Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Записи в неё вносятся строго в соответствии с законодательством и внутренними нормативными актами организации. Ниже рассмотрены правовые основания, виды записей и порядок их оформления в 2026 году.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ФЗ‑197 от , ред. от с изм. от ) – ст. 66, 66.1, 66.2 регулируют ведение и хранение трудовых книжек.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронный формат ведения трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от № 425 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями на 2026 год).
• Приказ Минтруда России от № 658н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» (действует в 2026 году).
• Инструкция по работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК), утверждённая Приказом Минтруда России от № 124н.

Эти нормативные акты определяют, какие основания допускают внесение записи, какие сведения должны быть указаны и в какой форме (бумажная или электронная) это делается.

Основания для внесения записи в трудовую книжку

Запись делается только при наступлении одного из следующих событий, связанных с трудовой деятельностью работника:

1. Приём на работу – первая запись о трудоустройстве (должность, подразделение, дата приёма).
2. Перевод на другую работу (внутри организации или в другую организацию) – указание новой должности, подразделения, даты перевода.
3. Повышение (понижение) по службе – изменение квалификационного разряда, категории, оклада.
4. Увольнение – указание основания увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя, в связи с выходом на пенсию, в связи с уходом за ребёнком и т.д.). При наличии льготных оснований (например, уход за ребёнком до 14 лет) они также указываются в графе 3.
5. Внесение сведения о совместительстве – если работник выполняет работу по совместительству, запись делается в основной трудовой книжке (или в ЭТК) на основании документа, подтверждающего совместительство (трудовой договор, приказ).
6. Вахтовый метод работы – при работе вахтовым способом вносятся сведения о периоде вахты, месте выполнения работы и продолжительности.
7. Уход в отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком – запись о виде отпуска и его продолжительности (при необходимости для последующего учёта стажа).
8. Награждение, поощрение, применение дисциплинарных взысканий – в некоторых случаях (например, award‑знак, благодарность) делается дополнительная запись в графе 4 о поощрении или взыскании.
9. Изменение реквизитов организации (наименование, ИНН, ОГРН) – при реорганизации работодателя делается запись о продолжении трудовой деятельности в новом юридическом лице.
10. Переход на электронный формат ведения трудовой книжки – если работник выбрал ЭТК, в бумажной ТК делается специальная закрывающая запись о прекращении ведения бумажного варианта.

Каждое из этих оснований подтверждается соответствующим документом (приказ, договор, справка, лист нетрудоспособности и т.п.), который служит основанием для внесения записи.

Порядок внесения записи

Согласно Приказу Минтруда России № 658н, запись в трудовой книжке оформляется в следующих графách:

Важно:

• Запись делается только один раз за каждое событие.
• В графе 3 указывается точное основание (например, «Принят на работу инженера‑конструктора 1‑й категории» или «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию»).
• Если событие связано с льготным основанием (уход за ребёнком до 14 лет, уход за больным родственником и т.п.), это также прописывается в графе 3.
• После внесения записи необходимо поставить подпись и печать; без них запись считается недействительной.
• В случае электронной трудовой книжки запись формируется в личном кабинете работника на портале «Работа в России» и подтверждается электронной подписью работодателя.

Особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2026 году

С работники могли выбрать формат ведения ТК: бумажный или электронный. К 2026 году большинство организаций перешли на ЭТК, однако бумажные варианты всё ещё используются, если:

• работник не подал заявление о переходе на электронный формат;
• работник является иностранным гражданином, не имеющим доступа к порталу «Работа в России»;
• организация ведёт кадровый учёт в бумажном виде по внутренним нормативным актам.

При переходе на ЭТК в бумажной ТК делается закрывающая запись вида:

«Трудовая книжка ведётся в электронном виде с . Записи о трудовой деятельности и вознаграждениях вносятся исключительно в электронную трудовую книжку.»

После такой записи новый работодатель не может вносить записи в бумажную ТК; все сведения направляются в ЭТК.

Примеры записей в трудовой книжке

Приём на работу

 1 Принят на работу инженера‑конструктора 1‑й категории
 Отдел проектирования, должность: инженер‑конструктор
 Подпись: __________________ М.П.

Перевод на другую должность

 2 Переведён на должность ведущего инженера‑конструктора
 Отдел проектирования, должность: ведущий инженер‑конструктор
 Подпись: __________________ М.П.

Увольнение по собственному желанию с указанием льготного основания

 3 Уволен по собственному желанию в связи с уходом за ребёнком до 14 лет
 Отдел проектирования, должность: ведущий инженер‑конструктор
 Подпись: __________________ М.П.

Запись о совместительстве

 4 Принят на работу по совместительству бухгалтером
 Отдел бухгалтерии, должность: бухгалтер (совместитель)
 Основание: трудовой договор № 45 от 
 Подпись: __________________ М.П.

Закрывающая запись при переходе на ЭТК

 5 Трудовая книжка ведётся в электронном виде с .
 Записи о трудовой деятельности и вознаграждениях вносятся
 исключительно в электронную трудовую книжку.
 Подпись: __________________ М.П.

Записи в трудовую книжку делаются исключительно на основании документально подтверждённых событий в трудовой жизни работника. Нормативная база (ТК РФ, закон № 439‑ФЗ, приказы Минтруда) чётко регламентирует:

• какие события подлежат отражению;
• какие сведения должны быть указаны в каждой графе;
• какой порядок оформления (подпись, печать, дата, номер записи);
• особенности ведения электронного формата.

Соблюдение этих требований гарантирует достоверность трудовой книжки как доказательства трудового стажа и права на социальные гарантии (пенсию, пособия, льготы). Работодателям и кадровикам рекомендуется регулярно обновлять свои внутренние инструкции в соответствии с последними изменениями законодательства и использовать типовые образцы записей, представленные выше, для минимизации ошибок при ведении трудовых книжек.