Дата актуализации информации: 11:53:00 ()

Трудовая книжка традиционно считается одним из ключевых документов при оформлении трудовых отношений. Однако с введением электронной трудовой книжки (ЭТК) и изменений в законодательстве вопрос о её обязательности стал более сложным. В данной статье мы подробно рассмотрим, какие нормы регулируют предоставление трудовой книжки при приёме на работу, когда можно обойтись без бумажного варианта и какие документы действительно требуются работодателю.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) – перечисляет обязательные документы при приёме на работу: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (выписка из электронной трудовой книжки), ИНН, СНИЛС и др.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ – ввёл обязательный электронный учёт трудовой деятельности с .
• Постановления Роструда и разъяснения КонсультантПлюс – уточняют порядок ведения и хранения трудовых книжек, сроки внесения записей и особенности при короткой работе (≤5 дней).

Когда трудовая книжка обязательна?

Согласно нормативным актам, трудовая книжка (или её электронный эквивалент) является обязательным документом при приёме на работу, за исключением следующих случаев:

1. Работа по совместительству – при оформлении внутреннего совместителя трудовая книжка не требуется, если основное место работы уже ведёт её.
2. Первое трудоустройство после – если сотрудник никогда ранее не был трудоустроен, оформлять бумажную трудовую книжку не требуеться (п.8 ст.2 Федерального закона № 439‑ФЗ). В этом случае достаточно предоставить сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
3. Кратковременная работа (≤5 дней) – если специалист проработал 5 дней или меньше и решил уволиться, трудовая книжка ему возвращается без записей (разъяснение Роструда).

Электронная трудовая книжка: альтернатива бумажному варианту

С работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд РФ через отчёт ЕФС‑1. Это означает, что:

• Сотрудник, уже перешедший на ЭТК, не обязан предоставлять бумажную трудовую книжку при приёме на работу (ЭЛКОД, КонсультантПлюс).
• Работодатель должен принять электронные сведения (выписку из ЭТК) и, если сотрудник желает вести бумажную книжку одновременно, обеспечить её ведение и хранение.
• При приёме на работу необходимо запросить у кандидата либо бумажную трудовую книжку, либо выписку из электронной трудовой книжки, подтверждающую стаж и предыдущие места работы.

Порядок оформления и ведения трудовых книжек в 2026 году

Основные требования, вытекающие из разъяснений КонсультантПлюс и нормативных актов:

• Записи о приёме на работу, переводе, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия после издания приказа (распоряжения) не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения.
• Трудовая книжка должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
• Если запись о приёме внесена до того, как новичок сообщил об уходе, необходимо в общем порядке добавить данные о расторжении договора.
• Работодатель обязан обеспечить учёт, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним.
• При приёме на работу работодатель обязан подать сведения о трудовой деятельности в составе отчёта ЕФС‑1 не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверяйте формат предоставляемого документа – запросите у кандидата либо бумажную трудовую книжку, либо выписку из ЭТК (или справку из ПФР о стаже).
2. Фиксируйте дату получения документа – это поможет соблюсти недельный срок для внесения записи.
3. Ведите двойной учёт при необходимости – если сотрудник желает вести одновременно бумажную и электронную книжку, обеспечьте синхронность записей.
4. Обучайте кадровую службу – знакомьте сотрудников с последними изменениями в законодательстве (постановления Роструда, разъяснения КонсультантПлюс) и порядком формирования отчёта ЕФС‑1.
5. Храните документы надлежащим образом – обеспечьте конфиденциальность и сохранность трудовых книжек в соответствии с внутренними нормами и требованиями трудового законодательства.

Таким образом, предоставление трудовой книжки при приёме на работу остаётся обязательным в большинстве случаев, но законодательство допускает альтернативы в виде электронной трудовой книжки и освобождает от этого требования определённые категории работников (первое трудоустройство после 2021 года, работа по совместительству, кратковременная занятость ≤5 дней). Работодателям важно правильно интерпретировать нормы ТК РФ, Федерального закона № 439‑ФЗ и разъяснения контролирующих органов, чтобы избежать ошибок в оформлении и хранении трудовых документов.

Соблюдение перечисленных рекомендаций позволит не только соответствовать овым требованиям, но и обеспечить прозрачность и надёжность кадрового учёта в организации.