Трудовая книжка остаётся ключевым документом, фиксирующим трудовую деятельность гражданина. Правильность формулировок в ней напрямую влияет на пенсионное обеспечение, подтверждение стажа и возможность оформления социальных выплат. Ниже представлен подробный обзор актуальных правил заполнения трудовых книжек на 2026 год, основанный на последних проектах приказов Минтруда, разъяснениях Роструда и практических примерах из открытых источников.
Нормативная база 2026 года
Согласно проекту приказа Минтруда «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (дата публикации – май 2026 г.), в документе уточняются:
- Точная ссылка на статью ТК РФ при увольнении (например, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ – «Уволен по собственному желанию»);
- Отказ от устаревших формулировок типа «зачислен на должность»;
- Обязательное указание полного наименования организации и её ИНН;
- Рекомендация использовать женский род глаголов при записи о женщинах (принята, назначена, переведена).
Эти положения уже отражены в текущих инструкциях по заполнению трудовых книжек (см. инструкцию от 15 апреля 2026 г.).
Основные типы записей и их корректные формулировки
Приём на работу
Запись о приёме должна содержать:
- Дата приёма;
- Наименование организации (полное, без сокращений);
- Должность, профессия или специальность;
- Тип трудового договора (бессрочный, срочный, на определённый объём работ).
Пример (с использованием жирного шрифта для выделения ключевых данных):
принят на должность инженера‑конструктора в ООО «ТехноПром» (ИНН 7701234567) по бессрочному трудовому договору.
Перевод (внутренний или внешний)
При переводе указывают:
- Дата перевода;
- Предыдущую и новую должность;
- Причина перевода (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, в связи с реорганизацией и т.д.).
Пример:
переведён с должности старшего бухгалтера на должность главного бухгалтера в том же ООО «ТехноПром» в связи с повышением квалификации.
Увольнение
Самая спорная часть – формулировки при увольнении. В проекте приказа Минтруда устранена ошибка с указанием части статьи, теперь правильно ссылаться только на пункт статьи.
Наиболее часто используемые и безопасные формулировки:
- Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ;
- Уволен по инициативе работодателя, пункт 1 части первой статьи 81 ТК РФ (сокращение штатов);
- Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в наименование организации, пункт 5 части первой статьи 77 ТК РФ;
- Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 78 ТК РФ;
Важно избегать устаревших вариантов типа «уволен за нарушение трудовой дисциплины» без указания конкретной статьи ТК РФ.
Изменение фамилии, имени, отчества
Запись делается в разделе «Сведения о работнике». Формулировка:
фамилия изменена с Иванова на Петрова в соответствии с решением ЗАГС г. Москва № 123/26.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК, в бумажной книжке делается отметка:
работник переведён на электронную форму ведения трудовой книжки (заявление от ).
Четыре спорные формулировки, требующие особого внимания
В материалах, опубликованных в мае 2026 г., выделены четыре формулировки, которые часто вызывают ошибки:
- «Уволен по собственному желанию» – ранее часто ошибочно указывали «пункт 2 части первой статьи 77»; теперь правильно только пункт 3.
- «Уволен в связи с переходом на выборную работу» – требуется точное указание наименования организации и пункта 5 части первой статьи 77.
- «Зачислен на должность» – считается неверной; необходимо использовать глагол «принят»/«принята» в соответствующем роде.
- «Уволен за прогул» – без ссылки на статью ТК РФ (ст. 81, п. 6) считается неполной записью.
Для избежания штрафов и трудовых споров рекомендуется сверять каждую запись с актуальным проектом приказа Минтруда и справочными материалами Роструда.
Практические советы по заполнению трудовой книжки в 2026 году
- Всегда проверяйте соответствие формулировки статье ТК РФ; используйте только актуальные пункты.
- При записи о женщинах применяйте женский род глаголов (принята, переведена, уволена).
- Не используйте сокращения наименований организаций без последующего расшифровки в скобках.
- При переходе на ЭТК делайте отметку в бумажной книжке и храните заявление сотрудника в личном деле.
- Ведите журнал регистрации записей в трудовой книжке – это упрощает проверку со стороны инспекции труда.
- При сомнении консультируйтесь с юристом отдела кадров или обращайтесь к горячей линии Роструда.
Правильное formulation записей в трудовой книжке – это не только формальность, но и гарантия защиты прав работника и соблюдения законодательства работодателем. Следуя обновлённым требованиям приказа Минтруда, используя проверенные образцы и избегая спорных формулировок, кадровики смогут минимизировать риски ошибок и обеспечить прозрачность трудовой истории каждого сотрудника.
Следите за обновлениями нормативных актов, регулярно проходите обучение по кадровику и применяйте лучшие практики, описанные в данной статье.