Вопрос о том, может ли работодатель по совместительству вносить записи в трудовую книжку, часто вызывает недоумение как у сотрудников, так и у кадровых работников. В России правила ведения трудовых книжек строго регламентированы Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 695. Разберёмся подробно, как всё устроено на практике.

Основной принцип: трудовая книжка ведётся только по месту основной работы

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Она ведётся только одним работодателем, по месту основной работы.

Это означает, что:

• Если сотрудник работает по основному месту работы и дополнительно, по совместительству, то записи о приёме, переводе, увольнении и других изменениях вносятся исключительно в трудовую книжку по основному месту работы.
• Работодатель по совместительству не имеет права вносить в трудовую книжку никаких записей, даже если сотрудник предоставил ей ему для этого.

А что если сотрудник хочет, чтобы запись была и у совместителя?

Закон позволяет работнику по собственной инициативе получить запись о работе по совместительству в трудовую книжку — но только при одном условии:

1. Сотрудник предоставляет работодателю по совместительству письменное заявление о желании внести запись о работе по совместительству в трудовую книжку.
2. Он предоставляет оригинал трудовой книжки (или заверенную копию, если оригинал хранится у основного работодателя).
3. Он предоставляет документ, подтверждающий приём на работу по совместительству — например, приказ о приёме на должность.

Только при наличии всех этих документов работодатель по совместительству вправе внести запись в трудовую книжку. При этом:

• Запись вносится на основании приказа о приёме на работу по совместительству.
• Запись оформляется в порядке, установленном для основного работодателя: указывается наименование организации, должность, дата приёма.
• Запись делается в разделе «Работа по совместительству» (если такой раздел есть) или в общем порядке, но с пометкой «по совместительству».

Важно: работодатель по совместительству не обязан вносить запись!

Закон не обязывает работодателя по совместительству вносить записи в трудовую книжку. Это исключительно право, а не обязанность работодателя. Многие компании, особенно небольшие, отказываются от этой процедуры из-за:

• Риска ошибок при оформлении;
• Необходимости хранить трудовую книжку сотрудника (что создаёт дополнительную административную нагрузку);
• Отсутствия чёткой инструкции в внутренних регламентах.

Поэтому, если вы работаете по совместительству и хотите, чтобы ваш стаж по этой работе был отражён в трудовой книжке — обязательно заранее запросите у работодателя возможность внесения записи. Не ждите, что это сделают автоматически.

Что делать, если трудовая книжка хранится у основного работодателя?

Если ваша трудовая книжка находится у основного работодателя, вы можете:

1. Получить у основного работодателя выписку из трудовой книжки (заверенную копию) — это допускается законом.
2. Предоставить эту выписку работодателю по совместительству.
3. Запросить у совместителя внесение записи на основании выписки и приказа о приёме.

Работодатель по совместительству вправе принять заверенную копию трудовой книжки для внесения записи — это не нарушение закона.

Как правильно оформить запись о работе по совместительству?

Запись должна содержать следующие элементы:

• Дата приёма на работу по совместительству;
• Наименование организации-работодателя по совместительству;
• Должность, на которую принят сотрудник;
• Пометка: «по совместительству»;
• Номер и дата приказа о приёме;
• Подпись ответственного лица и печать организации (если есть).

Пример записи:

«Принят на работу по совместительству на должность бухгалтера с г. Приказ № 12/2025 от г.»

Что происходит при увольнении по совместительству?

При увольнении по совместительству запись в трудовую книжку вносится только по письменному заявлению работника и при наличии трудовой книжки (или её заверенной копии).

Запись оформляется аналогично:

«Уволен по собственному желанию с должности бухгалтера по совместительству г. Приказ № 45/2026 от г.»

При этом работодатель по совместительству не обязан выдавать сотруднику трудовую книжку, он возвращает её обратно, как и получил;

Современная реальность: цифровая трудовая книжка

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Если сотрудник выбрал цифровой формат, то:

• Все записи о трудовой деятельности (включая работу по совместительству) автоматически передаются в Пенсионный фонд РФ работодателем через отчёт СЗВ-ТД.
• Работодатель по совместительству обязан передавать сведения о приёме и увольнении в ПФР — независимо от того, есть ли у сотрудника бумажная трудовая книжка.
• Сотрудник может проверить все свои записи в личном кабинете на сайте ПФР или портале Госуслуг.

Важно! Даже при наличии электронной трудовой книжки, работодатель по совместительству не вносит записи в бумажную трудовую книжку — если только сотрудник не предоставил её и не попросил об этом.

1. Работодатель по совместительству не обязан вносить записи в трудовую книжку — это его право, а не обязанность.
2. Запись может быть внесена только по письменному заявлению сотрудника и при наличии трудовой книжки (или её заверенной копии).
3. Запись оформляется по тем же правилам, что и на основном месте работы, с пометкой «по совместительству».
4. При наличии электронной трудовой книжки, все данные о совместительстве автоматически попадают в ПФР, и бумажная запись не обязательна.
5. Если вы хотите, чтобы ваш стаж по совместительству был учтён при назначении пенсии — обязательно запросите внесение записи и сохраняйте все приказы и трудовые договоры.

Рекомендация для сотрудников

Если вы работаете по совместительству и планируете выходить на пенсию — не полагайтесь на автоматику. Запросите у работодателя по совместительству внесение записи в трудовую книжку. Сохраняйте копии приказов, трудовых договоров и выписок. Это сэкономит вам время и нервы при оформлении пенсии.

Рекомендация для работодателей

Если вы принимаете сотрудника по совместительству и хотите упростить ему жизнь — вносите запись в трудовую книжку по его просьбе. Это повышает доверие, снижает риски споров и демонстрирует профессионализм вашей кадровой службы.

Помните: закон не запрещает — он просто не обязывает. И в этом — ваш выбор.