Трудовая книжка – главный документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. При приёме на работу по совместительству её оформление имеет свои особенности, которые важно соблюсти, чтобы избежать проблем при расчёте пенсии, пособий и при проверках трудовой инспекции.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 282 – совместительство);
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ведение трудовых книжек);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 697н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (включая электронный формат).

Согласно этим нормам, трудовая книжка ведётся у основного места работы. Совместитель получает запись в своей трудовой книжке только по месту основной занятости; при работе по совместительству запись делается только в трудовой книжке, находящейся у основного работодателя. Однако если у работника нет основного места (например, он работает только по совместительству), то трудовая книжка ведётся у одного из совместителей, выбранного по соглашению сторон.

Пошаговая инструкция по оформлению

Определение места ведения трудовой книжки

1. Если у сотрудника есть основное место работы – трудовая книжка остаётся у него.
2. Если основного места нет – стороны соглашаются, у какого работодателя будет вестись книжка (обычно выбирают организацию с наибольшей продолжительностью совместительства).
3. Согласие фиксируется в письменном виде (приложение к трудовому договору или отдельное соглашение).

Подготовка документов к внесению записи

• Трудовой договор о совместительстве (должен содержать условие о совместительстве, график работы, размер оплаты).
• Приказ о приёме на работу по совместительству (форма Т‑1 или Т‑1а).
• Согласие работника на ведение трудовой книжки у выбранного работодателя (если требуется).

Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (строка 2.1). Формат записи:

Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «Альфа‑Тех»
Должность (по совместительству): инженер‑программист
Основание: приказ № 45 от о приёме на работу по совместительству
Срок действия: бессрочно (или указать конкретный срок, если договор срочный)

Запись завершается подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через систему ПФР. Для совместителя порядок такой же:

1. Работодатель, у которого ведётся ЭТК, вносит запись в личный кабинет работника на порале «Работа в России».
2. Запись содержит те же реквизиты, что и бумажная версия.
3. Сотрудник может в любой момент выписать выписку из ЭТК и предоставить её другому работодателю.

Хранение и предоставление документа

• Трудовая книжка хранится у работодателя, у которого она ведётся, в течение всего периода работы и после увольнения – не менее 50 лет (ст. 66 ТК РФ).
• При увольнении по совместительству запись не аннулируется; она остаётся в книжке как факт работы.
• Если работник меняет основное место работы, трудовая книжка передаётся новому работодателю вместе с сопроводительным письмом о предыдущих местах работы (включая совместительство).

Частые ошибки и как их избежать

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Ведите реестр совместителей. В нём фиксируйте: ФИО, основное место работы, место ведения трудовой книжки, даты приёма и увольнения по совместительству.
2. Используйте шаблоны записей. Это снижает риск опечаток и обеспечивает единообразие оформления.
3. Обучайте сотрудников отдела кадров. Проводите краткие инструкции по особенностям совместительства не реже одного раза в год.
4. Своевременно обновляйте информацию в ЭТК. При переходе работника на основное место работы или при завершении совместительства сразу вносите соответствующие записи.
5. Храните копии приказов и согласий. Они понадобятся при проверках и при восстановлении утерянной трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести две трудовые книжки – одну по основному месту, другую по совместительству?

Нет. Трудовая книжка – единственный документ о трудовой деятельности. Записи по совместительству вносятся в ту же книжку, которая ведётся у основного места работы.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку, а совместительство было его единственным местом работы?

Необходимо восстановить трудовую книжку на основании приказов, трудовых договоров и справок о периодах работы. Заявление подаётся в органы ПФР, которые выдают дубликат.

Нужно ли делать запись в трудовой книжке, если совместительство оформлено по гражданско‑правовому договору?

Если отношения оформлены как гражданско‑правовый договор (подряда, возмездного оказания услуг), трудовая книжка не ведётся, так как нет трудовых отношений. Запись делается только при трудовом договоре о совместительстве;

Как отразить совместительство в СЗВ‑ТД?

В СЗВ‑ТД указываются все периоды трудовой деятельности, включая совместительство. В графе «Вид занятости» ставится отметка «Совместитель».

Оформление трудовой книжки работника‑совместителя требует внимательного соблюдения законодательных норм и внутренних процедур организации. Главное – чётко определить, где будет вестись книжка, правильно оформить запись с указанием основания (приказа) и характера работы (по совместительству), а также обеспечить её хранение и доступность для сотрудника и контролирующих органов. Следуя представленной инструкции, вы минимизируете риски ошибок и обеспечите корректный учёт трудового стажа ваших сотрудников.