Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж, условия работы и выплаты сотрудника. С 1 января 2020 г. в России действует переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), но бумажный вариант остаётся возможным в определённых случаях. Ниже приведено подробное руководство по заполнению трудовой книжки как в электронном, так и в бумажном виде.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются:
- дата начала работы и дата увольнения (если применимо);
- место работы, должность, вид деятельности;
- сведения о заработной плате, премиях, социальных выплатах;
- присутствие в системе социального страхования.
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), трудовая книжка имеет установленную форму и являеться обязательным документом для всех работающих граждан.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Правовая база
С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка. Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н утверждает форму трудовой книжки и порядок её ведения. С 1 сентября 2021 г. новый порядок вступил в силу.
Как открывается ЭТК
Для сотрудника, принятых на работу впервые в 2026 г., трудовая книжка открывается в электронной форме. Работодатель подаёт сведения о трудовой деятельности в СФР (Социальный фонд России) по форме ЕФС‑1. При этом:
- первую страницу (ьный лист) подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек;
- после подписи ставится печать организации (печать кадровой службы).
Сведения в ЭТК
ЭТК содержит цифровой аналог бумажного документа: сведения о стаже, заработной плате, социальных выплатах и т.д. Это позволяет работнику не беспокоиться о потере или порче документа.
Порядок заполнения ЭТК
- Вводятся данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, место жительства, паспортные данные).
- Указываеться дата начала работы и место работы.
- Заполняется должность, вид деятельности, уровень квалификации.
- Указываются сведения о заработной плате, премиях, социальных выплатах;
- Сотрудник подтверждает правильность данных (подпись в электронном виде).
Бумажная трудовая книжка
Когда применима
Бумажный вариант остаётся возможным, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. При этом работодатель обязан вести сведения в бумажном виде и хранить их в соответствии с ТК РФ.
Как оформляется
- Используется новый бланк, утверждённый Минтрудом.
- Заполняется ьный лист, в котором указываются ФИО, дата рождения, место работы, должность.
- На каждой странице фиксируются даты начала и окончания работы, а также сведения о заработной плате и социальных выплатах.
- Печатная запись завершается подписью и печатью организации.
Переход и совместное использование
С 2021 г. работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Однако в некоторых ситуациях допускается одновременное применение электронного и бумажного вариантов. Это возможно, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки.
Как правильно заполнить трудовую книжку
Шаги для электронного заполнения
- Получите доступ к системе СФР и откройте форму ЕФС‑1.
- Введите персональные данные сотрудника.
- Заполните сведения о месте работы, должности и стаже.
- Укажите данные о заработной плате и социальных выплатах.
- Проверьте корректность всех полей.
- Подтвердите данные электронной подписью.
- Отправьте форму в СФР для регистрации.
Пример заполнения
Допустим, Иванов Иван Иванович, дата рождения , принятый на работу г. в ООО «Ромашка» на должность «Системный администратор».
- ьный лист: ФИО, дата рождения, место работы, должность.
- Дата начала работы: .
- Заработная плата: 60 000 ₽ (мес.).
- Социальные выплаты: страховой взнос, пенсионный взнос.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки? Да, работник может подать заявление об отказе, после чего будет использоваться только электронный вариант.
- Что делать, если данные в ЭТК неверны? Сотрудник должен обратиться в кадровый отдел для корректировки. В случае ошибок в бумажной книжке – в отдел кадров.
- Как получить копию трудовой книжки? В электронном виде можно вывести PDF‑копию из СФР. Бумажную копию можно получить в отделе кадров по заявлению.
Переход на электронную трудовую книжку упрощает ведение кадровой документации, повышает её надёжность и доступность. Тем не менее, бумажный вариант остаётся актуальным в определённых случаях. Важно соблюдать порядок заполнения, руководствуясь ТК РФ и приказами Минтруда, чтобы избежать ошибок и последующих проблем при проверке трудовой истории.