

Если трудовая книжка утеряна, повреждена или уничтожена, работодатель выдаёт дубликат. На ьном листе делается запись:

• Содержание: Взамен выдан дубликат трудовой книжки, серия АА, номер 1234567
• Основание: Заявление работника от , приказ № 5 от

Важно! Дубликат содержит все ранее сделанные записи, подтверждённые документально. Новые записи вносятся после дубликата, как если бы книжка не терялась.

Что нельзя делать при заполнении трудовой книжки

• Нельзя использовать корректор, белую краску или скотч для исправлений.
• Нельзя вносить записи карандашом, красными или зелёными чернилами.
• Нельзя писать сокращённо: «уволен» вместо «уволен по собственному желанию» — это нарушение ТК РФ.
• Нельзя вносить записи без ссылки на приказ.
• Нельзя оставлять пустые строки, они должны быть перечёркнуты.
• Нельзя вносить записи в вкладыш, если основная книжка ещё действительна.

Как оформить ьный лист

На ьном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника (полностью, как в паспорте);
• Дата рождения;
• Образование;
• Специальность (по диплому);
• Дата заполнения книжки;
• Подпись ответственного лица;
• Печать организации (если есть).

Пример заполнения ьного листа:

Фамилия, имя, отчество: Петрова Ольга Сергеевна
Дата рождения:
Образование: высшее
Специальность: Технология машиностроения
Дата заполнения:
Подпись: ___________ /С.В. Козлова/
Печать: [печать ООО «Прогресс»]

Что делать, если допущена ошибка?

Если ошибка внесена, зачёркивать и исправлять нельзя. Правильный порядок действий:

1. Сделать новую запись, которая аннулирует ошибочную (например: «Запись № 3 от признана недействительной»).
2. Внести правильную запись с новым порядковым номером.
3. Сделать ссылку на приказ, подтверждающий исправление.
4. Подписать и скрепить печатью.

Все исправления должны быть подтверждены документально и заверены руководителем и кадровой службой.

Особенности 2026 года: переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако бумажные книжки остаются действительными, и работодатели обязаны вести их до тех пор, пока работник не подаст заявление о переходе на ЭТК.

Если работник выбрал ЭТК, то в бумажную книжку делается запись:

• № записи: 7
• Содержание: На основании заявления работника от сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме
• Основание: Заявление работника № 02-2026 от

После этого в бумажную книжку больше записей не вносятся — все сведения передаются в Пенсионный фонд РФ через работодателя.

Чтобы избежать ошибок и юридических рисков, запомните главное:

• Всё, что не записано в трудовой книжке, не считается трудовым стажем.
• Записи вносятся только на основании приказа.
• Никаких исправлений — только аннулирование и новая запись.
• Печать ставится, если она используется в организации (даже если это ИП — печать не обязательна, но подпись обязательна).
• При увольнении работнику выдаётся трудовая книжка в день увольнения.
• При смене работодателя — все записи должны быть полными и точными.

Скачать актуальные образцы заполнения трудовой книжки в формате PDF вы можете на официальном сайте Минтруда РФ или в системах «КонсультантПлюс» и «Гарант». Используйте только проверенные источники — ошибки в трудовой книжке могут стоить вам пенсии, премий и карьеры.

Помните: трудовая книжка — это ваша профессиональная биография. Заполняйте её с ответственностью.