Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. С 1 января 2021 года в России действует переходный режим: для сотрудников, которые трудоустраиваются впервые, формируется только электронная версия трудовой книжки. Однако бумажные экземпляры всё ещё остаются актуальными для тех, кто уже имел трудовую книжку до 2021 года. В этой статье разберём, кто именно отвечает за оформление и заполнение трудовой книжки при первом официальном трудоустройстве, какие требования к срокам и как правильно вести этот документ.

Законодательная база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ – внесение изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 122, 123) – регламентирует порядок оформления и ведения трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от 1 января 2021 г. – переход к электронному формату для новых сотрудников.

Кто именно заполняет трудовую книжку впервые?

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при первом официальном трудоустройстве лежит на работодателе. Конкретные лица, которые могут выполнять эту функцию, перечислены в законодательстве и практике:

1. Отдел кадров (HR‑отдел) – обычно первый контакт с сотрудником, оформление всех документов, в т.ч. и трудовой книжки.
2. Уполномоченное лицо предприятия – может быть назначено руководителем организации, если в компании нет отдельного отдела кадров.
3. Административный персонал – в небольших компаниях оформление часто выполняет администратор или секретарь.

В любом случае оформление должно происходить в присутствии работника, а заполнение – не позднее недельного срока со дня приема на работу (ст. 123 ТК РФ).

Пошаговая инструкция по оформлению трудовой книжки впервые

1. Приём на работу – работодатель оформляет договор о найме и регистрирует нового сотрудника в системе кадрового учёта.
2. Подготовка данных – собираются сведения о работнике: ФИО, дата рождения, место жительства, паспортные данные, сведения о предыдущем трудоустройстве (если есть).
3. Подача сведений в Федеральную службу по труду и занятости (ФСЗТ) – для электронной трудовой книжки данные передаются в электронный реестр.
4. Получение электронного сертификата – после регистрации работник получает доступ к личному кабинету ФСЗТ и может скачать выписку из электронной трудовой книжки.
5. Выдача бумажной копии (если требуется) – для тех, кто ранее имел бумажную трудовую книжку до 2021 г., работодатель принимает её и заполняет по общим правилам.

Особенности ведения бумажной трудовой книжки

• Бумажную трудовую книжку продолжают вести только у работников, у которых она была оформлена раньше, до 2021 года.
• Если такая книжка есть, работодатель принимает её и заполняет по общим правилам, соблюдая требования к срокам и порядку внесения записей.
• При отсутствии бумажной книжки и необходимости её оформления (например, при переезде в другую организацию), работодатель оформляет новый экземпляр в присутствии работника.

Электронная трудовая книжка: как оформить и вести

С 2021 г. все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку. Это упрощает процесс, повышает прозрачность и снижает риск потери документа.

• Оформление – работодатель регистрирует сотрудника в системе ФСЗТ, после чего данные автоматически попадают в электронный реестр.
• Ведение – все изменения в трудовой деятельности (смены должностей, увольнения, начисления и т.д.) фиксируются в реестре.
• Получение выписки – работник может в любой момент скачать официальную выписку из личного кабинета ФСЗТ.

Практические советы работодателю

• Обеспечьте своевременную регистрацию нового сотрудника в системе ФСЗТ – это минимизирует задержки в оформлении.
• Проверьте наличие бумажной трудовой книжки у сотрудника, если он ранее трудоустраивался до 2021 года.
• Обучите персонал, ответственный за оформление, правилам заполнения и срокам – это снизит риск ошибок.
• Сохраняйте копии всех документов в электронном виде – это удобно для контроля и аудита.

Краткое резюме

При первом официальном трудоустройстве трудовую книжку оформляет работодатель. В большинстве случаев это отдел кадров, но может быть и другое уполномоченное лицо. Оформление должно происходить в присутствии работника и завершаться не позднее недели с даты начала работы. С 2021 г. для новых сотрудников создаётся только электронная трудовая книжка, однако бумажные экземпляры остаются актуальными для тех, кто имел их до этого года. Соблюдение сроков и правильное ведение документа обеспечит законность трудовых отношений и защиту прав обеих сторон.