Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность работника. В 2026 году правила её ведения‚ хранения и перехода на электронный формат претерпели значительные изменения. Ниже приведён подробный разбор актуальных требований‚ процедур и практических рекомендаций для работодателей.

Правовая база

• Федеральный закон от 1 января 2020 г. о введении электронных трудовых книжек (ЭТК) – внесённые поправки к Трудовому кодексу РФ‚ предусматривающие формирование всех сведений о работнике в электронном виде.
• Постановление Минтруда РФ № 40 (с 5 октября 2021 г.) – определяет порядок ведения трудовых книжек‚ их выдачи‚ дубликатов‚ расчётов и хранения нанимателем.
• Постановление Минтруда РФ от 24 декабря 2025 г. – уточняет правила оформления‚ ведения и хранения трудовых книжек‚ включая новые требования к электронному формату.
• Постановление Минтруда РФ от 20 марта 2026 г. – обновляет порядок внесения записей и условия их обязательного соблюдения.
• Постановление Минтруда Республики Беларусь от 5 октября 2021 г. – регламентирует ведение трудовых книжек в Беларуси‚ включая порядок заполнения‚ выдачи и хранения.

Бумажная трудовая книжка

До 31 декабря 2020 г. работники‚ уже находившиеся в трудовых отношениях‚ должны были выбрать между бумажной и электронной формой ведения. После введения ЭТК бумажная книжка остаётся обязательной только в случае отказа от электронного формата.

2.1 Порядок заполнения и выдачи

Согласно Постановлению Минтруда РФ № 40:

• Запись о приёме на работу должна быть внесена работодателем в течение недели со дня приёма.
• Внутренние вкладыши (периодические отчёты) оформляются в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.
• При увольнении работник получает копию всех записей‚ а работодателю – дубликат трудовой книжки.

2.2 Ответственность за хранение

Ответственность за хранение и ведение бумажной трудовой книжки несёт специально уполномоченное лицо‚ назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. При переходе на ЭТК бумажная книжка возвращается работнику‚ и с момента её передачи снимается ответственность работодателя.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

3.1 Законодательные изменения

С 1 января 2020 г. все сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд РФ (ПФР) для хранения. В 2025 г. были уточнены требования к оформлению записей и их хранению в системе.

3.2 Переход на ЭТК

Для перехода работник должен:

1. Подать письменное заявление в Центр по кадровому администрированию Управления персонала.
2. Получить от работодателя подтверждение о переходе на электронный формат.
3. Получить бумажную копию трудовой книжки‚ если он предпочитает её хранить.

После передачи бумажной копии работник освобождается от обязательства хранить её‚ а работодатель – от ответственности за хранение бумажной трудовой книжки.

3.3 Права и обязанности работодателя

• Внесение сведений о трудовой деятельности в ЭТК обязано осуществляться в присутствии работника не позднее недели со дня приёма.
• Работодатель обязан вести электронную запись о переходе на ЭТК и возвращать её работнику.
• При увольнении работник получает доступ к своей ЭТК через портал ПФР.

3.4 Технические требования и сервисы

• Контур.Экстерн – сервис‚ позволяющий добавлять заявление о форме ведения трудовой книжки‚ отправлять его в СФР и отслеживать статусы.
• Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (ЕИСОТ) – обеспечивает хранение и учет сведений о трудовой деятельности.
• ПФР (Пенсионный фонд РФ) – хранит электронные данные‚ обеспечивает доступ работнику и контролирующим органам.
• Новые бланки трудовых книжек (2026 г.) доступны в системе «Контур.Помощь» и «СБИС».

Учет и хранение трудовых книжек

Независимо от формата‚ трудовые книжки должны храниться в надёжном месте‚ защищённом от огня‚ влаги и других внешних воздействий. При хранении бумажных копий рекомендуется использовать архивные шкафы с датировкой.

Для электронных данных хранение осуществляется в соответствии с требованиями ПФР и ЕИСОТ. Работодатель обязан обеспечить резервное копирование и защиту от несанкционированного доступа.

Практические рекомендации для работодателей

1. Определите формат ведения – бумажный‚ электронный или комбинированный. Учитывайте пожелания сотрудников и требования законодательства.
2. Назначьте уполномоченное лицо – ответственное за ведение‚ хранение и выдачу трудовых книжек.
3. Обучите персонал – проведите инструктаж по новым правилам заполнения и хранения‚ включая работу с системами Контур.Экстерн и ЕИСОТ.
4. Внедрите электронный формат – используйте официальные бланки и сервисы‚ соблюдайте сроки подачи заявлений и обновления записей.
5. Контролируйте сроки – не допускайте просрочек в внесении записей‚ особенно в первый день работы.
6. Проводите регулярные проверки – сверяйте бумажные и электронные данные‚ устраняйте несоответствия.
7. Обеспечьте доступ работника – предоставьте инструкции по получению доступа к ЭТК через портал ПФР.

В 2026 году правила ведения трудовых книжек стали более гибкими‚ но при этом обязательными. Электронная трудовая книжка обеспечивает более быстрый и надёжный доступ к данным‚ однако бумажный формат остаётся актуальным для тех‚ кто предпочитает традиционный документ. Работодатели должны строго соблюдать законодательные требования‚ назначать уполномоченных лиц‚ использовать проверенные сервисы и обеспечивать надёжное хранение как бумажных‚ так и электронных записей. Соблюдение этих принципов гарантирует законность трудовых отношений и защиту прав как работодателя‚ так и работника.