Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, но при этом в некоторых случаях допускается использование бумажных форм. Ниже приведены подробные сведения о правовом регулировании, обязанностях работодателя и практических рекомендациях по ведению трудовых книжек.
Правовой фундамент
- Федеральный закон № 81-ФЗ «Трудовой кодекс РФ» – основной нормативный акт, регулирующий трудовые отношения и порядок ведения трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от № 1550 – уточняет требования к электронным трудовым книжкам.
- Постановление Правительства РФ от № 1670 – вводит изменения в правила ведения трудовых книжек, исключая избыточные требования и устаревшие сведения.
Все эти нормативные акты закрепляют обязательства работодателя по ведению трудовых книжек, а также определяют сроки хранения, порядок заполнения и перечень записей, которые необходимо фиксировать.
Обязанности работодателя
Ведение записей о приеме на работу
- Запись о приеме на работу должна быть внесена в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты начала трудового договора.
- В записи указываются: дата начала работы, должность, должностные обязанности, размер заработной платы, режим работы.
Записи о повышении квалификации и изменении условий труда
- При повышении квалификации, повышении должности, изменении заработной платы и режима работы – запись в трудовой книжке обязательна.
- Запись должна содержать дату изменения, новую должность, новый размер заработной платы и/или новый режим работы.
Записи о прекращении трудового договора
- При увольнении работника в трудовой книжке фиксируется дата увольнения и причина (соглашение сторон, истечение срока договора, сокращение, собственная инициатива работника и т.д.).
- Если работник продолжает работать в компании, но в другой должности, то в трудовой книжке фиксируется переход на новую должность.
Записи о поощрительных выплатах (премиях)
Минтруд уточнил, какие премии необходимо отражать в трудовой книжке:
- Премии за трудовые достижения – за выполнение плана, за особые заслуги, за высокие показатели работы.
- Премии за выполнение плана – выплачиваемые в рамках годового плана компании.
- Премии за особые заслуги – за выдающиеся результаты в конкретных проектах.
Премии, выплачиваемые в виде бонусов, подарков, праздничных выплат и частичных выплат в рамках программы мотивации не фиксируются в трудовой книжке.
Сроки хранения трудовых книжек
- Бумажные трудовые книжки сохраняются в течение 10 лет после окончания трудового договора.
- Электронные трудовые книжки сохраняются в течение 10 лет, но в электронном виде, с возможностью доступа через портал «Электронные сервисы работодателя».
Ответственность за нарушение
Нарушение правил ведения трудовых книжек может повлечь за собой:
- Штрафы в размере от 5 000 руб. до 50 000 руб. в зависимости от тяжести нарушения.
- Ответственность работодателя в виде административного наказания.
- Невозможность предоставления работнику справок о трудовом стаже.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Что такое ЭТК?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, доступный через портал «Электронные сервисы работодателя» (ЕСО). Она содержит все записи, которые в бумажной форме находились бы в трудовой книжке.
Как оформить ЭТК?
- Регистрация работодателя в системе ЕСО.
- Создание профиля работника и ввод данных о трудовом договоре.
- Внесение записей о приеме, повышении квалификации, изменении условий труда и увольнении.
- Периодическая проверка корректности данных и обновление при необходимости.
Практические примеры внедрения ЭТК
- С начала 2026 года в Челябинской области оформили свыше 80 тысяч электронных трудовых книжек.
- Большинство жителей Коми выбрали электронный формат.
- Преимущества: быстрый доступ к справке о стаже, отсутствие бумажных копий, упрощение работы с кадровыми службами.
Как сохранить бумажную копию?
В случае необходимости работодателю можно сохранить бумажную копию трудовой книжки, но она должна быть полностью идентичной электронному документу. При проверке со стороны инспекции труда обе версии должны совпадать.
Практические рекомендации работодателю
- Обучите персонал – проведите тренинги по заполнению трудовых книжек и работе с ЕСО.
- Создайте внутренний контроль – назначьте ответственного за контроль соблюдения правил ведения трудовых книжек.
- Периодически проверяйте данные – проводите аудит записей в трудовых книжках минимум раз в год.
- Обновляйте систему – следите за изменениями в законодательстве и своевременно вносите коррективы.
- Соблюдайте сроки – не откладывайте внесение записей в трудовую книжку более чем на 5 рабочих дней.
Ведение трудовых книжек – это не только юридическое требование, но и важный инструмент управления персоналом. С переходом на электронные трудовые книжки работодатели получают более гибкую, прозрачную и безопасную систему учета трудового стажа. Соблюдение правил и своевременное внесение записей гарантирует законность трудовых отношений и защищает права работников.