Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её правильное ведение регулируется нормативными актами РФ и требует строгого соблюдения установленных порядков. Ниже представлен подробный обзор правил заполнения и учёта трудовых книжек.

Нормативная база

• Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовых книжках» (в ред. от );
• Постановление Правительства РФ от № 1090 «О правилах ведения трудовых книжек» (действующая редакция);
• Приказ Минтруда России от № 12н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения»;
• Инструкция по ведению книги учёта движения трудовых книжек и книжки по учету бланков трудовой книжки (Минтруд, письмо от ).

Кто обязан вести трудовые книжки

Обязанность ведения трудовых книжек возлагается на:

• работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей), имеющих наёмных работников;
• организации, осуществляющие приём на работу, перевод, увольнение и иные кадровые мероприятия;
• кадровые службы и отделы кадров, ответственные за оформление personnel‑документов.

Форма и реквизиты трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из:

• обложки с указанием серии и номера;
• страницы с полями для записи сведений о работе (дата приёма, должность, структурное подразделение, основание приказа);
• раздела «Сведения о наградах и поощрениях»;
• раздела «Сведения о повышении квалификации и переподготовке»;
• заключительной страницы с подписью работника и печатью организации.

Важно: все записи должны выполняться чётким, разборчивым почерком чёрной или синей пастой; использование карандаша не допускается.

Порядок заполнения при приёме на работу

1. Внести в трудовую книжку дату приёма (число, месяц, год) в поле «Дата приёма».
2. Указать полное наименование организации, её структурное подразделение и должность, которую занимает работник.
3. Ссылка на приказ о приёме на работу (номер и дата).
4. Подпись уполномоченного лица (руководитель или специалист отдела кадров) и печать организации.
5. Работник расписывается в графе «Подпись работника» с указанием даты получения книжки.

Записи о переводе, повышении, понижении, увольнении

Каждое изменение трудового отношения оформляется отдельной записью:

• Перевод: указывается дата перевода, новое структурное подразделение и/или должность, номер и дата приказа о переводе.
• Повышение/понижение: фиксируется изменение уровня должности, оклада (при необходимости) и основание приказа.
• Увольнение: запись содержит дату увольнения, основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.), номер и дату приказа об увольнении, а также формулировку «Уволен» с указанием статьи ТК РФ, если.
• После записи об увольнении в трудовой книжке делается отметка о выдаче книжки на руки работнику (подпись работника и дата получения).

Исправления и дополнения

Если допущена ошибка, её исправляют следующим образом:

• Ошибочную запись аккуратно зачёркивают одной линией так, чтобы осталось читаемым первоначальное содержание.
• Сверху пишут правильную информацию.
• Рядом с исправлением ставят подпись уполномоченного лица и дату исправления.
• Все исправления должны быть заверены печатью организации.

Запрещено использовать корректирующие жидкости, скотч или стирать запись полностью.

Ведение книги учёта движения трудовых книжек и книжки по учёту бланков

Согласно письму Минтруда от , работодатель обязан вести два регистра:

1. Книга учёта движения трудовых книжек – фиксирует получение, выдачу, перевод и утрату трудовых книжек сотрудников.
2. Книга учёта бланков трудовой книжки – отражает поступление, расход и остаток бланков трудовых книжек и вкладышей.

В обеих книгах делаются записи:

• дата операции;
• номер и серия документа (трудовая книжка или бланк);
• ФИО сотрудника (для книги движения) или наименование поставщика (для книги бланков);
• краткое содержание операции (получение, выдача, перевод, списание);
• подпись ответственного лица и печать организации.

Электронные трудовые книжки

С в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК), реализуемая через портал «Госуслуги». Работодатель может:

• передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ в электронном виде;
• предоставлять сотруднику доступ к его ЭТК через личный кабинет на Госуслугах;
• при необходимости выдавать бумажный дубликат трудовой книжки (по заявлению работника).

При ведении ЭТК бумажный вариант не заполняется, однако организация обязана сохранять возможность выдачи бумажного дубликата по требованию сотрудника.

Ответственность за нарушение правил ведения

Нарушение установленного порядка ведения трудовых книжек может повлечь:

• административные штрафы для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 руб.) и организаций (от 30 000 до 50 000 руб.) в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ;
• дисквалификацию должностных лиц на срок от 6 месяцев до 1 года;
• возможные трудовые споры, связанные с невозможностью подтверждения стажа и прав на пособия.

Полезные советы кадровикам

• Регулярно проводите внутренний аудит наличия и корректности записей в трудовых книжках.
• Обеспечьте доступ к актуальным нормативным документам (постановления, приказы) всем специалистам отдела кадров.
• Ведите журнал инструктажа сотрудников по правилам заполнения трудовой книжки.
• При переходе на электронный формат храните резервные копии данных в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных».
• Обучайте новых сотрудников отделу кадров работе с книгами учёта движения и бланков.

Соблюдение данных правил гарантирует законность кадрового документооборота, защищает права работников и минимизирует риски для организации.