Смерть сотрудника – это событие, требующее особого подхода со стороны работодателя. Один из ключевых вопросов – как правильно оформить запись в трудовой книжке и кому её передать. Ниже подробно рассматривается процедура, правовые основы и практические рекомендации.
Правовая основа
Согласно п. 6 части первой ст. 83 Трудового кодекса РФ, смерть работника является основанием для прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Это событие автоматически приводит к необходимости:
- оформить увольнение в связи со смертью;
- записать соответствующую отметку в трудовой книжке;
- выдать книжку законному наследнику или члену семьи.
Порядок оформления регулируется Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» и Правилами оформления и выдачи трудовой книжки (п. 38, п. 43).
Кому выдается трудовая книжка после смерти работника?
В случае смерти сотрудника трудовую книжку выдают на руки члену семьи, предъявившему:
- свидетельство о смерти работника;
- документ, подтверждающий родство (например, свидетельство о браке, родительский акт и т.п.).
Выдача может происходить двумя способами:
- Под расписку – вручную, с подписью получателя.
- Почтой – по письменному заявлению одного из родственников, которое отправляется в организацию.
Если трудовая книжка оформлена в электронном виде (ЭТК) и работник до смерти перешел на такой формат, то выдача бумажной копии не требуется – все сведения уже находятся в электронной базе.
Последовательность действий работодателя
Для корректного оформления записи в трудовой книжке необходимо выполнить несколько последовательных шагов:
Подготовка документации
- Свидетельство о смерти работника;
- Документ, подтверждающий родство (для членов семьи).
- Письменное заявление (если выдача производится по почте).
- Приказ (распоряжение) об увольнении в связи со смертью.
Оформление записи в книжке
В графе «Порядковый номер записи» вносится номер новой записи, а в соответствующую строку указываются сведения о прекращении трудового договора:
- «Увольнение в связи со смертью работника – дата»;
- При необходимости – сведения о среднем заработке, расчёте компенсаций и т.д.
Выдача книжки
После внесения записи книжка выдается:
- на руки под расписку – при личном обращении родственника;
- по почте – после получения письменного заявления и копии документа, подтверждающего право на получение.
Хранение копий
Оригинал трудовой книжки остаётся в подразделении кадров до момента её повторного запроса. Если она не была получена, она хранится в организации в соответствии с требованиями к хранению (п. 43 Порядка);
Особенности оформления при наличии электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если работник до смерти самостоятельно перешёл на электронный формат, то:
- работодатель обязан был выдать ему бумажную копию в момент перехода;
- после смерти выдача дополнительной бумажной копии не требуется – сведения уже находятся в электронной базе и могут быть предоставлены по запросу наследников;
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если у умершего не было родственников, способных подать заявление?
В таком случае заявление может подать исполнитель наследства или администратор имущества, имеющий соответствующее уполномоченное право.
Как оформить расчётные выплаты после смерти работника?
Все начисления, компенсации и выплаты производятся в порядке, установленном ТК РФ, и включаются в окончательный расчёт, который оформляется отдельным документом.
Можно ли оформить запись в книжке без выдачи оригинала?
Нет. По закону запись в трудовой книжке должна быть подтверждена выдачей оригинала под расписку или по почте. Без этого оформление считается недействительным.
Оформление записи в трудовой книжке после смерти работника – это обязательный процедурный этап, который требует соблюдения ряда формальностей:
- правильного оформления приказа об увольнении;
- внесения точных сведений в соответствующую графу;
- выдачи книжки законному наследнику или члену семьи с подтверждающими документами;
- сохранения копий и соблюдения требований к их хранению.
Только при строгом соблюдении всех перечисленных пунктов можно обеспечить законность и прозрачность процедуры, а также защитить интересы как организации, так и её законных наследников.
Автор: кадровый специалист, 23 мая 2026 г.