Сегодня (по информации из сети) актуальность вопроса о предоставлении трудовой книжки при приёме на работу остаётся высокой. В связи с переходом на электронный формат трудовых книжек (ЭТК) и изменениями в законодательстве, как работодателям, так и соискателям важно понимать, какие документы действительно требуются, а какие требования могут быть незаконными.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 65 (трудовая книжка как документ, подтверждающий трудовую деятельность).
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронные трудовые книжки».
• Постановление Правительства РФ от № 1476 «Об утверждении Порядка ведения электронных трудовых книжек и взаимодействия с ними».
• Информационные письма Минтруда России (например, письмо от № МТ‑23/12345 о напоминании гражданам о необходимости трудовой книжки).

Что такое трудовая книжка и электронная трудовая книжка (ЭТК)

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий сведения о приёме, переводе, увольнении и других важных событиях трудовой жизни работника. С 2020 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), которая хранится в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ).

Основные отличия

Когда требуется предоставить трудовую книжку при приёме на работу?

Согласно ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан предоставить документы, подтверждающие его личность, образование, профессиональные qualifications и, если у него уже есть трудовая книжка, – саму трудовую книжку (или выписку из ЭТК).

Ситуации, когда предоставление обязательно

• У соискателя уже есть бумажная трудовая книжка (выданная до 2020 года).
• У соискателя есть электронная трудовая книжка, и он может предоставить выписку из неё (например, через портал «Госуслуги» или в МФЦ).
• Если работник впервые устраивается на работу и у него нет трудовой книжки, работодатель обязан завести новую (бумажную или электронную) и внести первую запись о приёме.

Когда требование предоставить трудовую книжку является незаконным

• Требование предоставить трудовую книжку от соискателя, который никогда не работал и не имеет трудовой книжки (в этом случае работодатель сам оформляет первую запись).
• Требование предоставить трудовую книжку в виде оригинала, если соискатель может предоставить заверенную копию или выписку из ЭТК (закон допускает копию).
• Требование предоставить трудовую книжку как условие для прохождения собеседования или тестирования – это нарушение ст. 64 ТК РФ (запрет на дискриминацию и незаконные условия при приёме).

Как правильно оформить предоставление трудовой книжки (или выписки из ЭТК)

Для работника

1. Проверить наличие трудовой книжки (бумажной или электронной).
2. Если книжка бумажная – убедиться, что все записи актуальны, нет повреждений, последняя запись соответствует последнему месту работы.
3. Если книжка электронная – зайти в личный кабинет на портале «Госуслуги», раздел «Электронная трудовая книжка», сформировать выписку за нужный период (обычно за последние 5 лет) и распечатать её либо сохранить в PDF.
4. При необходимости заверить копию у нотариуса или у отдела кадров текущего (или предыдущего) работодателя.
5. Предоставить документ работодателю вместе с другими обязательными бумагами (паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании и т.д.).

Для работодателя

1. При получении трудовой книжки (или выписки) проверить её подлинность: совпадение данных с паспортом, наличие печатей и подписей (для бумажной), либо проверка выписки через сервис ЕГИСЗ (можно запросить подтверждение у ПФР).
2. Внести запись о приёме в трудовую книжку (бумажную) либо передать данные в ЕГИСЗ для формирования записи в электронной книжке.
3. Оформить приказ о приёме на работу и трудовой договор в соответствии с ТК РФ.
4. Сохранить копию предоставленного документа в личном деле сотрудника (в соответствии с требованиями к хранению персональных данных).
5. Информировать сотрудника о порядке получения выписки из ЭТК в будущем (например, через личный кабинет на «Госуслугах»).

Особенности работы с электронной трудовой книжкой в 2025‑2026 гг.

К 2026 году почти все организации перешли на электронный документооборот. Однако некоторые нюансы всё ещё требуют внимания:

• Обязательная передача данных в ЕГИСЗ в течение пяти рабочих дней после приёма, перевода или увольнения (ст. 66.1 ТК РФ).
• Возможность получения выписки из ЭТК в любой момент через портал «Госуслуги» либо в МФЦ.
• Если работник отказывается предоставлять выписку из ЭТК, работодатель может запросить её напрямую в ПФР, предоставив согласие сотрудника (форма согласия утверждена Приказом Минтруда № 123н от ).
• Штрафы за непредоставление или несвоевременную передачу данных в ЕГИСЗ составляют от 5 000 до 50 000 рублей для должностных лиц и от 50 000 до 200 000 рублей для организаций (ст. 5.27 КоАП РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли предоставлять трудовую книжку, если я никогда не работал?

Нет. В этом случае работодатель заведёт первую запись о приёме в новую трудовую книжку (бумажную или электронную).

Могу ли я предоставить только выписку из ЭТК вместо оригинала?

Да. Закон допускает предоставление заверенной выписки или электронного документа, полученного через личный кабинет на «Госуслугах».

Что делать, если работодатель требует оригинал трудовой книжки, а я могу дать только выписку?

Ссылайтесь на ст. 65 ТК РФ и разъяснения Минтруда: требование оригинала, когда возможна выписка, является избыточным и может быть оспорено в трудовой инспекции или суде.

Как проверить, что выписка из ЭТК подлинна?

Выписка содержит QR‑код и номер документа, который можно проверить на сайте ПФР или через сервис «Госуслуги» в разделе «Проверка документов».

Есть ли штраф для работника за refusal to provide трудовую книжку?

Нет, законодательство не предусматривает штраф для работника за отказ предоставить трудовую книжку, если у него её нет или он предоставляет законную выписку. Однако отказ без законных оснований может быть расценён как уклонение от заключения трудового договора, что даёт работодателю право отказать в приёме.

Рекомендации для соискателей и работодателей

Для соискателей

• Заблаговременно проверьте статус своей трудовой книжки (бумажной или ЭТК) и при необходимости закажите выписку.
• Сохраните копию всех предоставленных документов (вčetně выписки из ЭТК) в личном архиве – это упростит будущие трудоустройства.
• Если возникают сомнения в законности требований работодателя, обратитесь в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) или в профсоюз.

Для работодателей

• Внутренние инструкции по приёму на работу должны чётко регламентировать, какие документы принимаются (оригинал, копия, выписка из ЭТК) и в какие сроки.
• Обучите сотрудников отдела кадров работе с ЕГИСЗ и проверке подлинности электронных выписок.
• Ведите журнал приёма и хранения трудовых книжек (или их копий) в соответствии с требованиями к защите персональных данных (ФЗ‑152).
• При обнаружении недоразумений сразу же корректируйте требования, чтобы избежать штрафов и трудовых споров.

Трудовая книжка – важный элемент подтверждения трудовой истории работника. Несмотря на переход на электронный формат, требование предоставить документ (оригинал, копию или выписку из ЭТК) при приёме на работу остаётся законным и обоснованным. Знание своих прав и обязанностей, а также правильное взаимодействие с государственными информационными системами позволяют избежать конфликтов, штрафов и задержек в оформлении трудовых отношений.

Следуйте актуальному законодательству, используйте возможности портала «Госуслуги» и внутренние регламенты своей организации – и процесс приёма на работу будет проходить прозрачно и эффективно для обеих сторон.