Дата актуализации: ‚ 10:32:53

Правовая основа

Порядок ведения‚ хранения и выдачи трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)‚ статья 66.1 – право работника получать сведения о своей трудовой деятельности.
2. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от № 331н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ их выдачи и замены» (далее – Порядок).
3. Федеральный закон от № 400‑ФЗ «О бухгалтерском учете»‚ в части‚ касающейся учета трудовых книжек как кадровой документации.
4. Приказы региональных органов исполнительной власти‚ уточняющие порядок работы в условиях территориальной разобщенности.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приема‚ перевода‚ увольнения‚ периоды работы‚ виды занятости‚ сведения о профессиональном обучении и др. С 2023 года в обращении находится новый бланк бумажной трудовой книжки‚ а также допускаются электронные версии (ЭТК)‚ если они оформлены в соответствии с требованиями Порядка.

Порядок выдачи трудовой книжки

При приёме на работу

• Работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня заключения трудового договора.
• Если работник уже имеет трудовую книжку‚ работодатель вносит запись о приёме в её хронологическом порядке (раздел «Приём на работу»).
• В случае отсутствия книжки у работника‚ работодатель выдает новый бланк (или электронную версию) и вносит запись о выдаче.

При увольнении (прекращении трудового договора)

Согласно пункту 35 Порядка:

1. Трудовая книжка выдаётся работнику не позднее дня увольнения‚ если заявление о выдаче подано менее чем за три рабочих дня до увольнения.
2. Запись об увольнении вносится работодателем без подписи работника (с 2026 года подпись более не требуется).
3. Работодатель ставит свою подпись и печать (если предусмотрено) в графе «Выдана на руки» и отмечает дату выдачи.

По заявлению работника (ст. 66.1 ТК РФ)

Работник имеет право в любой момент потребовать от работодателя сведения о своей трудовой деятельности. При этом:

• Работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её дубликат) в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.
• В графе 13 формы указывается: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении сведений в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
• Работник подписывает получение книжки (если это бумажный вариант).

Выдача дубликата трудовой книжки

Дубликат может быть выдан в следующих случаях:

1. Утрата‚ порча или уничтожение оригинала по вине работодателя.
2. Судебное решение о признании недействительным оригинала.
3. По заявлению работника‚ если оригинал был утерян им‚ но работодатель подтверждает факт работы (акт комиссии‚ справки из ПФР и др.).

Для выдачи дубликата требуется:

• Акт комиссии (при утрате по вине работодателя) или судебное решение.
• Письменное заявление работника.
• Подтверждающие документы о трудовом стаже (справки из Пенсионного фонда‚ копии трудовых договоров).

Технические особенности заполнения

Структура записи

Нововведения 2026 года

• Записи в трудовую книжку вносятся только работодателем; подпись работника при увольнении более не требуется.
• В случае территориальной разобщённости допускается заочный порядок ознакомления – работнику направляется извещение‚ а в личной карточке Т‑2 фиксируется факт получения.
• Электронные трудовые книжки (ЭТК) могут использоваться при условии наличия цифровой подписи обеих сторон и обязательного резервного копирования в архиве работодателя.

Хранение и учёт трудовых книжек

Работодатель несёт полную ответственность за:

1. Своевременное внесение записей в трудовую книжку.
2. Хранение оригиналов (бумажных) в закрытом‚ защищённом от повреждения месте (офис кадровой службы).
3. Ведение реестра (журнала) выдачи и возврата трудовых книжек.
4. Обеспечение доступа к записям в случае проверки со стороны государственных органов (Росстата‚ ПФР‚ Трудовая инспекция).

Ответственность работодателя

За нарушение порядка ведения и выдачи трудовых книжек предусмотрены следующие меры:

• Административная ответственность – штраф от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) за несвоевременную выдачу или отсутствие записей.
• Гражданско-правовая ответственность – возмещение ущерба работнику‚ если отсутствие записей привело к неверному расчёту пенсионных прав.
• Уголовная ответственность – в случае умышленного фальсифицирования записей (ст. 285.1 УК РФ).

Практические рекомендации работодателю

1. Разработать внутренний регламент по выдаче‚ учёту и хранению трудовых книжек‚ согласованный с отделом юридической службы.
2. Назначить ответственного сотрудника (например‚ руководителя кадровой службы) за контроль сроков выдачи и правильность записей.
3. Вести электронный реестр всех выданных книжек и дубликатов с указанием даты выдачи‚ основания и подписи ответственного.
4. Обеспечить обучение персонала (HR‑специалистов) актуальным требованиям Порядка 2026 года.
5. При работе с удалёнными подразделениями использовать заочный порядок – отправлять извещения и фиксировать их в личных карточках Т‑2.
6. Регулярно проверять соответствие записей в книжках данным ПФР (через Единый портал государственных услуг).

Издание трудовых книжек – ключевой элемент кадровой документации‚ от которого зависят права работника на пенсионные выплаты‚ социальные гарантии и подтверждение профессионального стажа. Соблюдение установленного законодательством порядка‚ своевременная выдача оригиналов и дубликатов‚ а также надёжный учёт и хранение документов позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT‚ 2026 г.