Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все кадровые изменения работника: приём на работу, перевод, увольнение, смена должности, начисление премий и пр․ Правильная последовательность записей и их корректное оформление гарантируют юридическую чистоту трудовых отношений и упрощают проверку документов в будущем․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его историю занятости․ В ней фиксируются:

• Дата и место приёма на работу
• Дата и причина увольнения
• Переводы между подразделениями
• Премии, награды и дисциплинарные взыскания
• Сведения о стаже и квалификации

Трудовая книжка обязательна для всех работников, получивших этот документ до 2021 г․ и тех, кто отказался от перехода на электронный формат․

Правила ведения и хранения – Порядок 320н

Ведение трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда России от № 320н․ Он устанавливает:

1. Нумерацию записей
2. Порядок внесения записей в раздел «Сведения о работе»
3. Требования к оформлению исправлений
4. Сроки и условия хранения

Весь материал, который мы рассматриваем, основан на этом Порядке и последующих уточнениях, опубликованных в 2024‑2026 годах․

Как нумеровать записи в трудовой книжке

3․1 Нумерация с нулем или без него

Согласно экспертам Роструда, нумерация может быть как «01, 02, 03…», так и «1, 2, 3…»․ Главное – последовательность и постоянство в течение всей истории работы․

3․2 Последовательность записей

1. Запись № 1 – приём на работу (или перевод из другой организации)
2. Запись № 2 – изменение должности, стажа, переводы
3. Запись № 3 – увольнение, перевод на другую работу, выход на пенсию
4. …

Каждая новая запись получает следующий свободный номер․ Если в процессе работы возникла ошибка, она фиксируется в отдельной записи, а не заменяет предыдущую․

Запись о приёме на работу

4․1 Когда вносить запись

Роструд рекомендует вносить запись о приёме на работу на 5‑й рабочий день после начала работы․ Это позволяет учесть возможные задержки в оформлении документов․

4․2 Пример записи о приёме на работу

Образец, утверждённый приказом Минтруда (320н):

№ 1
Приём на работу в должности: инженер-электрик, полная ставка
Приказ № 123 от 

Графы 1–4 заполняются следующим образом:

• Графа 1 – порядковый номер записи
• Графа 2 – дата приёма
• Графа 3 – содержание записи (должность, стаж, ставка)
• Графа 4 – дата и номер приказа работодателя

Исправление ошибок в нумерации и содержании записей

5․1 Как исправлять ошибки

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неправильный номер, дата, содержание), её исправление оформляется отдельной записью в разделе «Сведения о работе»:

1. Графа 1 – порядковый номер исправления (следующий после последней записи)
2. Графа 2 – дата внесения исправления
3. Графа 3 – указание «Запись № X недействительна» и правильный вариант
4. Графа 4 – дата и номер приказа, на основании которого вносится исправление

Например:

№ 2
Запись № 1 недействительна: Приём на работу в должности: инженер-электрик, полная ставка
Приказ № 124 от 

5․2 Порядок исправления по пункту 27 Правил

Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку․ Это гарантирует, что данные остаются достоверными и не подвержены спорам․

Примеры заполнения трудовой книжки в 2026 году

6;1 Пример 1 – приём на работу и увольнение

№ 1
Приём на работу: аналитик, полная ставка
Приказ № 200 от 

№ 2
Увольнение по собственному желанию
Приказ № 250 от 

6․2 Пример 2 – перевод и перевод на другую организацию

№ 1
Приём на работу: специалист по маркетингу, полная ставка
Приказ № 300 от 

№ 2
Перевод в отдел продаж
Приказ № 310 от 

№ 3
Перевод в другую организацию
Приказ № 320 от 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли изменить порядковый номер записи? – Нет, номер фиксируется при внесении и не меняется․
2. Что делать, если в трудовой книжке пропущена запись о приёме? – Вносится отдельная запись‑исправление с указанием «Запись № X недействительна» и правильным вариантом․
3. Можно ли вносить исправления в электронном виде? – В настоящее время только бумажный вариант, но в будущем возможно переход на ЕИСОТ․
4. Какой формат даты в трудовой книжке? – Дата пишется в формате «день․месяц․год» (например, )․
5. Нужно ли вносить запись о переводе на другую организацию? – Да, это считается отдельным кадровым изменением и требует отдельной записи․

Правильная очередность записей в трудовой книжке обеспечивает юридическую защиту и прозрачность трудовых отношений․ Следуйте Порядку 320н, соблюдайте последовательность нумерации и вносите исправления только в соответствии с требованиями Минтруда․ Это поможет избежать конфликтов и ошибок при проверке документов в будущем․

Дата актуализации информации: 2026‑05‑22․