Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её правильное ведение напрямую влияет на расчёт пенсии, пособий и другие социальные гарантии. В этой статье разберём ключевые аспекты законодательства, актуальные на 2026 год, с особым вниманием к переходу на электронный формат.

Правовая основа

Регулирование ведения трудовых книжек осуществляется:

• Трудовым кодексом РФ (статьи 66–69).
• Постановлением Правительства РФ № 796 от (с изменениями) — утверждает правила ведения ЭТК.
• Федеральным законом № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» — определяет значение сведений о стаже.

Два формата: бумажная и электронная

Бумажная трудовая книжка (ТК)

Классический формат. Работодатель обязан:

• Оформить книжку при первом трудоустройстве (бесплатно).
• Вносить записи о каждом работодателе, должности, основаниях приёма/увольнения.
• Хранить книжку у работника, но при увольнении возвращать её с отметками.
• При утере, оформить дубликат за счёт работника (если вина работника).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года введена параллельно с бумажной. С 1 января 2026 года завершается переходный период — с этого момента все новые сведения будут вноситься только в ЭТК.

Переходный период (2021–2025 годы)

В этот период работник мог выбрать:

1. Полностью перейти на ЭТК — бумажная книжка больше не ведётся, все записи, только электронные.
2. Иметь оба формата параллельно — новые записи вносятся в ЭТК, а в бумажную — только выписку из ЭТК (по заявлению работника).
3. Остаться на бумажной книжке — если у работника уже есть бумажная, работодатель продолжает её вести, но с 2026 года это станет невозможным.

Статистика: По данным на 2026 год, более 73 000 жителей Петербурга и Ленинградской области оформили ЭТК, что составляет свыше 67% от числа обратившихся.

Обязанности работодателя

За нарушения ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) работодатель несёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Штраф для должностных лиц — 5 000–10 000 руб.
• Штраф для юридических лиц — 50 000–70 000 руб.
• При повторных нарушениях, дисквалификация или приостановка деятельности.

Важно: Работодатель не имеет права требовать от сотрудника оплаты за оформление или выдачу трудовой книжки (как бумажной, так и электронной).

Права работника: что можно и нужно контролировать

Проверка записей в ЭТК

Каждый работник может:

• Заказать выписку из ЭТК через Госуслуги, отделение СФР или МФЦ.
• Убедиться, что работодатель передал в СФР сведения о приёме/увольнении в срок.
• При неверных записей — подать заявление о внесении исправлений через СФР.

Хранение документов

После перехода на ЭТК:

• Бумажная книжка, если она была, хранится у работника как исторический документ.
• Основной документ для подтверждения стажа — ЭТК.
• Работодатель не имеет права изымать или хранить у себя бумажную книжку после увольнения.

Что делать при нарушении прав?

Если работодатель:

• Не передаёт сведения в СФР.
• Вносит некорректные записи.
• Требует оплаты за оформление книжки.
• Удерживает бумажную книжку после увольнения.

Алгоритм действий:

1. Направить письменное заявление работодателю с требованием исправить нарушение.
2. Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или Социальный фонд России.
3. Подать иск в суд о восстановлении трудовых прав (например, о внесении правильных записей).
4. При необходимости — обратится к профсоюзу или адвокату по трудовым спорам.

С 1 января 2026 года электронная трудовая книжка станет единственным официальным форматом в России. Это упрощает контроль за стажем и снижает риски потери или порчи документа. Однако ответственность за точность и своевременность записей лежит на работодателе.

Главное для работника:

• Регулярно проверять выписку из ЭТК через Госуслуги.
• Сохранять бумажную книжку, если она есть, в надёжном месте.
• Не игнорировать несоответствия — действовать сразу через заявления и жалобы.

Знание своих прав по трудовому законодательству — первый шаг к защите трудового стажа и социальных гарантий.

Статья составлена на основе актуального законодательства РФ и данных о переходе на электронные трудовые книжки (2026 г.). Для получения персональной консультации обращайтесь в органы Госинспекции труда или Социального фонда России.