Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника. С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) и завершением переходного периода с 1 января 2026 года вопросы о праве сотрудника получить или забрать свою трудовую книжку приобретают особую актуальность.
Правовая база
Основные нормы, регулирующие выдачу и хранение трудовых книжек, содержатся в:
- Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 66, 84.1);
- Федеральном законе № 439-ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в части учёта стажа);
- Постановлении Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
- Приказе Минтруда России от № 697н о порядке ведения электронных трудовых книжек.
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку (или электронный аналог) и выдавать её сотруднику при увольнении, а также по его требованию в течение рабочего дня.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России начался поэтапный переход на электронный формат трудовых книжек. Ключевые моменты:
- ЭТК хранятся в Пенсионном фонде РФ (ПФР) и доступны работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя;
- Электронный формат исключает риск потери сведений о трудовом стаже;
- Одновременное применение бумажного и электронного вариантов допустимо, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки (п. 4 Приказа Минтруда № 697н).
С 1 января 2026 года завершается переходный период: все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься исключительно в ЭТК, а бумажные книжки будут выдаваться только по заявлению сотрудника.
Право сотрудника на получение трудовой книжки
Согласно законодательству, сотрудник имеет право:
- Получить трудовую книжку (бумажную или электронную) в день увольнения;
- Требовать выдачу дубликата при утере или порче документа (ст. 66 ТК РФ);
- Получить справку о трудовой деятельности, если книжка находится у работодателя (например, при продолжении работы).
Важно: работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки без законных оснований (например, невыполненные обязательства по оплате труда). В случае задержки сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Можно ли забрать трудовую книжку самостоятельно?
Да, сотрудник может забрать трудовую книжку лично:
- При увольнении – в отделе кадров или у непосредственного руководителя;
- Во время работы – по письменному заявлению (например, для подачи в банк, посольство или иные организации);
- В электронном виде – через личный кабинет на портале «Госуслуги» или запрос в ПФР.
Для получения бумажной копии необходимо подать заявление работодателю. В заявлении указывают:
- ФИО сотрудника;
- Номер и серию трудовой книжки (если известны);
- Цель получения (например, «для подачи в Пенсионный фонд»);
- Подпись и дату.
Работодатель обязан выдать документ не позднее следующего рабочего дня после получения заявления.
Что делать, если работодатель отказывает в выдаче?
Если работодатель unlawfully задерживает или отказывает в выдаче трудовой книжки, сотрудник может:
- Написать претензию с требованием выдачи документа в течение трёх рабочих дней;
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой;
- Подать иск в суд о восстановлении нарушенного права и компенсации морального вреда (ст. 237 ТК РФ).
Судебная практика показывает, что суды обычно удовлетворяют такие требования, считая задержку выдачи трудовой книжки нарушением трудового права.
Особенности переходного периода до 1 января 2026 года
До завершения перехода на ЭТК действуют следующие правила:
- Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан вести оба формата одновременно;
- При увольнении сотрудник может выбрать, получить ли бумажную книжку, электронную выписку или оба варианта;
- Электронная выписка из ЭТК имеет такую же юридическую силу, что и запись в бумажной книжке.
После 1 января 2026 года бумажные книжки будут выдаваться только по инициативе работника, а все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься исключительно в ЭТК.
Практические рекомендации для сотрудников
- Следите за статусом своей трудовой книжки: регулярно проверяйте наличие записей в личном кабинете ПФР или у работодателя.
- При увольнении требуйте выдачу документа в день расчёта; если это невозможно – получите письменное подтверждение о дате выдачи.
- Храните копии всех заявлений и справок о выдаче трудовой книжки – они могут понадобиться при споре.
- При переходе на электронный формат оформите согласие на ведение ЭТК (если ещё не сделано) и убедитесь, что ваш работодатель передаёт данные в ПФР вовремя.
- В случае задержки не медлите: сразу направляйте претензию работодателю, а при отсутствии реакции – в ГИТ или суд.
Сотрудник имеет законное право забрать свою трудовую книжку (бумажную или электронную) при увольнении, а также по личной необходимости в течение трудовой деятельности. Завершение переходного периода на электронные трудовые книжки с 1 января 2026 года упрощает процесс получения сведений о стаже, но не отменяет права на получение бумажного документа по заявлению. Знание своих обязанностей и прав, а также своевременное обращение к компетентным органам помогут избежать проблем с выдачей трудовой книжки и обеспечат защиту трудовых прав.