Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её заполнение регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 68, 77, 80, 84.1), а также Положением о трудовой книжке, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225. Неправильное заполнение может привести к юридическим последствиям: отказу в назначении пенсии, спорам с сотрудником, штрафам со стороны трудовой инспекции.

Общие правила заполнения трудовой книжки

• Записи вносятся только на основании официальных приказов (о приёме, увольнении, переводе и т.д.).
• Использовать можно только чернила чёрного, синего или фиолетового цвета. Красный, зелёный, карандаш — запрещены.
• Записи делаются без сокращений, кроме общепринятых (например, «ООО», «ФГБУ»).
• Номер записи — последовательный, начиная с 1.
• Дата записи, дата издания приказа, а не дата выхода на работу или увольнения.
• Указывается номер и дата приказа, на основании которого внесена запись.
• Запись заверяется печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика, руководителя).

Запись о приёме на работу: образец и пошаговое заполнение

Запись о приёме на работу вносится в трудовую книжку в день фактического выхода сотрудника на работу, но не позднее 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора (ст. 66 ТК РФ).

Пример записи:

1. Номер записи: 1
2. Содержание: Принят на работу в ООО «Светлый путь» на должность бухгалтера по основному месту работы.
3. Основание: Приказ № 12-к от

Важные нюансы:

• Если работник принимается на работу по переводу из другой организации — запись вносится по новому месту работы, а не в старой.
• При приёме на временную работу (например, на время отпуска основного сотрудника) — запись не вносится в трудовую книжку.
• Если работник был принят на работу в порядке перевода из другого подразделения той же организации, запись вносится как «переведён».
• В графе «должность» указывается точная формулировка из штатного расписания (например, «ведущий специалист отдела кадров», а не просто «кадровик»).

Запись об увольнении: образец и пошаговое заполнение

Увольнение, одна из самых ответственных записей. Она должна быть точной, законной и соответствовать причине, указанной в ТК РФ.

Основные основания увольнения и их формулировки:

Увольнение по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ)

1. Номер записи: 2
2. Содержание: Уволен по собственному желанию.
3. Основание: Приказ № 45-к от

Увольнение по инициативе работодателя (п. 5 ст. 77 ТК РФ — за нарушение трудовой дисциплины)

1. Номер записи: 2
2. Содержание: Уволен за систематическое неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин (п. 5 ст. 77 ТК РФ).
3. Основание: Приказ № 33-к от

Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ст. 77 ТК РФ)

1. Номер записи: 2
2. Содержание: Уволен по соглашению сторон.
3. Основание: Приказ № 52-к от

Увольнение по истечении срока трудового договора (п. 2 ст. 77 ТК РФ)

1. Номер записи: 2
2. Содержание: Уволен по истечении срока трудового договора.
3. Основание: Приказ № 48-к от

Увольнение в связи с переводом на другую работу (п. 5 ст. 77 ТК РФ)

1. Номер записи: 2
2. Содержание: Уволен в связи с переводом на работу в ООО «Глобал» на должность менеджера по продажам.
3. Основание: Приказ № 29-к от

Увольнение по причине несоответствия занимаемой должности (п. 3 ст. 81 ТК РФ)

1. Номер записи: 2
2. Содержание: Уволен по п. 3 ст. 81 ТК РФ — несоответствие занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации.
3. Основание: Приказ № 21-к от

Важные правила при увольнении:

• Формулировка причины увольнения должна точно соответствовать пункту ТК РФ. Нельзя писать «уволен по инициативе работодателя» — нужно указывать конкретный пункт (например, п. 5 ст. 77 или п. 3 ст. 81).
• Если увольнение связано с нарушением дисциплины, необходимо указать, что оно произошло после применения дисциплинарного взыскания и с учётом мнения профсоюза (если он есть).
• При увольнении по п. 11 ст. 77 ТК РФ (предоставление поддельных документов), запись: «Уволен по п; 11 ст. 77 ТК РФ, представление поддельных документов при заключении трудового договора».
• При увольнении в связи с ликвидацией организации — указывается: «Уволен в связи с ликвидацией организации» (п. 1 ст. 81 ТК РФ).

Особенности заполнения при переводе

Если работник переводится на другую постоянную должность в той же организации — вносится запись:

1. Номер записи: 2
2. Содержание: Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера.
3. Основание: Приказ № 18-к от

Важно! Запись о временном переводе (например, на время отпуска) не вносится в трудовую книжку.

Порядок завершения трудовой книжки при увольнении

После внесения записи об увольнении:

1. Сотруднику выдаётся трудовая книжка в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
2. На последней странице делается запись: «Запись о работе в организации окончена».
3. Подпись ответственного лица и печать организации обязательны.
4. Если сотрудник не явился за трудовой книжкой — её направляют заказным письмом, а в книге делается отметка: «Выдана по почте».

Частые ошибки при заполнении

• Использование сокращений: «бухг.» вместо «бухгалтер» — недопустимо.
• Указание несуществующего пункта ТК РФ: «уволен по п. 10 ст. 77» — такого пункта нет!
• Запись без указания приказа — недействительна.
• Использование корректора, закрашивания, исправлений — запрещено. При ошибке — делается новая запись с пометкой «аннулировано».
• Отсутствие подписи и печати, основание для признания записи недействительной.

Электронная трудовая книжка: что изменится?

С 2020 года введена возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК). При этом:

• Записи в бумажной и электронной книжке должны совпадать.
• Работодатель обязан вносить записи в ЭТК в течение одного рабочего дня после издания приказа.
• При переходе на ЭТК работник должен подать заявление. До этого — ведётся бумажная книжка.
• В 1С:ЗУП и других программах настройка ЭТК требует корректного указания кодов ОКЗ и шаблонов записей.

Правильное заполнение трудовой книжки, это не просто формальность, а гарантия прав работника на пенсию, компенсации, трудовой стаж. Ошибки в записи о приёме или увольнении могут привести к:

• Отказу Пенсионного фонда в зачёте стажа;
• Судебным искам от бывших сотрудников;
• Штрафам от Государственной инспекции труда (до 50 000 руб. для организации).

Рекомендация: Всегда сверяйте формулировки с Трудовым кодексом РФ, храните копии приказов, используйте утверждённые шаблоны и проводите регулярный аудит трудовых книжек в кадровом отделе.

Помните: каждая запись в трудовой книжке — это история жизни человека. Отнеситесь к ней с ответственностью.