Важность темы. Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональную историю. Правильное её ведение регулируется федеральным законом и, в частности, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Министерства труда и социальной защиты РФ № 69.

Правовая основа

• Федеральный закон № 103‑ФЗ «О трудовых книжках» (от ) – определяет порядок ведения, хранения и заполнения трудовых книжек.
• Постановление Минтруда РФ № 69 от  г. (ред. от ) – утверждает подробную инструкцию, регламентирующую каждую графу трудовой книжки.
• Последующие нормативные акты (приказ Минтруда РФ № 320н от ) вводят новую форму трудовой книжки и уточняют порядок её заполнения.

Структура Инструкции № 69

Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых описывает порядок заполнения конкретных граф:

1. Графа 1 – Фамилия, имя, отчество. Заполняется полностью, без сокращений.
2. Графа 2 – Дата рождения. Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
3. Графа 3 – Приём (назначение) на работу. Указывается дата, название организации, её ИНН/КПП, а также должность.
4. Графа 4 – Перевод, перевод в другую структуру. Оформляется при перемещении работника внутри организации.
5. Графа 5 – Увольнение. Указывается дата, причина увольнения и основание (по инициативе работника/работодателя).

Как оформлять запись в графе 3 при изменении названия подразделения

В оригинальной Инструкции (постановление № 69) нет отдельного пункта, посвящённого переименованию или объединению структурных подразделений. Практика, однако, складывается из общих принципов:

• Если переименование происходит без изменения юридического лица, запись в графе 3 не меняется. Достаточно в примечании указать: «структурное подразделение переименовано с «Х» на «Y»».
• При объединении нескольких подразделений в новое (новый код ОКВЭД, новое название) рекомендуется:
  1. Сделать запись о приёме в новое подразделение (дата объединения, новое название, ИНН/КПП).
  2. В графе 4 (перевод) указать «перевод из подразделения «A» в подразделение «B»» с указанием даты объединения.
• Если же объединение сопровождается изменением юридического лица (например, слияние компаний), то необходимо оформить новый приём (графа 3) в соответствии с новым работодателем.

Переход к новой форме трудовой книжки (приказ № 320н от )

С 1 января 2022 года в России вводится новая форма трудовой книжки (формат «А5», более удобный для заполнения). При этом:

• Старые книжки, выданные до 2022 года, продолжают действовать до их износа или до момента, когда работник получит новую книжку.
• Инструкция № 69 остаётся в силе, но её пункты адаптированы к новой форме (например, графа 3 теперь располагается в правой части первой страницы).
• Для работодателей введена книга учёта движения трудовых книжек (приложение 3 к постановлению), где фиксируются выдача, возврат и уничтожение книжек.

Основные изменения и дополнения к Инструкции (редакции от )

Практические рекомендации работодателям

1. Подготовьте шаблоны записей. Создайте в электронном виде образцы заполнения граф 3‑5 с учётом всех возможных ситуаций (приём, перевод, переименование, объединение);
2. Обучите персонал отдела кадров. Проведите инструктаж по новой форме книжки и особенностям записи при реорганизации предприятия.
3. Ведите книгу учёта книжек. Записывайте дату выдачи, возврата, причины утери/повреждения.
4. Контролируйте сроки. При реорганизации (переименование, слияние) фиксируйте изменения в течение 5 рабочих дней.
5. Сохраняйте оригиналы документов. При изменении названия подразделения храните приказ о переименовании рядом с трудовыми книжками.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Нужно ли вносить запись в графу 3 при переименовании подразделения?

Нет, если юридическое лицо не меняется. Достаточно добавить пояснительную запись в графу 4 или в отдельный столбец «Примечание».

7.2 Как оформить запись при объединении нескольких подразделений в одно?

Оформляется как перевод (графа 4) с указанием даты объединения и нового названия подразделения. При необходимости – отдельная запись о приёме в новое подразделение (графа 3).

7.3 Что делать, если работник получил новую форму книжки?

Старую книжку следует вернуть в отдел кадров, оформить её в книге учёта и выдать новую книжку с записью о приёме (графа 3) в текущем месте работы.

Постановление Минтруда РФ № 69 от 10 октября 2003 г. и последующие редакции создают единый и понятный порядок заполнения трудовых книжек. Несмотря на отсутствие прямых указаний в Инструкции о переименовании и объединении подразделений, практика показывает, что такие изменения фиксируются в графах 3‑4 с пояснительными примечаниями. С введением новой формы книжки (приказ № 320н) важность правильного документирования усиливается, а работодатели обязаны вести дополнительную книгу учёта книжек.

Список использованных источников

• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (ред. от ).
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».
• Федеральный закон РФ от № 103‑ФЗ «О трудовых книжках».
• КонсультантПлюс, Контур.Норматив – электронные версии нормативных актов.

Дата актуализации статьи: 22 мая 2026 г.