Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим стаж и профессиональную деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход к электронным формам, бумажная трудовая книжка в 2026 году всё ещё широко используется, а правила её заполнения регламентируются Трудовым кодексом РФ (ТК) и нормативными актами Минтруда (Приказ № 320н)․ В данной статье подробно рассмотрены:

правовая основа ведения трудовых книжек;
какие записи обязательны и как их оформлять;
образцы записей при приёме, увольнении, переводе, смене фамилии и указании образования;
особенности ведения дубликатов и электронной трудовой книжки;
ответственность за ошибки и часто задаваемые вопросы․

Нормативная база

Основные положения, регулирующие запись в трудовой книжке:

ТК РФ, ст․ 66 – обязанность работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё записи о приёме, переводе, увольнении и иных изменениях в трудовой деятельности․
Приказ Минтруда России № 320н от (с изменениями на 2026 год) – утверждённый образец трудовой книжки, порядок заполнения разделов и требования к оформлению записей․
ФЗ № 432-ФЗ «О трудовой книжке» (в ред․ от 2025 года) – регулирует переход на электронную форму и правила выдачи дубликатов․

Важно помнить, что при приёме на работу гражданин, предъявивший трудовую книжку старого образца, работодатель обязан вносить записи в неё в стандартном порядке, а новый бланк используется только для оформления дубликата при утрате оригинала․

Структура трудовой книжки и разделы, где делаются записи

Трудовая книжка состоит из следующих разделов:

ьный лист – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность)․
Раздел «Сведения о работе» – здесь фиксируются все трудовые отношения: приём, перевод, увольнение, совмещение, вахтовый метод и т․д․
Раздел «Сведения о наградах и поощрениях» – записи о наградах, благодарностях, премиях․
Раздел «Сведения о профессии, специальности, квалификации» – изменения в квалификации, присвоение разрядов․

Основной фокус в данной статье – записи в разделе «Сведения о работе», поскольку они непосредственно связаны с исполнением ТК РФ․

Как правильно внести запись: общий алгоритм

Согласно Приказу № 320н, запись в трудовой книжке оформляется следующим образом:

Дата события – указывается в формате ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
Номер записи – последовательный номер внутри раздела․
Наименование документа, основание для записи – например, «Приказ № 123 от о приёме на работу»․
Содержание записи – краткое, но полное описание события (должность, структурное подразделение, вид трудовой деятельности)․
Подпись уполномоченного лица и печать организации – ставится в графе «Подпись» и «Печать»․

Все записи делаются черными или синими чернилами, без исправлений․ При необходимости исправить ошибку – зачёркивается неправильная запись, рядом пишется правильная, ставится подпись и дата исправления․

Образцы записей в трудовой книжке

Запись о приёме на работу

Пример:

 1 Приказ № 123 от о приёме на работу Принят на должность инженера‑конструктора отдела проектирования․

Если работа вахтовым методом, в графе «Содержание записи» добавляется уточнение:

․․․ Принят на должность оператора вахтового метода в Северном филиале (вахтовый метод)․

Запись об увольнении по собственному желанию

Пример:

 2 Приказ № 156 от об увольнении Уволен по собственному желанию с должности инженера‑конструктора․

Запись о переводе на другую должность (внутри организации)

Пример:

 3 Приказ № 201 от о переводе Переведён с позиции инженера‑конструктора на позицию старшего инженера‑конструктора отдела проектирования․

Запись о смене фамилии

Пример:

 4 Заявление работника от о смене фамилии Фамилия изменена с Ивановой на Петрова в связи с браком․

Запись об образовании (в ьном листе)

Образование указывается в разделе «Сведения о работнике» на ьном листе․ Пример для бакалавра:

Образование: высшее, бакалавр, направление «Машиностроение», учебное зачество – Московский государственный технический университет им․ Н․Э․ Баумана, год окончания – 2022․

Для магистра и специалитета аналогично, указывается уровень и наименование программы․

Запись о выдаче дубликата трудовой книжки

Если оригинал утерян, работодатель выдаёт дубликат․ Запись делается в разделе «Сведения о работе» после последней записи о трудовой деятельности:

 5 Приказ № 300 от о выдаче дубликата трудовой книжки Выдан дубликат трудовой книжки в связи с утратой оригинала․

При оформлении дубликата допускается использование чистых бланков, приобретённых до 2024 года, либо нового образца, утверждённого в 2026 году․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде через ПФР․ Основные моменты:

При приёме на работу сотрудник подаёт заявление о предоставлении сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ст․ 66․1 ТК)․
Работодатель ежемесячно передаёт в ПФР сведения о приёме, переводе, увольнении и иных изменениях․
ЭТК содержит те же данные, что и бумажная версия, но доступна работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги»․
При необходимости можно запросить выписку из ЭТК в бумажном виде – она имеет ту же юридическую силу, что и трудовая книжка․

Важно: даже при ведении ЭТК работодатель обязан сохранять бумажный экземпляр трудовой книжки (если он был выдан ранее) до момента её замены на электронный аналог․

Ответственность за ошибки в трудовой книжке

Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт административную и, в некоторых случаях, гражданскую ответственность:

Статья 5․27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 рублей за неправильное ведение трудовых книжек (не внесение записи, внесение заведомо ложных сведений, отсутствие подписи и печати)․
При повторных нарушениях – штраф от 5 000 до 20 000 рублей или дисквалификация должностных лиц на срок до 3 лет․
Если из‑за ошибки в трудовой книжке работник понёс материальный ущерб (например, лишился права на пенсию), возможно возмещение ущерба в гражданском порядке․

Для минимизации рисков рекомендуется:

Обучать кадровых сотрудников правилам заполнения согласно Приказу № 320н․
Вести журнал учёта issued трудовых книжек и дубликатов․
Проводить периодическую внутреннюю проверку записей․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли делать записи карандашом?: Нет․ Записи должны быть сделаны черными или синими чернилами, чтобы обеспечить их долговечность и невозможность лёгкого изменения․
Что делать, если в трудовой книжке уже нет свободных строк?: В таком случае оформляется дополнительный лист (вкладыш) с продолжением разделов․ Вкладыш пришивается к книжке и имеет ту же юридическую силу․
Нужно ли заверять запись печатью, если организация не имеет печати?: Согласно действующему законодательству, печать организации является обязательным реквизитом записи․ Если у организации нет печати, запись заверяется подписью уполномоченного лица и указанием того, что печать отсутствует (ссылка на внутренний приказ об отсутствии печати)․
Можно ли вносить запись о совмещении должностей?: Да․ В графе «Содержание записи» указывается основная должность и совмещаемая, например: «Совмещает должность инженера‑конструктора с должностью ведущего специалиста отдела КИП»․
Как оформить запись о переходе на удалённую работу?: Переход на удалённый формат не меняет трудовой функции, поэтому отдельной записи не требуется․ Если меняется место работы (например, филиал в другом городе), делается запись о переводе с указанием нового структурного подразделения․

Правильное ведение трудовых книжек – важная часть кадрового документооборота, непосредственно влияющая на пенсионное обеспечение и социальные гарантии работников․ Соблюдение требований ТК РФ, Приказа № 320н и внутренних нормативных актов организации позволяет избежать штрафов, судебных споров и потери доверия со стороны сотрудников․