Запись в трудовой книжке при прекращении трудового договора по истечении срока — это обязательная процедура, регулируемая Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 225. Несоблюдение требований к оформлению такой записи может повлечь за собой юридические риски для работодателя, включая штрафы и требования работника о восстановлении на работе или компенсации морального вреда.

Когда необходимо вносить запись об увольнении?

Запись об увольнении в трудовую книжку вносится в день прекращения трудового договора — то есть в последний рабочий день сотрудника. Это требование закреплено в статье 84.1 ТК РФ. Работодатель обязан:

• выдать трудовую книжку работнику в день увольнения;
• внести в неё все необходимые сведения о трудовой деятельности;
• произвести расчёт и выдать все положенные выплаты.

Важно: если работник проработал менее 5 дней и уволился по собственному желанию, трудовая книжка ему может быть выдана без записей (согласно разъяснениям Роструда). Однако если запись о приёме уже была внесена — её нельзя просто стереть. В этом случае необходимо внести и запись об увольнении в общем порядке.

Как правильно оформить запись об увольнении?

Запись об увольнении в связи с истечением срока трудового договора должна содержать три обязательных элемента:

1. Порядковый номер записи — последовательный номер, соответствующий хронологии всех записей в трудовой книжке.
2. Дата увольнения, дата окончания действия трудового договора (последний день работы).
3. Основание увольнения — формулировка, соответствующая закону.

Правильная формулировка записи:

«Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Важно! С 2022 года, в соответствии с новым Порядком ведения трудовых книжек, обязательно указывать ссылку на статью 77 ТК РФ, а не на статью 81 (как это иногда делали ошибочно ранее). Статья 81 ТК РФ применяется при увольнении по инициативе работодателя (сокращение, нарушение дисциплины и т.п.), а истечение срока договора, это добровольное прекращение отношений по причине, предусмотренной статьёй 77.

Пример заполнения записи в трудовой книжке:

Примечание: В графе 2 указывается именно дата прекращения трудовых отношений — не дата уведомления, не дата подписания приказа, а последний рабочий день. В графе 3 — только официальная формулировка с точной ссылкой на закон.

Предупреждение работника о предстоящем увольнении

Согласно статье 79 ТК РФ, работодатель обязан письменно предупредить работника о предстоящем увольнении в связи с истечением срока договора не позднее чем за три календарных дня до его окончания.

Это предупреждение оформляется в виде отдельного уведомления, которое работник должен подписать. Отсутствие такого уведомления не делает увольнение незаконным, но может быть расценено судом как нарушение процедуры и повлечь компенсацию морального вреда.

Что делать, если запись сделана неправильно?

Если в трудовой книжке уже внесена некорректная запись (например, указано «по статье 81 ТК РФ» или отсутствует ссылка на статью 77), её необходимо исправить в соответствии с пунктом 26 Правил ведения трудовых книжек.

Алгоритм исправления:

1. Внести новую запись под следующим порядковым номером.
2. Сформулировать её так: «Запись № [номер ошибочной записи] признана недействительной».
3. Затем внести правильную запись с корректной формулировкой и ссылкой на статью 77 ТК РФ.

Важно! Зачёркивание, исправления карандашом, корректором или скретчем — строго запрещены. Любое исправление должно быть оформлено как официальная запись.

Ответственность работодателя

За достоверность, полноту и правильность записей в трудовой книжке несёт ответственность работодатель. Нарушения могут повлечь:

• административные штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, до 50 000 рублей для юридических лиц;
• восстановление работника на работе по решению суда;
• выплату компенсации за вынужденный прогул и моральный вред.

Дополнительные рекомендации

• Все записи в трудовой книжке должны быть сделаны чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета (не красными, не карандашом).
• Записи должны быть понятными, без сокращений и неофициальных формулировок.
• Приказ об увольнении должен быть оформлен в соответствии с записью в трудовой книжке, иначе возникнет несоответствие документов.
• Если работник уходит по истечению срока, но ранее был переведён на постоянный договор — запись должна отражать именно истечение срока, а не «по собственному желанию» или «по соглашению сторон».

Пример приказа об увольнении (для сверки):

Приказ № ___ от ___.___.2026
О расторжении трудового договора с работником

В соответствии со статьёй 77 ТК РФ, пункт 2 части первой, и в связи с истечением срока трудового договора, заключённого с Ивановым И.И. от , приказываю:

1. Расторгнуть трудовой договор с Ивановым И.И. с .
2. Выдать трудовую книжку в день увольнения.
3. Произвести все положенные выплаты.

Руководитель ___________________ /И.И. Иванов/
С приказом ознакомлен ___________________ /И.И. Иванов/

Правильное оформление записи в трудовой книжке при истечении срока трудового договора — это не формальность, а важнейший элемент соблюдения трудового законодательства. Даже небольшая ошибка в формулировке (например, указание статьи 81 вместо 77) может стать основанием для судебного иска. Работодателю необходимо:

• своевременно предупреждать работника за 3 дня;
• вносить запись в день увольнения;
• использовать только официальную формулировку с ссылкой на пункт 2 части первой статьи 77 ТК РФ;
• исправлять ошибки только путём внесения новой записи, а не исправлений.

Соблюдение этих требований защитит как работника — от нарушения его трудовых прав, так и работодателя — от административной и судебной ответственности.

Помните: трудовая книжка — это исторический документ жизни работника. Каждая запись в ней имеет юридическую силу. Относитесь к ней с ответственностью.