С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат․ Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, это не является препятствием для трудоустройства․ Работодатель не имеет права отказать кандидату в приеме на работу по этой причине — такой отказ будет незаконным и может быть обжалован․
Однако для отдела кадров и бухгалтерии отсутствие этого документа создает определенные сложности, так как необходимо правильно оформить сотрудника и учесть его предыдущий стаж․ В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий в подобных ситуациях․
Нормативная база: что говорит закон?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является обязательным документом при заключении трудового договора․ Однако там же указано важное исключение: если трудовая книжка отсутствует (утеряна, повреждена или кандидат устраивается на работу впервые), работодатель обязан оформить новую․
Также стоит помнить о статье 64 ТК РФ, которая запрещает необоснованный отказ в приеме на работу․ Отсутствие трудовой книжки не может служить причиной отказа․
Пошаговый алгоритм действий работодателя
Если к вам пришел отличный специалист, но сообщил об утере трудовой книжки, действуйте по следующему плану:
Шаг 1․ Получение заявления от работника
Первое и самое главное действие — работник должен написать заявление с просьбой выдать ему новую трудовую книжку․ В заявлении необходимо указать причину: утеря, порча и т․д․
Важно: Если сотрудник утверждает, что книжку потерял предыдущий работодатель, то по закону (п․ 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек) именно предыдущий работодатель обязан выдать дубликат․ Но на практике часто бывает так, что связаться с прошлым местом работы невозможно (компания ликвидирована, находится в другом регионе и т․д․)․ В этом случае текущий работодатель все равно должен оформить новый документ по заявлению сотрудника․
Шаг 2․ Оформление новой трудовой книжки
На основании заявления работодатель:
- Приобретает чистый бланк трудовой книжки (расходы на бланк работник должен возместить работодателю, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами компании)․
- Заполняет ьный лист новой трудовой книжки на основании данных паспорта и документов об образовании․
- Делает запись о приеме на работу в текущую организацию․
Шаг 3․ Подтверждение предыдущего стажа
Новая трудовая книжка не будет содержать информации о прошлых местах работы․ Чтобы стаж не пропал для будущей пенсии и социальных выплат, его нужно восстановить․
Для подтверждения стажа работник должен предоставить:
- Справки от прежних работодателей․
- Выписки из приказов о приеме на работу и увольнении․
- Справки из архивов․
- Сведения о трудовой деятельности из Пенсионного фонда (ныне СФР) или выписку из электронного кабинета на портале Госуслуг․
На основании этих документов в разделе «Сведения о работе» новой трудовой книжки делается итоговая запись об общем стаже․
Например: «До поступления в ООО «Ромашка» стаж работы составляет 10 лет 5 месяцев 15 дней, подтвержденный справками от․․․»․ Вносить записи по каждому прошлому работодателю по отдельности в новую бумажную книжку не нужно․
Альтернативные варианты и современные реалии
В 2026 году бумажная трудовая книжка постепенно теряет свою безальтернативность․ Рассмотрим два важных аспекта:
Если сотрудник — электронный трудовой книжке (ЭТК)
Если работник ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то бумажный бланк ему вообще не нужен․ Вся информация о его стаже хранится в базе СФР․ В этом случае:
- Вы просто заключаете трудовой договор․
- Подаете отчетность в СФР (форма ЕФС-1)․
- Запрашивать бумажную книжку не требуется․
Прием на удаленку
Что такое удаленка и ее разновидности разбираемся в нормах ТК․ Трудовой договор с удаленным работником объясняем, какие особенности существуют в этом случае․ Согласно статье 312․2 ТК РФ, если работник принимается на работу дистанционно, работодатель вообще не имеет права требовать от него бумажную трудовую книжку․
Трудовой договор с удаленным работником заключается путем обмена электронными документами․ Сведения о приеме на работу дистанционщика работодатель передает в СФР в электронном виде․ Если удаленный сотрудник потерял бумажную трудовую книжку, для работодателя это не создает никаких проблем — стаж будет формироваться в электронном виде․
Частые ошибки работодателей
Чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции, избегайте следующих действий:
- Отказ в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки․ Это прямое нарушение закона․
- Требование восстановить книжку самостоятельно как условие приема․ Работодатель обязан завести новую по заявлению․
- Взимание платы за бланк без согласия работника․ Удержать стоимость бланка из зарплаты можно только по письменному заявлению сотрудника․
- Внесение записей о прошлых местах работы со слов работника без подтверждающих документов․ Делать это категорически запрещено․
Потеря трудовой книжки кандидатом — это рядовая ситуация, которую легко урегулировать․ Главное правило: не паниковать и не отказывать соискателю․ Возьмите заявление, оформите новый бланк, а предыдущий стаж подтвердите документально (справками или выписками из ПФР)․ А в случае с удаленными сотрудниками или теми, кто перешел на ЭТК, проблема отпадает сама собой — вся информация успешно хранится и передается в цифровом формате․