Трудовая книжка — это один из самых важных документов‚ подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Правильное заполнение этого документа при приеме на работу — обязанность работодателя. Ошибки или неточности могут привести к юридическим последствиям‚ поэтому важно следовать установленным правилам.

Что говорит законодательство?

Согласно Трудовому кодексу РФ и Инструкции по ведению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Правительства РФ от № 225)‚ работодатель обязан:

• вести трудовую книжку на каждого работника‚ проработавшего у него более пяти дней;
• вносить записи о приеме на работу‚ переводе‚ увольнении и других изменениях;
• обеспечивать сохранность трудовой книжки;
• предоставлять работнику возможность ознакомиться с записями.

⚠️ Важно: С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать для граждан‚ которые не перешли на электронный формат. При приеме на работу в 2026 году работодатель должен уточнить‚ какая форма трудовой книжки используется у сотрудника.

Какие документы нужны для заполнения?

Для правильного заполнения трудовой книжки при приеме на работу необходимо:

• Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность;
• Трудовой договор (или контракт);
• Приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а);
• Свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• Документы о предыдущих местах работы (если есть‚ для подтверждения стажа).

Важно: Если у работника нет подтверждающих документов о предыдущем трудовом стаже‚ вносить записи на основании его слов нельзя. Это нарушает требования Инструкции по ведению трудовых книжек.

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется при первом внесении записи в трудовую книжку. В нем указываются:

• Фамилия‚ имя‚ отчество работника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия‚ специальность;
• Дата заполнения (дата приема на работу).

Пример:

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» на основании приказа о приеме на работу.

Формат записи:

Пример заполнения:

Важно:

• Номер записи должен быть сквозным;
• Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• Запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если есть);
• Исправления в трудовой книжке не допускаются. Если допущена ошибка‚ запись признается недействительной и вносится новая запись.

Заполнение на основании приказа

Запись в трудовой книжке должна полностью соответствовать приказу о приеме на работу. Если приказ не оформлен‚ запись вносить нельзя.

⚠️ Важно: С 2026 года действуют новые правила ведения трудовых книжек. В частности‚ если у работника нет бумажной трудовой книжки‚ записи вносятся в электронный формат. При этом работодатель обязан уведомить работника о переходе на электронную трудовую книжку.

Что делать‚ если трудовая книжка заводится впервые?

Если у работника нет трудовой книжки (например‚ при первом трудоустройстве)‚ работодатель обязан:

1. Приобрести бланк трудовой книжки;
2. Заполнить ьный лист;
3. Внести запись о приеме на работу;
4. Выдать трудовую книжку работнику под подпись.

Пример записи для впервые заводимой трудовой книжки:

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты или номера записи: Все записи должны быть пронумерованы и датированы.
• Несоответствие приказа и записи в трудовой: Запись должна полностью повторять приказ.
• Исправления без оформления: Если допущена ошибка‚ запись признается недействительной‚ а новая запись вносится с указанием причины.
• Отсутствие подписи и печати: Запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации.
• Внесение записей на основании устных заявлений: Только документальное подтверждение стажа.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Ниже приведен пример заполнения трудовой книжки для сотрудника‚ принятого на должность бухгалтера.

Что делать‚ если работник отказывается от получения трудовой книжки?

Если работник отказывается получать трудовую книжку на руки‚ работодатель:

• Обязан выслать уведомление о необходимости получения трудовой книжки;
• Может удерживать трудовую книжку до получения;
• Обязан хранить трудовую книжку в сейфе или специальном месте.

⚠️ Важно: Работодатель не имеет права оставлять трудовую книжку у работника без его согласия. Это нарушает правила хранения документов.

Новые правила 2026 года

С 2026 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек:

• Работодатели обязаны уведомлять работников о переходе на электронные трудовые книжки;
• Записи в бумажных трудовых книжках должны соответствовать электронным записям;
• В случае расхождений приоритет имеет электронная запись;
• Ужесточены требования к хранению и выдаче трудовых книжек.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — это ответственная процедура‚ требующая внимательности и соблюдения законодательных норм. Ошибки могут привести к юридическим последствиям‚ поэтому важно следовать установленным правилам и использовать актуальные образцы записей.

Если у вас остались вопросы‚ обратитесь к юристу по трудовому праву или изучите Инструкцию по ведению трудовых книжек‚ утвержденную Постановлением Правительства РФ от № 225.

Помните: Трудовая книжка — это официальный документ‚ который должен быть заполнен правильно и своевременно. Не допускайте ошибок‚ следуйте законодательству и используйте актуальные образцы записей.