Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж и квалификацию работника. Правильное её ведение и хранение регулируются рядом нормативных актов, а оформление расписки о получении книжки является обязательным элементом кадровой практики. В статье подробно рассмотрены:

• правовой статус трудовой книжки;
• обязанности работодателя по её хранению;
• требования к помещению и средствам хранения;
• порядок оформления и содержания расписки;
• учёт движения книжек и сроки их хранения;
• переход на электронный формат.

Трудовая книжка: правовой статус

Трудовая книжка (ТК) регулируется Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках», а также последующими изменениями (Постановление № 132 от ). По мнению экспертов, ТК не является документом строгой отчётности, однако её хранение подпадает под действие Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (п. 6.2).

Ключевые положения:

1. Трудовая книжка и её дубликаты – официальные документы, подтверждающие трудовую историю.
2. Работодатель обязан вести учёт движения ТК, хранить их до востребования и обеспечить их сохранность.
3. С 1 января 2020 года допускается ведение электронных трудовых книжек, однако бумажный вариант может сохраняться одновременно.

Обязанности работодателя по ведению и хранению ТК

Согласно Пункту 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, обязанность хранить ТК возлагается на работодателя (организацию или индивидуального предпринимателя). Основные задачи:

• Назначить уполномоченное лицо (приказом или распоряжением).
• Осуществлять ввод, учёт и выдачу трудовых книжек.
• Вести приходно‑расходную книгу (или её электронный аналог) для контроля движения ТК и вкладышей.
• Обеспечить сохранность ТК в соответствии с требованиями к помещению и средствам хранения.

Уполномоченное лицо: кто и какие полномочия имеет

Уполномоченным может быть:

• главный бухгалтер;
• специалист отдела кадров;
• другой сотрудник, назначенный приказом работодателя.

В его обязанности входит:

1. Регистрация поступления и выдачи ТК.
2. Контроль за соблюдением сроков хранения;
3. Ведение журналов учёта (приход‑расход, учёт дубликатов).
4. Оформление расписок о получении ТК работником.

Требования к помещению и средствам хранения

Хотя ТК не относится к документам строгой отчётности, законодательство требует обеспечить её физическую безопасность. Ниже – основные требования.

Помещение

• Помещение должно быть закрытым и находиться в пределах территории организации.
• Для повышения защиты рекомендуется установить решётки на окнах и ограничить доступ посторонних.
• Температурный режим и влажность должны соответствовать нормам хранения бумажных документов (не выше 25 °C, относительная влажность 45‑55 %).

Средства хранения

Дополнительные меры безопасности

• Установить видеонаблюдение в зоне хранения.
• Вести журнал доступа (кто, когда открывал шкаф/сейф).
• Регулярно проверять состояние ТК (на предмет повреждений, влаги).

Оформление расписки о получении трудовой книжки

Расписка – документ, подтверждающий факт передачи ТК работнику (или его представителю). Она оформляется в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй – у работника.

Содержание расписки (по требованиям ТК)

1. Дата и место составления.
2. ФИО работника, его должность и табельный номер.
3. Наименование организации, ИНН, ОГРН.
4. Номер и серия трудовой книжки (если уже выдана).
5. Подтверждение получения (подпись работника и печать организации).
6. Указание, что работник ознакомлен с правилами заполнения и сохранения ТК.

Пример формы расписки

РАСПИСКА
Я, Иванов Иван Иванович, 
должность – инженер‑технолог, 
таб. № 12345,
получил(а) от работодателя ООО «СтройТех» (ИНН 7701234567, ОГРН 1127746001234) 
трудовую книжку № 001/2026.

Дата получения: ;

Подпись работника: _____________
Печать организации: _____________

Учет движения трудовых книжек

Для контроля за перемещением ТК необходимо вести специальные журналы. До 2020‑го года использовалась приходно‑расходная книга. Сейчас допускается электронный журнал, но в любом случае фиксируются:

• Дата выдачи/получения.
• ФИО работника.
• Номер ТК.
• Причина перемещения (приём на работу, перевод, увольнение, временное изъятие).
• Подпись уполномоченного лица.

Сроки хранения трудовых книжек и их дубликатов

Согласно Пункту 43 Правил:

• Трудовые книжки, не полученные работником при увольнении, хранятся у работодателя до востребования (в течение срока действия ТК).
• Если работник уволен до  г., книжка хранится 75 лет (по старой редакции).
• Для всех остальных случаев срок хранения – до 75 лет от даты последнего внесения записи, если иное не предусмотрено коллективным договором.

При уничтожении ТК необходимо оформить акт уничтожения с указанием причины (полный износ, утрата) и подписать его уполномоченным лицом и представителем работодателя.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2020 г; в России введён режим электронных трудовых книжек, которые хранятся в государственной системе ЭЛКОД. Основные особенности:

• Работодатель обязан обеспечить согласие работника на хранение ЭТК.
• ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажная ТК.
• При переходе на ЭТК бумажный вариант может быть изъят, но сохраняется в архиве до востребования.
• Учет электронных ТК ведётся в информационной системе, а не в бумажных журналах.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Назначить уполномоченное лицо (приказ/распоряжение).
2. Обеспечить соответствующее помещение (закрытое, ограниченный доступ, решётки на окнах).
3. Выбрать средство хранения:
   • Металлический шкаф – для небольших компаний.
   • Несгораемый сейф – для крупных архивов.
4. Вести журнал учёта ТК (приход‑расход или электронный).
5. Оформлять расписки при выдаче ТК каждому сотруднику.
6. Обеспечить регулярный контроль состояния книжек (влажность, повреждения).
7. Соблюдать сроки хранения (до востребования/75 лет).
8. При необходимости – оформить акт уничтожения старых/повреждённых ТК.
9. Если переходите на ЭТК – собрать согласие работников и зарегистрировать их в системе ЭЛКОД;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли хранить трудовые книжки в несгораемом сейфе?

Для большинства малых и средних предприятий достаточно металлического запираемого шкафа, если помещение закрыто и доступ к нему ограничен. Несгораемый сейф рекомендуется использовать в крупных организациях, где хранится большой объём ТК, а также в случаях повышенного риска пожара.

Обязательно ли вести приходно‑расходную книгу?

Да, хотя форма может быть заменена электронным журналом, обязательность учёта движения ТК сохраняется.

Можно ли хранить копию трудовой книжки в личном деле работника?

Копию можно хранить только при наличии согласия работника на обработку персональных данных и если копия используется в рамках кадрового делопроизводства.

Как оформить расписку, если книжка выдается представителю работника?

В расписке указываются данные представителя, его полномочия (доверенность) и подпись работника (или нотариальная заверка доверенности).

Сколько времени хранить дубликаты трудовых книжек?

Дубликаты хранятся до тех пор, пока не будет получено требование их возврата от работника или его наследников.