Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих трудовое правоотношение между работником и работодателем. Её ведение регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом нормативных актов. В статье подробно рассматриваются правовые основы, требования к форме и содержанию, а также практические аспекты использования бумажной и электронной форм.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ – внесение изменений в ТК РФ, позволяющих вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – определение формы, содержания и обязательности трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ № 535 (в ред. от № 160‑ФЗ) – порядок изготовления, хранения и выдачи бланков трудовой книжки.
• Кодекс административных правонарушений (КоАП РФ) ст. 5.27 – ответственность работодателя за нарушение требований по ведению трудовой книжки.

Основные положения ст. 66 ТК РФ

Согласно ст. 66 ТК РФ:

1. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника.
2. В неё вносятся сведения о:
• месте и периоде работы;
• выполняемых обязанностях;
• переводах на другую постоянную работу;
• увольнении;
• основаниях прекращения трудового договора;
• награждениях и должностных званиях.
3. Форма, порядок ведения, хранения и изготовления бланков утверждаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (Правительством РФ).

Бумажная и электронная формы

С 2019 года в РФ допускается электронное ведение трудовых книжек. При этом:

• Работодатель обязан письменно уведомить работников о праве выбора формы (бумажной или электронной) в течение двух недель.
• Бланки бумажной формы хранятся как бланки строгой отчётности и выдаются работнику при увольнении.
• Электронные трудовые книжки оформляются в соответствии с требованиями Федерального закона № 439‑ФЗ и могут храниться в информационных системах работодателя.

Важно: запрещено заполнять трудовую книжку на языке, отличном от официального языка РФ, если иное не предусмотрено законодательством субъекта РФ. Тем не менее, допускается дублирование записей на русском.

Возможность наличия нескольких книжек

В российском трудовом законодательстве нет прямого запрета на наличие более одной трудовой книжки. На практике:

• Если у работника есть несколько мест работы, он может вести одну книжку для каждого места, но обычно это оформляется в рамках единой системы учёта.
• Наказание за «двойное» ведение книжки не предусмотрено, однако возможна проверка на предмет незаконного оформления и нарушения требований к содержанию.

Сроки и порядок внесения сведений

Внесение данных в трудовую книжку должно происходить в следующих случаях:

1. При приёме на работу – сведения о месте работы, должности, дате начала.
2. При переводе на другую постоянную работу – сведения о новом месте и дате перехода.
3. При увольнении – сведения об основании увольнения и дате прекращения трудового договора.
4. При присвоении премий, наград – сведения о награждении и дате.

Все записи должны быть выполнены чётко, без стираний и зачеркиваний; при необходимости исправления вносятся в записную книжку с указанием даты и подписи уполномоченного лица.

Ответственность за нарушения

Нарушение требований к ведению и хранению трудовых книжек влечёт административную ответственность:

• Ст. 5.27 КоАП РФ – штраф для руководителя организации от 10 000 до 50 000 рублей.
• В случае выявления недостоверных сведений – штраф от 30 000 до 100 000 рублей.

Практические рекомендации работодателям

• Организовать внутренний регламент по выбору формы (бумажная/электронная) и информировать об этом всех сотрудников.
• Убедиться, что бланки соответствуют требованиям ГОСТ 15173‑80 (бумажные) или установленным стандартам электронного документооборота.
• Регулярно проверять актуальность записей и своевременно вносить изменения.
• Обеспечить безопасность хранения электронных данных (шифрование, резервное копирование).
• При увольнении выдавать работнику заверенную копию трудовой книжки в бумажном виде.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли одновременно вести две бумажные трудовой книжки? – Законодательство не запрещает, но обычно это не практикуется; возможна проверка на предмет нарушения порядка учёта.
2. Какие сроки уведомления работников о возможности выбора формы? – Две недели с момента принятия решения.
3. Можно ли использовать только электронную форму без бумажного экземпляра? – Да, при условии соблюдения всех требований к оформлению и хранению.
4. Как правильно исправлять ошибку в записи? – Сделать отметку в журнале исправлений, указав дату, подпись уполномоченного лица и причину исправления.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, фиксирующим весь жизненный цикл трудовых отношений. Соблюдение требований законодательства, своевременное обновление сведений и правильный выбор формы (бумажная или электронная) позволяют не только избежать административных штрафов, но и обеспечить прозрачность в отношениях с сотрудниками. При правильном подходе трудовая книжка служит надёжным инструментом для расчёта стажа, подтверждения квалификации и поддержания порядка в кадровой документации.