Прием на работу — ответственный процесс, в рамках которого одна из ключевых задач — правильно оформить трудовую книжку (ТК) нового сотрудника. С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажный вариант все еще распространен. Работник вправе выбрать способ ведения ТК, а работодатель обязан это учесть. Если у сотрудника уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная), он должен предоставить ее данные или написать соответствующее заявление.
Важно: Законом не установлена единая форма заявления о выдаче или ведении трудовой книжки. Документ составляется в произвольной форме (на имя руководителя) или на бланке, разработанном самим работодателем. Главное — четко изложить просьбу и указать реквизиты.
🔍 Ключевые моменты на 2026 год:
- Прием на работу возможен без предъявления бумажной трудовой книжки, если работник выбрал ЭТК или не имеет стажа, подлежащего учету.
- Если бумажная ТК есть, ее обязательно принимают и вносят запись о приеме.
- Заявление требуется, чтобы: получить свою ТК на руки, оформить дубликат, перейти на ЭТК или сообщить о наличии ТК при отсутствии записи в ней о предыдущих местах работы.
📝 Виды заявлений, связанных с трудовой книжкой при приеме
Заявление о выдаче бумажной трудовой книжки на руки
Используется, если у работника уже есть заполненная бумажная ТК, и он хочет, чтобы новая запись (о приеме) вносилась в нее. После приема работодатель обязан вернуть ТК сотруднику.
Образец заявления (произвольная форма):
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
От сотрудника: Петровой Анны Сергеевны
(ФИО полностью)
Должность: менеджер по продажам
Подразделение: отдел продаж
Заявление
Прошу выдать мою трудовую книжку (серия XX № YYYYYYY, выдана [название предыдущего работодателя] [дата выдачи]) для внесения записи о приеме на работу в вашу организацию.
Прилагаю: копию трудовой книжки (все заполненные страницы).
«___» __________ 20__ г.
_________________ / Петрова А.С. /
(подпись)
Заявление о ведении электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если работник не имеет бумажной ТК или отказывается от нее в пользу ЭТК, он подает заявление о переходе на электронный формат. Это односторонний акт, не требующий согласия работодателя (если у работника нет бумажной ТК).
Образец заявления о переходе на ЭТК:
Руководителю [Название организации]
[ФИО руководителя]
От сотрудника: [Ваши ФИО]
Должность: [Ваша должность]
Заявление
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ и в связи с отсутствием у меня бумажной трудовой книжки, прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда России.
Сведения о трудовой деятельности, имеющиеся у меня на бумажном носителе (при наличии): [указать, если есть, например: «отсутствуют» или «сведения о работе в ООО «Старый работодатель» с по «].
«___» __________ 20__ г.
_________________ / [Ваша подпись] /
[Расшифровка подписи]
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки
Подается, если бумажная ТК утеряна, испорчена или содержит недействительные записи. Дубликат выдает работодатель, у которого была последняя запись. При приеме на новое место работы, если у работника нет ТК, он должен сначала получить дубликат у прошлого работодателя.
Краткий образец (направляется прошлому работодателю):
В [Название прошлой организации]
Директору
От: [Ваши ФИО], ранее работавшего(ей) в должности [должность]
Адрес: [ваш адрес], телефон: [ваш телефон]
Заявление
Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки, так как оригинал утерян/признан недействительным (указать причину).
Готов(а) предоставить необходимые документы для оформления.
«___» __________ 20__ г.
_________________ / [Ваша подпись] /
📋 Как правильно заполнить заявление: обязательные реквизиты
Любое заявление должно содержать:
- Кому: точное наименование организации и ФИО руководителя (если известно).
- От кого: полные ФИО сотрудника, его должность и подразделение.
- Заголовок «Заявление».
- Суть просьбы — четко и без двусмысленностей (выдать ТК, вести ЭТК, оформить дубликат).
- Причины (если требуются, например, «в связи с утратой»).
- Дата и личная подпись с расшифровкой.
- Приложения (если есть: копия паспорта, копия старой ТК, заявление о предоставлении сведений из ПФР и т.д.).
⚖️ Нормативная база (основные документы)
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1, 85) — основные правила ведения ТК.
- Приказ Минтруда России от № 245н — утверждает формы сведений о трудовой деятельности для ЭТК.
- Постановление Правления ПФР — регламентирует работу ИС ПФР для ЭТК.
❓ Частые вопросы (FAQ)
Можно ли принять на работу без трудовой книжки?
Да, если:
- Работник впервые устраивается на работу (нет стажа).
- Работник выбрал электронную трудовую книжку и предоставил заявление.
- Работник предоставил сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа из ПФР (по запросу работодателя).
Нет, если: у работника есть бумажная трудовая книжка, ее необходимо принять и внести запись.
Что делать, если в заявлении ошибка?
Если ошибка несущественная (опечатка в дате), ее можно исправить на месте, сверив с паспортом, и поставить подпись. Если ошибка существенная (ФИО, паспортные данные), заявление нужно переоформить.
Куда подавать заявление?
Подается кадровому специалисту или руководителю организации. Желательно иметь второй экземпляр с отметкой о приеме (дата, подпись, печать).
✅ Практический совет для работника
При приеме на работу заранее подготовьте:
- Бумажную трудовую книжку (если есть) — проверьте, все ли записи корректны.
- Заявление о ведении ЭТК (если выбираете электронный формат).
- Копию паспорта.
- СНИЛС.
Уточните у кадровика, есть ли у организации собственный бланк заявления — это упростит процесс.
Правильное оформление документов с трудовой книжкой при приеме на работу, зачетная задача для обеих сторон. Для работника это гарантия учета стажа, для работодателя — исполнение требований ТК. Помните: форма заявления не унифицирована, но содержание должно быть ясным. В случае споров обращайтесь к тексту Трудового кодекса или консультируйтесь с юристом.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и практики кадрового документооборота. Рекомендуется уточнять детали в конкретной организации.