Обновлено: 23 мая 2026 года

Правовые основы ведения трудовых книжек

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для работника основной․

Трудовая книжка ведется:

• На всех работников, принятых на работу по трудовому договору на срок более пяти дней;
• На постоянных работников;
• На временных и сезонных работников, если они проработали более пяти дней․

Когда работник должен предоставить трудовую книжку

При приеме на работу

Согласно действующему законодательству, работник обязан предоставить трудовую книжку работодателю при заключении трудового договора․ Это требование установлено:

• Статьей 65 ТК РФ, где указан перечень документов, предъявляемых при приеме на работу;
• Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Иными нормативными актами, регулирующими вопросы трудоустройства․

Если у работника отсутствует трудовая книжка (например, при первом трудоустройстве), то:

• Работодатель оформляет новую трудовую книжку;
• В случае потери или повреждения трудовой книжки, работник должен обратиться в предыдущую организацию для восстановления;
• При отсутствии возможности восстановления, работодатель оформляет новую трудовую книжку․

При изменении трудовой функции или переводе на другую работу

Если работник переводится на другую постоянную работу у того же работодателя, то:

• Изменения в трудовую книжку вносятся на основании приказа о переводе;
• Работник не обязан предоставлять трудовую книжку заново — она уже находится у работодателя;
• В случае необходимости внесения изменений, работодатель делает соответствующие записи в трудовую книжку в течение семи дней с момента издания приказа․

При увольнении

При расторжении трудового договора:

• Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день работы;
• В трудовой книжке делается запись об увольнении с указанием причины и ссылкой на статью ТК РФ;
• Работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек;
• Если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель направляет ему уведомление о необходимости получения документа․

Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году

Электронные трудовые книжки

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек․ Согласно Федеральному закону от № 436-ФЗ:

• Работодатели обязаны представлять данные о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ;
• Сведения о трудовой деятельности хранятся в информационных ресурсах ПФР;
• Работник может выбрать ведение трудовой книжки в электронном или бумажном формате․

Однако, несмотря на внедрение электронных трудовых книжек, обязанность ведения бумажных трудовых книжек сохраняется в следующих случаях:

• Если работник не выбрал электронный формат;
• Если работник еще не принял решение о выборе формата;
• В случае отсутствия технической возможности ведения электронных трудовых книжек․

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 и Приказу Минтруда России от № 550н:

• Работодатель обязан обеспечить учет, хранение и выдачу трудовых книжек;
• Все записи в трудовую книжку вносятся на основании приказов (распоряжений) работодателя;
• Записи должны точно соответствовать тексту приказа;
• При увольнении запись в трудовую книжку вносится в день увольнения;
• Трудовые книжки хранятся у работодателя в сейфе или металлическом шкафу․

С 2026 года отменены типовые формы книг учета бланков трудовых книжек и вкладышей․ Теперь работодатели могут разрабатывать и утверждать собственные журналы учета․

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек может повлечь за собой:

Для работодателя:

• Административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ:
• Штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
• При повторном нарушении возможна дисквалификация должностных лиц․
• Гражданско-правовую ответственность — возмещение ущерба, причиненного работнику;
• Дисциплинарную ответственность, замечание, выговор, увольнение․

Для работника:

• Отсутствие возможности подтверждения трудового стажа;
• Проблемы при оформлении пенсии или пособий;
• Трудности при устройстве на новую работу․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Ответ: Да, можно․ Если у работника отсутствует трудовая книжка (например, при первом трудоустройстве), работодатель обязан оформить новую трудовую книжку․ Отказ в приеме на работу по этой причине не допускается․

Вопрос 2: Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Ответ: Работник должен обратиться в предыдущую организацию для восстановления записи․ Если это невозможно, работодатель оформляет новую трудовую книжку, сделав в ней запись: «Запись за период с [дата] по [дата] восстановлена на основании [документ]»․

Вопрос 3: Можно ли вести трудовую книжку в электронном формате?

Ответ: Да, с 2020 года введена система электронных трудовых книжек․ Однако работник может выбрать ведение трудовой книжки в бумажном формате․ Если он не сделал выбор, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку․

Вопрос 4: В какие сроки должны вноситься записи в трудовую книжку?

Ответ: Все записи о выполняемой работе, переводе, увольнении и награждениях должны быть внесены в трудовую книжку не позднее семи дней с момента издания приказа․ При увольнении запись вносится в день увольнения․

Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж работника․ Работник обязан предоставить трудовую книжку работодателю при приеме на работу․ Работодатель, в свою очередь, обязан обеспечить правильное ведение, хранение и выдачу трудовой книжки․

Соблюдение правил ведения трудовых книжек позволяет избежать административной и гражданско-правовой ответственности, а также защитить права и интересы работников․

Материал подготовлен на основе действующего законодательства Российской Федерации по состоянию на май 2026 года․