Трудовая книжка установленного образца является официальным подтверждением всех периодов работы, государственной службы, а также иных видов деятельности, которые учитываются при расчёте страхового и пенсионного стажа. О её статусе и порядке ведения говорит статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) и статья 66.1, регулирующая электронный вариант.
Правовая основа
- Статья 66 ТК РФ – фиксирует, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
- Статья 66.1 ТК РФ – вводит понятие электронной трудовой книжки и обязывает работодателя формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и предоставлять их в порядке, установленном законодательством о персональном учёте в системах обязательного пенсионного страхования.
- Постановления Правительства РФ и приказы Минтруда уточняют форму, порядок заполнения и порядок передачи данных в Пенсионный фонд.
Виды трудовых книжек
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, выдаваемый работнику при приёме на работу.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – совокупность сведений о трудовой деятельности, хранящихся в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Вводится с 2021 года и постепенно заменяет бумажный вариант.
Как выглядит электронная трудовая книжка?
ЭТК представляет собой запись в персональном кабинете на Портале государственных услуг (Госуслуги) или в личном кабинете работодателя. Доступ к данным имеет как работник, так и уполномоченные органы (Пенсионный фонд, органы соцзащиты).
Что фиксируется в трудовой книжке?
В трудовой книжке отражаются следующие сведения:
| № п/п | Содержание записи |
|---|---|
| 1 | Дата приёма на работу, название организации, её ИНН/ОГРН, должность, основание (трудовой договор, приказ). |
| 2 | Переводы, изменения должности, повышение/понижение в должности, изменение условий труда. |
| 3 | Дата увольнения, причина увольнения (по собственному желанию, по сокращению и т.д.). |
| 4 | Периоды государственной, муниципальной, военной службы, а также исполнения полномочий (депутаты, судьи). |
| 5 | Сведения о периодах работы в иностранных организациях, если они учитываются в страховом стаже. |
Как трудовая книжка используется в практике?
При расчёте пенсионных прав
Для назначения пенсии учитываются все периоды, зафиксированные в трудовой книжке (в т.ч. и в ЭТК). При отсутствии записей работнику необходимо предоставить:
- Трудовые договоры;
- Справки с места работы;
- Выписки из приказов о приёме/увольнении.
При оформлении больничного листа
Для расчёта среднего заработка за последние 12 месяцев (или за иной установленный срок) работодатели используют данные из трудовой книжки о начислениях и продолжительности работы.
При подтверждении опыта работы
Трудовая книжка часто требуется при:
- Трудоустройстве на новую работу (работодатель проверяет стаж).
- Получении лицензий и допуска к определённым видам деятельности.
- Оформлении государственных и муниципальных субсидий, где требуется подтверждение трудового стажа.
Порядок оформления и передачи трудовой книжки
Приём на работу
Работник обязан предоставить работодателю один из следующих документов:
- Бумажную трудовую книжку (если она у него есть);
- Согласие на ведение ЭТК (приём в системе ПФР);
- Заявление о выдаче новой трудовой книжки, если прежняя утрачена.
При увольнении
Работодатель в течение 5 рабочих дней обязан:
- Сделать запись об увольнении в трудовой книжке (или в ЭТК);
- Выдать работнику справку о трудовом стаже (форма 2‑н);
- Передать сведения в Пенсионный фонд (для ЭТК – автоматически).
Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?
- Обратиться в отдел кадров последнего места работы с запросом о выдаче выписки из ЭТК или копии записей.
- Подать заявление в Пенсионный фонд РФ о восстановлении записей (форма 1‑н).
- Получить новую трудовую книжку в отделении Пенсионного фонда (по месту жительства) и попросить работодателя занести в неё недостающие записи.
Перспективы цифровизации
С 2024 года в России активно внедряется система «Единый реестр трудовой истории», где все сведения о трудовой деятельности будут храниться в единой базе данных, доступной через портал Госуслуг. Это позволит:
- Сократить количество бумажных документов;
- Уменьшить риск потери информации;
- Упростить проверку стажа для пенсионных и социальных выплат.
Трудовая книжка – ключевой документ, фиксирующий всю трудовую историю работника. Она необходима как для расчёта пенсионных и социальных выплат, так и для подтверждения профессионального опыта при поиске новой работы. С учётом перехода к электронному формату, важно, чтобы каждый сотрудник и работодатель знали свои права и обязанности в отношении ведения как бумажных, так и электронных записей.
Для более детального изучения вопросов, связанных с трудовой книжкой, рекомендуется обращаться к официальным источникам: Трудовой кодекс РФ, сайт Гарант.ру, портал Госуслуги и региональные отделения Пенсионного фонда.