В 2026 году институт трудовых книжек претерпел значительные изменения, однако бумажный документ по-прежнему остается важным элементом кадрового делопроизводства для тех, кто сделал выбор в его пользу. Особые вопросы возникают у работодателей и сотрудников, когда речь заходит о коротком периоде работы — например, о двух месяцах. Нужно ли заводить книжку? Как правильно рассчитать компенсацию? Что делать с электронной формой? В этой статье мы подробно разберем все нюансы.
Нужна ли трудовая книжка, если сотрудник отработал всего 2 месяца?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Это означает, что даже если сотрудник отработал всего 2 месяца (или даже меньше), запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) обязательна, если соблюдены следующие условия:
- Сотрудник принят на основную работу (не по совместительству).
- Работодатель является юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем.
- Сотрудник ранее не отказался от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронной (для событий до 2021 года) или выбрал бумажный формат.
Важно: Если работник трудился менее 5 дней, запись в трудовую книжку не вносится. Однако 2 месяца работы — это безусловное основание для внесения записи о приеме и последующем увольнении.
Оформление бумажной трудовой книжки: пошаговая инструкция
Если сотрудник выбрал бумажный формат или не подавал заявления о переходе на электронный (для тех, кто начинал работу до 2021 года), работодатель должен оформить записи согласно установленным правилам.
Правила заполнения дат
Даты в трудовой книжке указываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначным.
Пример: При приеме на работу 10 февраля 2026 года запись делается так: .
Порядок действий при приеме и увольнении
- Прием на работу: В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о приеме с указанием должности и структурного подразделения. В графе 4 указывается реквизит приказа о приеме.
- Ведение в течение 2 месяцев: Записи о переводах (если они были) вносятся аналогично. Если сотрудник переводился на другую постоянную работу, это также фиксируется.
- Увольнение: По истечении 2 месяцев вносится запись об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ) и реквизитов приказа.
- Заверение: Все записи заверяются подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Сотрудник также ставит свою подпись.
Примечание: Если трудовая книжка заполняется на двух языках (например, в национальных республиках РФ), заверять необходимо оба текста (согласно п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Расчет компенсации за отпуск при стаже 2 месяца
Один из самых частых вопросов при коротком сроке работы — расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении; Согласно действующему законодательству и разъяснениям, отпускной стаж рассчитывается в месяцах.
Правило округления:
- Если отработано менее 15 дней в неполном месяце, этот период не учитывается.
- Если отработано 15 и более дней, месяц округляется в большую сторону (считается как полный).
Пример расчета для 2 месяцев работы
Предположим, работник отработал ровно 2 календарных месяца (например, с по ). За каждый полный месяц работы положено 2,33 дня отпуска (28 дней / 12 месяцев).
Расчет: 2 месяца × 2,33 = 4,66 дня.
Однако, если период работы составил, например, 42 календарных дня (1 месяц и 12 дней), то расчет будет следующим:
- 1 полный месяц = 2,33 дня.
- Остаток 12 дней (менее 15) не округляется.
На практике: При увольнении через 2 месяца работы чаще всего выплачивается компенсация за 4–5 дней отпуска.
Электронная трудовая книжка: отчетность в 2026 году
С 1 января 2021 года, и продолжая действовать в 2026 году, работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР).
Сроки подачи отчетности
- Прием и увольнение: Сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (подписания документа).
- Переводы: Сведения о переводах на другую постоянную работу подаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
- Переход на электронную форму: Если сотрудник впервые устраивается на работу в 2026 году, бумажная трудовая книжка ему не оформляется. Сведения о его деятельности ведутся только в электронном виде. Информация об этом отражается в форме ЕФС-1 (раздел 1, подраздел 1.1).
Срок сдачи отчета о переходе (если заявление подано в текущем месяце) — не позднее 25 числа следующего месяца.
Ответственность и наличие двух трудовых книжек
Часто возникает ситуация, когда у работника обнаруживается две трудовые книжки. Иметь две действующие трудовые книжки одновременно нельзя.
Трудовая книжка — это базовый документ, который заводится один раз и следует за работником от работодателя к работодателю. Если выясняется, что у сотрудника их две:
- Одна из них (как правило, более поздняя или заполненная с нарушениями) признается недействительной.
- Работодатель должен уведомить сотрудника о необходимости предоставить одну validную книжку.
- Ведение записей в две разные книжки разными работодателями может привести к проблемам с подсчетом стажа, уплатой налогов и пенсионными отчислениями.
За наличие двух трудовых книжек прямая уголовная ответственность для работника в текущем законодательстве не предусмотрена, но это может вызвать вопросы у контролирующих органов при проверке легальности трудоустройства и уплаты налогов. Работодатель же рискует получить штраф за неправильное ведение кадрового делопроизводства, если будет вносить записи во вторую, недействительную книжку.
Контроль бланков и отчетность внутри организации
Лицо, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан вести строгий учет бланков. По окончании каждого месяца составляется отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей, а также о суммах, полученных за оформленные документы (если стоимость книжки оплачивалась работником или организацией в предусмотренных случаях).
На ьном листе трудовой книжки обязательно должна стоять печать организации (если работодатель использует печать), выдавшей книжку. Отсутствие печати может стать причиной признания записи недействительной при оформлении пенсии.
Работа длительностью в 2 месяца, это полноценный трудовой период, требующий правильного документального оформления. Независимо от срока, работодатель обязан:
- Внести запись о приеме и увольнении (в бумажную или электронную книжку).
- Сдать отчетность в СФР в установленные сроки (на следующий день после увольнения).
- Рассчитать и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск (примерно 4-5 дней).
- Проверить наличие только одной действующей трудовой книжки у сотрудника.
Соблюдение этих правил защитит и работодателя от штрафов, и работника от проблем с будущим стажем и пенсией.