Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. С 1 сентября 2021 г. вступил в силу Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ № 320н (далее – Порядок 320н), который установил единую форму трудовой книжки, порядок её ведения и хранения. Ниже представлен подробный разбор правил заполнения, а также наглядные образцы записей для наиболее типичных ситуаций.

Основные требования к заполнению трудовой книжки

• Заполняется только печатным шрифтом (или машинописным способом) черными чернилами.
• Каждая запись делается в отдельной строке; строки не переносятся.
• В графе «№ п/п» указывается последовательный номер записи (внутри раздела).
• Даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Все записи должны быть заверены подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации (если она есть).
• При внесении изменений (исправления) допускается только зачёркивание ошибочной записи одной тонкой линией, сверху пишется правильная информация и ставится подпись с датой.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) ведётся в соответствии с тем же порядком, но в электронном виде; бумажный дубликат выдаётся по требованию работника.

Структура трудовой книжки

1. ьный лист (сведения о работнике).
2. Раздел «Сведения о работе» (основной).
3. Раздел «Сведения о награждении».
4. Вкладыш (для продолжения нумерации записей при заполнении основного раздела).

Образцы записей в разделе «Сведения о работе»

Ниже приведены типичные формулировки, которые следует использовать при внесении записей. В примерах заменены реальные данные на условные обозначения (ФИО, организация, должность и т.д.).

Приём на работу (основная занятость)

№ п/п | Дата | Сведения о работе |

------|------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|

 1 | | Принят на работу в ООО «Ромашка» на позицию инженера‑проектировщика (штатное расписание, оклад 85 000 руб.) согласно трудовому договору № 12‑2026 от .

Приём на работу (совмещение, 0,5 ставки)
№ п/п | Дата | Сведения о работе |

------|------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|

 2 | | Принят на работу в ООО «Ромашка» на позицию бухгалтера (0,5 ставки) согласно трудовому договору № 13‑2026 от .

Перевод на другую должность внутри организации
№ п/п | Дата | Сведения о работе |

------|------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|

 3 | | Переведён с позиции инженера‑проектировщика на позицию старшего инженера‑проектировщика в рамках структурного подразделения «Проектный отдел» согласно приказу № 45 от .

Перевод в другую организацию (по соглашению сторон)
№ п/п | Дата | Сведения о работе |

------|------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|

 4 | | Уволен из ООО «Ромашка» по соглашению сторон (пункт 1 ст. 77 ТК РФ) и принят на работу в АО «ТехноСервис» на позицию ведущего инженера согласно трудовому договору № 07‑2027 от .

Увольнение по собственному желанию
№ п/п | Дата | Сведения о работе |

------|------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|

 5 | | Уволен по собственному желанию (пункт 3 ст. 77 ТК РФ) с позиции ведущего инженера в АО «ТехноСервис» согласно заявлению от и приказу № 12 от .

Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)
№ п/п | Дата | Сведения о работе |

------|------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|

 6 | | Уволен в связи с сокращением штата (пункт 2 ст. 81 ТК РФ) с позиции ведущего инженера в АО «ТехноСервис» согласно приказу № 23 от .

Изменение фамилии (например, после брака)
№ п/п | Дата | Сведения о работе |

------|------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|

 7 | | В связи с изменением фамилии (брак) запись о работе внесена под новой фамилией Иванова Анна Сергеевна (прежняя фамилия – Петрова). Приказ отдела кадров № 09 от .

Внесение записи о награждении
№ п/п | Дата | Сведения о награждении |

------|------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|

 8 | | Награждён благодарностью Ministerства труда и социальной защиты РФ за высокие показатели в выполнении производственного плана (Приказ Минтруда № 150 от ).

Образец заполнения ьного листа
ьный лист содержит следующие обязательные поля:

Фамилия, имя, отчество;
Дата рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
Место рождения;
Образование (уровень, специальность, учебное заведение, год окончания);
Паспортные данные (серия, номер, кем выдан, когда);
ИНН;
СНИЛС;
Воинская обязанность (при наличии).

Пример заполнения:
Фамилия: Иванов

Имя: Сергей

Отчество: Петрович

Дата рождения:

Место рождения: г. Москва

Образование: высшее, направление «Информационные системы», МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2012

Паспорт: 45 12 № 345678, выдан ОВМ УМВД России по г. Москве,

ИНН: 770123456789

СНИЛС: 123‑456‑789 00

Воинская обязанность: запас, звание младший сержант

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

ЭТК ведётся в единой государственной информационной системе «Работа в России».
Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после события (приём, перевод, увольнение и т.д.) внести соответствующую запись в ЭТК.
Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент через личный кабинет на портале «Госуслуги».
При наличии бумажного дубликата записи в ЭТК и бумажной книжке должны быть идентичны.

Ответственность за корректное ведение трудовых книжек
Согласно ст. 66 ТК РФ и Порядку 320н:

Ответственность за правильное заполнение и хранение трудовых книжек возлагается на руководителя организации и уполномоченное лицо (кадровик, специалист по кадровому делопроизводству).
Нарушение порядка ведения (отсутствие записей, неверные данные, несвоевременное внесение) может повлечь административные штрафы от 5 000 до 50 000 руб. для должностных лиц и от 50 000 до 200 000 руб. для организаций.
В случае утери или порчи трудовой книжки работник имеет право потребовать выдачу дубликата; работник обязан возместить расходы на его изготовление, если утеря произошла по его вине.

Полезные ссылки и ресурсы

Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения и хранения» – скачать PDF.
Образец бланка трудовой книжки (DOC, PDF) – ссылка на сайт.
Инструкция по заполнению ЭТК на портале «Госуслуги» – инструкция.
Консультационные материалы от системы «Кадровик» – статьи и образцы.


Статья актуальна на май 2026 года. При изменениях в нормативной базе рекомендуется сверяться с последними версиями Приказа Минтруда и официальными разъяснениями органов труда и социальной защиты.