Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Однако в процессе кадрового делопроизводства нередко возникают ситуации, связанные с ее отсутствием: либо работник не забрал ее при увольнении, либо она была утеряна, либо кандидат устраивается на работу впервые; В каждом из этих случаев законодательство требует от работодателя совершения определенных действий, в частности, направления специальных уведомлений․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно действовать в ситуациях, связанных с отсутствием трудовой книжки․
Ситуация 1: Работник не забрал трудовую книжку при увольнении
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора․ Но что делать, если в этот день работник отсутствует на рабочем месте или отказывается получать документ на руки?
В подобной ситуации закон предписывает работодателю как можно быстрее направить работнику уведомление․ С того момента, как работнику будет направлено соответствующее уведомление (обычно заказным письмом), работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
Что должно быть в уведомлении?
Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой выполняет две главные функции:
- Информирует сотрудника о том, что его документ готов к выдаче;
- Предлагает дать согласие на отправление трудовой книжки по почте․
Важные правила отправки
- Отправка почтой возможна только с согласия работника․ Обратите внимание: направить сотруднику трудовую книжку по почте вы можете только после того, как получите на это его письменное согласие․ До этого момента документ должен храниться у работодателя․
- Заказная корреспонденция․ Уведомление следует отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения․ Это послужит доказательством того, что работодатель выполнил свои обязанности․
- Снятие ответственности․ После того как вы направите работнику уведомление, ответственности за задержку выдачи трудовой книжки не наступает․ Работодатель делает все от него зависящее для того, чтобы работник мог получить документ․
Ситуация 2: Отсутствие трудовой книжки при приеме на работу
Совсем иной порядок действий применяется, если трудовая книжка отсутствует у лица, поступающего на новую работу․ Причины могут быть разными: документ утерян, испорчен или его просто никогда не было (если человек устраивается впервые)․
Если трудовая книжка утеряна
Если лицо потеряло трудовую книжку в период, когда не работало, и поступает на новую работу, ему необходимо:
- Указать в заявлении об оформлении новой трудовой книжки факт отсутствия сведений о трудовой деятельности и причину этого отсутствия․
- На основании этого письменного заявления (с указанием причины отсутствия) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку․
После выдачи новой трудовой книжки работник вправе подать одно из письменных заявлений о продолжении ведения документа (например, если позже он найдет старую книжку и захочет перенести записи, хотя на практике обычно просто начинают вести новую)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С введением электронных трудовых книжек вопрос отсутствия бумажного бланка стал еще более актуальным․ Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?
В случае отсутствия бумажного документа работодатель обязан уточнить статус ЭТК․ Если работник подал заявление о переходе на ЭТК и отказался от бумажного носителя, то при трудоустройстве он предоставляет только сведения о трудовой деятельности (выписку из СФР/ПФР)․ Если же таких сведений нет, оформляется новая бумажная трудовая книжка по заявлению работника․
Что делать, если вам не выдали трудовую книжку? (Советы работнику)
Если вы находитесь по другую сторону баррикад и работодатель не выдает вам трудовую книжку при увольнении, не стоит сидеть сложа руки, это может привести к проблемам с трудоустройством и потерей стажа․
Онлайн Инспекция рекомендует следующий алгоритм действий:
- Направьте заявление заказной корреспонденцией․ Отправьте работодателю заявление о выдаче трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности․ Письмо должно быть заказным с уведомлением о вручении и описью вложения; Опись докажет, что в конверте было именно заявление, а не пустой лист․
- Дождитесь ответа․ Работодатель обязан либо выдать документ на руки, либо, если вы не можете прийти, переслать его почтой (с вашего согласия)․
- Жалоба в инспекцию труда․ Если работодатель игнорирует ваше заявление, вы имеете право обратиться в Государственную инспекцию труда․ В этом случае работодателю грозит штраф и выплата компенсации за задержку выдачи документа․
Вопросы, связанные с отсутствием трудовой книжки, требуют строгого соблюдения бюрократических процедур․ Для работодателя главное — своевременно направить уведомление о необходимости забрать документ или дать согласие на его пересылку, что автоматически снимает с него ответственность за задержку․ Для работника — четко заявить о своих правах через заказные письма с описью, а при устройстве на работу без книжки — письменно объяснить причину ее отсутствия для заведения нового бланка․