Дата подготовки материала: 21 мая 2026 г․
Вопрос о том, нужна ли трудовая книжка работнику, оформленному по контракту, часто возникает у кадровых специалистов и самих сотрудников․ В законодательстве РФ чётко прописано, что при заключении трудового договора (в т․ч․ срочного – контракта) работодатель обязан оформить трудовую книжку, если иное не предусмотрено законом․ Ниже рассмотрены нормативные основания, порядок внесения записей, особенности электронной трудовой книжки и практические рекомендации по учёту стажа․
Нормативная база
Трудовой кодекс РФ
- Статья 65 ТК РФ – при заключении трудового договора впервые работодатель оформляет трудовую книжку (за исключением случаев, когда законом предусмотрено иное)․
- Запрещено требовать от поступающего на работу документы, не предусмотренные ТК РФ и другими федеральными актами․
Правила ведения и хранения трудовых книжек
Постановление Правительства РФ от № 225 (с изменениями) устанавливает, что в трудовую книжку вносятся, помимо сведений о работе, записи:
- о времени военной службы;
- о времени службы в органах внутренних дел, ФСБ, МЧС и других формированиях, где есть воинские или специальные звания;
- о заключении и продлении трудового договора (контракта)․
Электронная трудовая книжка
С 2021 г․ в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Согласно положениям ПФР, при приёме на работу сотрудник может предъявить либо бумажную трудовую книжку, либо сведения из ЭТК (выписку с сайта pfr․gov․ru)․ Работодатель обязан принять любой из этих вариантов․
Трудовая книжка при приёме на работу по контракту
Когда оформляется бумажная трудовая книжка?
Если у сотрудника ещё нет трудовой книжки (например, он впервые устраивается на работу или ранее имел только электронную версию и желает получить бумажный носитель), работодатель:
- Заводит новую трудовую книжку (бланк формы ТД‑1)․
- Вносит запись о приёме на работу по контракту с указанием:
- наименования организации;
- должности;
- даты приёма;
- номера и даты приказа о приёме․
- Ставит подпись уполномоченного лица и печать организации․
Если у сотрудника уже есть трудовая книжка
В случае наличия бумажной или электронной трудовой книжки достаточно внести запись о новом контракте:
- В бумажную книжку – в раздел «Сведения о работе»․
- В электронную – через личный кабинет на портале ПФР (услуга «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности»)․
Внесение записей о службе по контракту
Основные сведения, которые должны быть отражены
- Дата заключения контракта (приказа о приёме)․
- Дата окончания контракта (если известна)․
- Наименование организации и её структурного подразделения․
- Должность, которую занимает сотрудник․
- Номер и дата приказа о заключении/продлении контракта․
Продление и заключение нового контракта
Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при каждом продлении или заключении нового трудового договора (контракта) в трудовую книжку вносится отдельная запись․ Это подтверждает непрерывность трудового стажа и необходимо для начисления пособий по временной нетрудоспособности, расчёта пенсионных прав и т․д․
Электронная трудовая книжка: как работать с ней
Получение выписки
Для подтверждения трудовой деятельности сотрудник может заказать выписку из ЭТК:
- Войти в личный кабинет на сайте
pfr․gov․ru․ - Выбрать раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности»․
- Указать период, за который нужна выписка, и получить документ в электронном виде (PDF) либо распечатать его․
Внесение данных работодателем
Работодатель, имеющий доступ к системе ПФР, обязан:
- Передавать сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых действиях в электронный вид не позднее пяти рабочих дней с даты события․
- Убедиться, что запись о контракте отражается в разделе «Трудовая деятельность» с указанием всех реквизитов приказа;
Особенности оформления при срочном трудовом договоре (контракте)
Срочный трудовой договор не освобождает от обязательности ведения трудовой книжки․ Если у сотрудника ранее не было трудовой книжки, работодатель обязан её завести․ Если книжка уже существует (бумажная или электронная), в неё вносится запись о срочном контракте точно так же, как и о бессрочном договоре․
Что делать, если у сотрудника нет постоянного места работы?
- Завести трудовую книжку при первом приёме по контракту․
- При последующих контрактах (даже если они у разных работодателей) продолжать вносить записи в одну и ту же книжку․
- При переходе на электронную форму – перенести накопленные данные в ЭТК (можно сделать через ПФР, предоставив копии бумажных записей)․
Подтверждение стажа для больничного и других социальных выплат
Согласно разъяснениям КонсультантПлюс и ГАРАНТ․РУ, для расчёта среднего заработка (и, следовательно, пособия по временной нетрудоспособности) в стаж включаются:
- Периоды работы по трудовому договору (в т․ч․ по контракту)․
- Периоды военной службы, службы в ОВД, МЧС и других формированиях, где есть воинские или специальные звания (подтверждаются военным билетом или записью в трудовой книжке)․
- Иные периоды, предусмотренные законодательством (например, отпуск по беременности и родам, уход за ребёнком и т․д․)․
Таким образом, служба по контракту полностью учитывается при начислении больничного, декретных выплат и при формировании пенсионного стажа․
Практические рекомендации для кадровых служб
- Проверять наличие трудовой книжки у newly hired сотрудника при приёме на работу․ Если её нет – завести новую․
- Вносить запись о контракте немедленно после издания приказа о приёме/продлении, используя обязательные реквизиты (наименование организации, должность, даты, номер и дата приказа)․
- При использовании ЭТК – своевременно передавать сведения в ПФР и предоставлять сотруднику выписку по его запросу․
- Хранить копии приказов о заключении и продлении контрактов в личном деле сотрудника (это упрощает внесение записей и служит доказательством при спорах)․
- Обучать кадровых специалистов правилам заполнения как бумажных, так и электронных трудовых книжек, включая особенности внесения записей о военной и специальной службе․
Контрактники, как и любые другие работники, обязаны иметь трудовую книжку (бумажную или электронную)․ Законодательство чётко регламентирует порядок её ведения при приёме, продлении и завершении контракта․ Запись о службе по контракту включается в трудовую стаж и полностью учитывается при начислении больничного, декретных выплат и формировании пенсионных прав․ Соблюдение указанных норм обеспечивает прозрачность кадрового учёта и защищает права как работника, так и работодателя․
Материал подготовлен на основе информации из открытых источников (ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 225 от , разъяснения КонсультантПлюс, ГАРАНТ․РУ, ПФР) и актуален на 21 мая 2026 г․