Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Ведение трудовой книжки является обязательным для всех работодателей, в т.ч. и для индивидуальных предпринимателей (ИП), которые оформляют работников по трудовому договору.
Правовая база
Основные нормативные акты, регламентирующие порядок ведения трудовой книжки:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 67‑71.
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (п. 8 ст. 2).
- Приказ Минтруда России от № 414н «Об утверждении формы трудовой книжки нового образца».
- Постановление Правительства РФ от № 2369 «Об утверждении порядка перехода на электронные трудовые книжки».
С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки (вкл. вкладыши). С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). После этой даты каждый работодатель обязан вести ЭТК, если работник не подал заявление об отказе от неё.
Выбор формы трудовой книжки
Работник имеет право выбрать форму:
- Бумажную трудовую книжку (традиционный вариант).
- Электронную трудовую книжку (ЭТК) – хранится в системе «Госуслуги».
Если работник не выразил желания отказаться от бумажного варианта, допускается одновременное ведение обеих форм.
Обязанности ИП при оформлении трудовой книжки
Приём на работу
При приёме работника ИП обязан:
- Оформить трудовой договор (письменный, с указанием всех условий труда).
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку (если он выбрал этот вариант) или оформить запись в ЭТК.
- Заполнить в книжке (или в системе) раздел «Приём на работу»:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Дата начала работы;
- Наименование организации (ИП) и ИНН;
- Должность (или вид работ);
- Основание для приёма (трудовой договор, приказ и т.п.).
Ведение записей в течение трудового периода
В течение работы ИП обязан вносить в трудовую книжку (или в ЭТК) следующие сведения:
- Перевод на другую должность, изменение условий труда, повышение квалификации – запись в раздел «Перевод, перемещение, изменение условий труда».
- Отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы) – запись в раздел «Отпуск» с указанием дат начала и окончания.
- Больничные листы, декретные отпуска – отражаются в соответствующих разделах.
- Сокращение рабочего времени, изменение графика – фиксируются в разделе «Изменение условий труда».
Приём на работу в другую организацию
При переходе работника в другую компанию ИП обязан оформить запись о переводе (или об увольнении) в трудовой книжке:
- Указать дату увольнения (или перевода).
- Указать основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.п.).
- Если работник переходит в другую организацию, в его книжке делается запись о переводе с указанием названия новой организации.
Увольнение
При расторжении трудового договора ИП вносит запись в раздел «Увольнение»:
- Дата увольнения;
- Основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и т.д.);
- Ссылка на приказ об увольнении (номер, дата).
После оформления записи работник получает от ИП трудовую книжку (если она в бумажном виде) или подтверждение в ЭТК.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК хранится в личном кабинете на портале «Госуслуги». Основные особенности:
- Записи вносятся автоматически через сервис «Электронный документооборот» (ЭДО) после подачи работодателем соответствующего заявления.
- Работник может просматривать, скачивать и распечатывать записи в любой момент;
- Отказ от ЭТК оформляется заявлением в письменной форме, которое работник подаёт работодателю.
Переходный период (2023‑2025 гг.)
В течение переходного периода (до 1 января 2026 года) ИП может вести:
- Только бумажную трудовую книжку;
- Только электронную трудовую книжку;
- Обе формы одновременно (если работник не отказался от бумажного варианта).
С 2026 года обязательным считается ведение ЭТК, если работник не подал заявление об отказе.
Практические рекомендации ИП
- Установите порядок работы с документами. Создайте внутренний регламент, где прописаны сроки заполнения разделов, ответственные лица (обычно – бухгалтер/кадровик).
- Обучите персонал. Работники, отвечающие за кадровое делопроизводство, должны знать актуальные формы записей и порядок их оформления.
- Ведите электронный журнал. Даже если используется бумажная книжка, храните копии записей в электронном виде – это упростит переход на ЭТК.
- Контролируйте сроки. Запись о приёме, переводе, отпуске и увольнении должна быть внесена в течение 5 рабочих дней с момента события.
- Следите за изменениями законодательства. После 2026 года обязательным станет только ЭТК, поэтому подготовьте ИП к полной цифровизации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вести только бумажную трудовую книжку после 2026 года?
Нет. С 1 января 2026 года закон требует вести электронную трудовую книжку, если работник не подал заявление об отказе от неё. Ведение только бумажного варианта без соответствующего отказа считается нарушением ТК РФ.
Что делать, если работник отказывается от бумажной книжки, но не хочет ЭТК?
Работник имеет право выбрать только один из вариантов. Если он отказывается от бумажной, но не желает ЭТК, необходимо оформить письменный отказ от бумажного варианта и одновременно оформить запись в ЭТК. Если работник не согласен ни с одним из вариантов, это противоречит законодательству, и ИП должен разъяснить ему права и обязанности.
Как оформить запись о переводе в другую ИП?
В разделе «Перевод, перемещение, изменение условий труда» указываются:
- Дата перевода;
- Новая должность и наименование новой ИП;
- Основание (согласие сторон, приказ).
Если перевод происходит в другую организацию, в книжке делается запись о «переводе» и в новой организации делается запись о «приёме».
Нужно ли платить работнику за оформление трудовой книжки?
Нет. Оформление и ведение трудовой книжки – обязанность работодателя и не подлежит оплате работнику.
Ведение трудовой книжки – важный элемент кадрового учёта, который позволяет фиксировать трудовой стаж, права и обязанности работника. Для индивидуального предпринимателя соблюдение требований ТК РФ и ФЗ 439‑ФЗ гарантирует законность трудовых отношений и упрощает процесс перехода на электронный формат, который станет единственным официальным способом учёта трудового стажа с 2026 года.
Помните: своевременное и корректное заполнение трудовой книжки защищает интересы как работодателя, так и работника, а также предотвращает возможные трудовые споры и штрафы со стороны контролирующих органов.