Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю сотрудника․ С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в системе Пенсионного фонда России․ Однако бумажный вариант всё ещё используется, если работник не отказался от него․
Содержание статьи
- Что такое трудовая книжка и её виды
- Зачем трудовая книжка нужна при приёме в филиал
- Какие документы необходимо предоставить
- Пошаговая процедура приёма
- Электронная трудовая книжка: особенности и преимущества
- Перевод трудовой книжки в другой филиал
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Что такое трудовая книжка и её виды
Трудовая книжка – документ, в котором фиксируются:
- Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Даты приема и увольнения;
- Должности, разряды, оклады;
- Сведения о прохождении профессионального обучения и повышения квалификации․
Существует два официальных варианта:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, выдаётся в виде печатного документа․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в базе данных ПФР․ Доступ к ней имеет как работник, так и его работодатель․
Зачем трудовая книжка нужна при приёме в филиал
При приёме на работу в любой филиал (в т․ч․ в дочерние организации) работодатель обязан:
- Убедиться в наличии у кандидата трудовой книжки (бумажной или электронной);
- Внести запись о приёме в трудовую книжку;
- Оформить трудовой договор в соответствии с ТК РФ․
Отсутствие трудовой книжки может привести к задержке в оформлении, а в некоторых случаях – к отказу в приёме․
Какие документы необходимо предоставить
Для оформления приёма в филиал обычно требуется следующий пакет:
- Трудовая книжка (бумажная) или согласие на использование ЭТК;
- Паспорт гражданина РФ;
- СНИЛС;
- ИНН (по желанию, если требуется для расчётов);
- Документы об образовании (диплом, сертификаты);
- Справка о состоянии здоровья (форма 086/у);
- Заявление работника о приёме на работу (по образцу работодателя)․
Пошаговая процедура приёма
Шаг 1․ Подготовка документов
Кандидат собирает все перечисленные выше документы․ Если используется ЭТК, необходимо подтвердить согласие в личном кабинете ПФР․
Шаг 2․ Собеседование и согласование условий
Работодатель обсуждает должностные обязанности, уровень оплаты, график работы и прочие условия․
Шаг 3․ Оформление трудового договора
Трудовой договор подписывается обеими сторонами․ В договоре указывается:
- Наименование организации‑работодателя (филиала);
- Полное ФИО работника;
- Должность и оклад;
- Дата начала работы․
Шаг 4․ Внесение записи в трудовую книжку
Если у работника бумажная книжка, в ней делается запись:
Приём на работу: «[Дата]» – «[Наименование филиала]», «[Должность]», «[Оклад]»․
Для ЭТК запись производится автоматически системой ПФР после подтверждения работодателем․
Шаг 5․ Регистрация в системе ПФР (для ЭТК)
Работодатель в личном кабинете ПФР вводит сведения о приёме, прикладывает копию договора и подтверждает запись․
Шаг 6․ Выдача справок и инструкций
Работнику выдаются:
- Справка о приёме на работу (для банков, виз и т․п․);
- Инструкция по использованию ЭТК (если применимо)․
Электронная трудовая книжка: особенности и преимущества
ЭТК хранится в социальном фонде и имеет ряд преимуществ:
- Удобство доступа – работник может просматривать запись онлайн в любой момент;
- Отсутствие риска потери – документ не может быть утерян или повреждён;
- Автоматическое обновление – при переводе в другой филиал запись вносится без бумажных действий;
- Сокращение бюрократии – меньше бумажных форм и подписей․
Для использования ЭТК необходимо:
- Подать заявление в ПФР (можно онлайн);
- Получить подтверждение о регистрации ЭТК;
- Уведомить работодателя о наличии ЭТК․
Перевод трудовой книжки в другой филиал
Если сотрудник переходит из одного филиала в другой той же организации, процедура упрощена:
- Для бумажной книжки работодатель делает запись о переводе: «Перевод в филиал «[Наименование]» с «[дата]»»․
- Для ЭТК работодатель в системе ПФР меняет место работы, указав новый филиал․ Запись обновляется автоматически․
Важно: работник должен подписать согласие на перевод, а в договоре отразить новые условия (если они изменились)․
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие трудовой книжки – убедитесь, что у кандидата есть книжка или подтверждённый доступ к ЭТК․
- Неправильные даты – даты приёма и увольнения должны совпадать в договоре и в книжке․
- Неоформленные переводы – при переходе в другой филиал обязательно делайте запись о переводе․
- Отказ от ЭТК без письменного заявления – если работник не хочет использовать электронный вариант, он обязан подать письменный отказ․
- Отсутствие подписи работодателя в ЭТК – запись в системе ПФР считается действительной только после подтверждения работодателем․
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли работать в филиале без трудовой книжки?
Теоретически – да, если работник согласен использовать только электронную трудовую книжку․ В таком случае необходимо оформить заявление о согласии в ПФР․
Вопрос 2: Как быстро обновляется запись в ЭТК после приёма?
После ввода данных в системе ПФР запись появляется в течение 1–3 рабочих дней․
Вопрос 3: Что делать, если в бумажной книжке допущена ошибка?
Ошибка исправляется штампом «Исправление» и подписью работодателя․ При необходимости можно оформить дополнительное заявление․
Вопрос 4: Нужно ли сдавать трудовую книжку в филиал при переводе?
Нет․ Книжка остаётся у работника․ Работодатель вносит запись о переводе, а работник сохраняет книжку․
Вопрос 5: Как проверить, что запись в ЭТК внесена правильно?
Войдите в личный кабинет ПФР, откройте раздел «Электронная трудовая книжка» и проверьте дату, название филиала и должность․
Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего филиала или в Пенсионный фонд России для получения консультации по электронной трудовой книжке․