Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, сведения о должностях, заработной плате, периодах отпуска и иных условиях труда. Вопрос о том, должна ли трудовая книжка вестись именно на того сотрудника, который проработал в конкретной организации, часто вызывает путаницу, особенно в условиях перехода к электронным формам учёта.
Правовая база
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 71, 73, 75) трудовая книжка является обязательным документом, который:
- выдаётся работнику при приёме на работу;
- вносится работодателем при каждом изменении условий труда;
- сохраняется у работника до выхода на пенсию.
С 2020 года в России действует Электронная трудовая книжка (ЭТК), которая имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант.
Кто получает трудовую книжку?
Трудовая книжка выдаётся каждому работнику, который:
- трудоустроен в организацию по трудовому договору (полный, частичный, сезонный и т.д.);
- имеет право на официальное трудоустройство (не является самозанятым без трудового договора);
- не отказался от получения книжки (по желанию работника можно оформить электронную форму).
Если сотрудник проработал в организации, но в момент увольнения у него уже была заполненная трудовая книжка, то новая запись вносится в уже существующий документ. Если же книжка отсутствует – работодатель обязан её выдать.
Порядок оформления и заполнения
Приём на работу
При приёме на работу работодатель обязан:
- выдать (или оформить) трудовую книжку в бумажном или электронном виде;
- записать в неё сведения о дате начала работы, должности, тарифной ставке, размере заработной платы;
- получить подпись работника (в случае ЭТК – подтверждение в системе).
В течение трудового периода
В книжку вносятся все изменения:
- повышение/понижение в должности;
- изменение условий труда (смена графика, перевод в другой цех и т.п.);
- отпуск (основной, без сохранения места работы, учебный);
- перерывы в работе (отпуск по уходу за ребёнком, временная нетрудоспособность).
При увольнении
При увольнении работодатель обязан:
- оформить запись об увольнении (дата, причина, основание);
- выдать работнику заполненную книжку (или предоставить доступ к ЭТК);
- выдать справку о заработке и трудовом стаже.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК появилась в России в 2020 году и к 2025‑2026 годам её используют более 60 % работников в крупных городах. Преимущества:
- автоматическое обновление данных через госуслуги;
- отсутствие риска потери бумажного документа;
- удобный доступ для работодателя и сотрудника в любой момент.
Для перехода на ЭТК необходимо:
- зарегистрировать аккаунт в системе «Госуслуги»;
- подать заявление работодателю о переводе в электронный формат;
- подтвердить перевод с помощью электронной подписи.
Изменения в законодательстве с 2025 года
С 2025 года Минтруд РФ начал упрощать правила ведения трудовых книжек:
- устранены избыточные сведения (например, прежний семейный статус);
- введена возможность полностью отказаться от бумажной формы без потери прав;
- расширены возможности доступа к ЭТК для государственных органов (пенсионный фонд, ФСС).
Эти изменения направлены на цифровизацию трудовых отношений и снижение административной нагрузки на работодателей.
Ответственность работодателя
Нарушения в ведении трудовой книжки могут привести к административной ответственности:
- штраф за отсутствие записи о приёме/увольнении – до 5 000 рублей;
- штраф за непредоставление трудовой книжки сотруднику – до 10 000 рублей;
- возможные судебные иски со стороны работника о признании стажа недействительным.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вести отдельную книжку для каждого места работы?
Нет. В одну трудовую книжку (бумажную или электронную) вносятся записи о всех местах работы за всё время трудовой деятельности.
Что делать, если работодатель не внес запись об увольнении?
Работник имеет право обратиться в инспекцию по труду с требованием оформить запись. При необходимости можно подать иск в суд о защите трудовых прав.
Можно ли передать свою трудовую книжку другому человеку?
Трудовая книжка привязана к конкретному работнику и не может передаваться. Исключением являются случаи, когда книжка была выдана ошибочно – тогда её необходимо вернуть в отдел кадров.
Как получить копию записей из ЭТК?
Копию можно распечатать через личный кабинет на портале «Госуслуги» или запросить у работодателя официальную выписку.
Практические рекомендации для работодателей
- Автоматизировать процесс – использовать специализированные HR‑системы, которые интегрируются с ЭТК.
- Обучать персонал – проводить инструктажи по правильному заполнению записей.
- Контролировать сроки – вести журнал контроля над датами внесения записей (приём, перевод, увольнение).
- Сохранять подтверждения – хранить электронные копии подписанных заявлений и согласий работников.
Трудовая книжка (в любой форме) обязательно ведётся на работника, который проработал в организации. Это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и права на пенсионные выплаты. С переходом к электронному формату процесс стал более прозрачным и удобным, однако базовые обязанности работодателя остались прежними: своевременно фиксировать все изменения и обеспечить работнику доступ к полному и достоверному документу.
Соблюдение требований Трудового кодекса, а также новых правил Минтруда с 2025 года, помогает избежать штрафов и конфликтов, а также гарантировать работникам законные социальные гарантии.
Дата публикации: