Вопрос о том, обязательно ли оформлять трудовую книжку при работе по совместительству, является одним из самых частых как у соискателей, так и у работодателей. С учетом постепенного перехода России на электронные форматы ведения кадрового учета, эта тема обрастает новыми нюансами. В данной статье мы подробно разберем, что говорит закон о совместительстве и трудовых книжках, и как действовать в 2026 году.
Что такое совместительство
Согласно Трудовому кодексу РФ, совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. При этом работать по совместительству можно как у своего текущего работодателя (внутреннее совместительство), так и у другого (внешнее совместительство).
Главное отличие совместительства от совмещения заключается в том, что оно оформляется отдельным трудовым договором и выполняется вне основного рабочего времени.
Общие правила ведения трудовой книжки
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника (ст. 66 ТК РФ). По общему правилу, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.
Однако важно помнить: трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы. Именно он является единственным законным держателем этого документа. Работодатель по совместительству не имеет права забирать или требовать оригинал трудовой книжки сотрудника.
Обязательна ли запись о совместительстве?
Ответ на этот вопрос однозначный: нет, не обязательна.
Законодательство устанавливает, что внесение сведений о работе по совместительству в трудовую книжку являеться правом, а не обязанностью работника. Это значит, что трудовой стаж и факт работы по совместительству будут юридически действительны и без записи в бумажной или электронной трудовой книжке (ЭТК). Подтверждением стажа в этом случае будет служить трудовой договор и справки о доходах.
Если работник хочет внести запись
Если сотруднику все-таки важно, чтобы факт его совместительства был отражен в трудовой книжке, он имеет на это полное право. Для этого необходимо:
- Взять у работодателя по совместительству документ, подтверждающий работу (копию приказа о приеме, справку, заверенную копию трудового договора).
- Обратиться к работодателю по основному месту работы с заявлением о внесении сведений о работе по совместительству.
- Работодатель по основному месту работы внесет соответствующую запись в бумажную трудовую книжку и передаст сведения в Социальный фонд России (СФР) для учета в электронной трудовой книжке.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и совместительство в 2026 году
С 1 января 2020 года в России была введена электронная трудовая книжка, и к 2026 году этот формат стал привычной реальностью. ЭТК представляет собой сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР).
Как происходит переход на ЭТК
Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работавших по трудовому договору), трудовая книжка автоматически открывается в электронной форме. Бумажный вариант им не оформляется.
Другие работники вправе выбрать способ ведения трудовой книжки: электронная или бумажная (ст. 66, 66.1 ТК РФ). Если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки, применяется одновременное ведение обоих вариантов — и электронного, и бумажного.
Как работодатель по совместительству передает сведения в СФР
Независимо от того, ведет работник бумажную трудовую книжку или перешел на ЭТК, работодатель по совместительству обязан сдавать отчетность в СФР.
На всех лиц, работающих по трудовым договорам (включая совместителей), работодатели подают «Сведения о трудовой деятельности» по форме ЕФС-1. Таким образом, даже если по бумажной трудовой книжке запись о совместительстве не сделана, информация о этой работе автоматически попадает в электронную базу СФР. Это гарантирует сохранность стажа и позволяет россиянам всегда проверять через личный кабинет, передает ли работодатель корректные сведения.
Внутреннее и внешнее совместительство: есть ли разница?
Внутреннее совместительство
Когда сотрудник работает по совместительству у того же работодателя, что и по основному месту работы, внести запись проще всего. Кадровому специалисту не нужно запрашивать документы из другой организации — все данные уже есть внутри компании. Работник просто пишет заявление, и отдел кадров вносит запись.
Внешнее совместительство
При внешнем совместительстве процесс немного сложнее. Как уже упоминалось выше, работнику нужно взять подтверждающий документ у «внешнего» работодателя и передать его «основному». Только основной работодатель имеет право внести запись в бумажную трудовую книжку.
- Трудовая книжка при совместительстве не обязательна. Отсутствие записи не лишает работника стажа и прав.
- Оригинал трудовой книжки остается у основного работодателя. Работодатель по совместительству не имеет права требовать её для хранения.
- Внесение записи, право работника. По его желанию и при предоставлении подтверждающих документов, запись вносит основной работодатель.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) упрощает учет. Работодатель по совместительству в любом случае передает сведения о работе в СФР по форме ЕФС-1, поэтому информация о совместительстве будет зафиксирована в электронном виде в базе Социального фонда.
Цифровизация кадрового учета значительно снизила риски потери данных и устранила необходимость носить с собой бумажный документ. Теперь наличие электронной трудовой книжки гарантирует, что весь ваш стаж, включая работу по совместительству, надежно сохранен в информационной системе СФР.