Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и условия работы. В России существует единый нормативный каркас, регулирующий её ведение. Тем не менее, в реальной практике иногда возникает вопрос о наличии у сотрудника двух трудовых книжек. Ниже разберём, что предписывает закон, какие существуют нюансы и как правильно вести два документа, если это действительно необходимо.
Правовые основы ведения трудовой книжки
Федеральный закон «О труде» (Трудовой кодекс РФ)
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) в статье 66 прямо формулирует обязанность работодателя вести трудовую книжку:
- Каждый работник, проработавший у работодателя более 5 дней, обязан иметь трудовую книжку.
- Трудовая книжка должна содержать сведения о трудовом стаже, должностях, заработной плате и т.д.
В ТК РФ нет прямого запрета на наличие у одного работника более одной трудовой книжки. Однако в статье 66 подразумевается, что у каждого работника должна быть одна «официальная» трудовая книжка, которую ведёт конкретный работодатель.
Постановление Правительства РФ № 225 (ред. от 25 марта 2013)
Это постановление уточняет правила оформления и ведения трудовых книжек. В нём подчёркивается, что:
- Трудовая книжка должна быть заполнена в одном экземпляре.
- Если работник имеет несколько трудовых договоров, каждый договор фиксируется в той же книжке, но в отдельном разделе.
Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 (об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек)
Приказ содержит конкретные требования к оформлению записей, печати, подписи и хранению. Он также уточняет, что:
- Работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде до перехода на электронную систему.
- С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
Федеральный закон № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 г. (О страховом пенсионном обеспечении)
В этом законе говорится о расчёте страхового стажа. При совпадении периодов работы в разных компаниях, страховой стаж суммируется, но при этом каждый период учитывается только один раз. Это значит, что наличие двух трудовых книжек не приводит к «дублированию» стажа, если они относятся к разным работодателям.
Когда может возникнуть необходимость в двух трудовых книжках?
Одновременная работа у двух работодателей
Если сотрудник официально трудится у двух компаний, каждая из них имеет право вести свою собственную трудовую книжку. В этом случае у работника будет два документа, но каждый из них относится к конкретному работодателю.
Переход от бумажной к электронной трудовой книжке
С 1 января 2026 года переход к электронным трудовым книжкам завершён. Тем не менее, в переходный период работники могут иметь одновременно бумажную и электронную версии. В таком случае «две» трудовые книжки – это просто два формата одного и того же документа.
Неправильное ведение документа
Иногда работник может получить две бумажные трудовые книжки из‑за ошибок работодателя (например, при смене филиала). В таком случае необходимо уточнить, какая из них является «официальной» и корректно оформить записи.
Как правильно вести две трудовые книжки?
Уточнение статуса каждой книги
Для каждой трудовой книжки необходимо определить:
- Кому принадлежит (работодатель).
- В каком формате она ведётся (бумажный/электронный).
- Какие записи в ней уже сделаны.
Согласование с работодателем
Если у сотрудника есть две бумажные трудовые книжки от одного работодателя, это не предусмотрено законом. В таком случае работник должен:
- Обратиться к работодателю с просьбой уточнить, какая из книг является официальной.
- Согласовать, в какой из них будут фиксироваться новые записи.
- Если обе книги были выпущены ошибочно, работодатель обязан исправить ситуацию и выдать одну корректную книгу.
Подписи и печати
В каждой записи в трудовой книжке должны быть:
- Подпись работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек).
- Печать организации (или ИП).
- Дата и место оформления.
Хранение
Трудовые книжки должны храниться в надёжном месте, защищённом от огня, воды и других повреждений. Рекомендуется:
- Хранить бумажную книгу в сейфе или в отделении банка.
- Сохранять электронную версию в облаке с резервным копированием.
Уведомление при утере
Если одна из трудовых книжек утеряна, работник обязан:
- Сразу написать заявление об утере в работодателя.
- Получить справку о трудовом стаже из другой книги (если она есть).
- Попросить работодателя выдать замену, если это необходимо.
Последствия наличия двух трудовых книжек
Плюсы
- Удобство при работе у нескольких работодателей: каждая книга содержит только сведения о конкретном месте работы.
- Упрощённый расчёт стажа для каждого работодателя.
Минусы
- Риск путаницы при расчёте страхового стажа и пенсионных прав.
- Нарушение правил ведения, если обе книги относятся к одному работодателю.
- Потеря одного из документов может привести к потере части стажа, если другая книга не содержит всех записей.
Судебная практика
Судебные решения показывают, что:
- Одновременное ведение двух трудовых книжек одним и тем же работодателем не предусмотрено законом.
- Судебные органы не считают наличие двух книг прямым нарушением, но требуют, чтобы каждая книга была официально признана работодателем.
- В случае несогласованного ведения двух книг суд может потребовать уточнения и исправления записей.
Как избежать проблем с двумя трудовыми книжками?
- Проверяйте, какая книга является официальной. Если у вас есть сомнения, уточните у работодателя.
- Сохраняйте копии записей. Делайте скриншоты или распечатки электронных записей.
- Обновляйте данные своевременно. Не откладывайте запись новых договоров;
- Уведомляйте работодателя о любых изменениях. Включая смену места работы, повышение, увольнение.
- Храните документы в надёжном месте. Бумажные книги в сейфе, электронные в облаке.
Ведение двух трудовых книжек может быть оправдано только в следующих случаях:
- Сотрудник официально трудится у двух разных работодателей.
- В переходном периоде к электронным трудовым книжкам.
В остальных случаях наличие двух бумажных трудовых книжек может привести к:
- Неправильному расчёту стажа.
- Потерям при увольнении.
- Судебным спорам и необходимости исправления документов.
Для минимизации рисков рекомендуется:
- Использовать только одну официальную трудовую книжку, если вы работаете у одного работодателя.
- В случае работы у двух работодателей – вести отдельные книги, но строго соблюдать правила оформления.
- Следить за актуальностью данных в обеих книгах и своевременно обновлять их.
Таким образом, правильное ведение трудовой книжки – это не только соблюдение закона, но и защита ваших прав и интересов в трудовых отношениях.