Трудовая книжка остаётся ключевым документом‚ подтверждающим трудовую деятельность гражданина․ С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон‚ вводящий электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ однако бумажный формат всё ещё применяется в определённых случаях․ Ниже представлен подробный гид по регистрации‚ оформлению‚ ведению учёта и хранению трудовых книжек в организациях‚ включая особенности работы с НКО и порядок получения первой книжки․
Нормативная база
- Федеральный закон от № 400‑ФЗ (с поправками‚ вступившими в силу ) – вводит ЭТК и устанавливает порядок их формирования работодателем и передачи в ПФР․
- Приказ Минтруда России № 320н от – регламентирует ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей‚ правила хранения‚ подписи и архивирования․
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66‚ 65․1) – определяет обязательность ведения трудовой книжки (или её электронного аналога) для всех работников‚ принятых после ․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Что такое ЭТК?
Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности работника‚ формируемая работодателем в электронном виде и передаваемая для хранения в Пенсионный фонд РФ (ПФР)․ Сведения включают:
- данные о работнике (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения);
- информацию о приёме‚ переводе‚ увольнении;
- сведения о периодах работы‚ должностях‚ профессиональной деятельности;
- сведения о наградах‚ поощрениях‚ дисциплинарных взысканиях (при наличии)․
Как оформить ЭТК сотруднику?
- Получить согласие работника на ведение ЭТК (письменно или через личный кабинет на портале Госуслуги)․
- Внести сведения о приёме в трудовую деятельность в систему кадрового учёта (например‚ 1С:ЗУП‚ Контур․Экстерн и др․)․
- После каждого кадрового события (приём‚ перевод‚ увольнение) формировать электронную запись и направлять её в ПФР через защищённые каналы (ТКС‚ ЭДО)․
- Обеспечить доступ работника к своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуги или в мобильном приложении ПФР․
Где посмотреть и получить выписку из ЭТК?
- Личный кабинет на Госуслугах → раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»․
- Многофункциональный центр (МФЦ) – запрос выписки по паспорту и СНИЛС․
- Отдел клиентской службы ПФР – личное обращение или запрос через сайт ПФР․
- Работодатель – выдача выписки по запросу сотрудника (форма установлена Приказом Минтруда № 320н)․
Бумажная трудовая книжка: когда ещё возможна?
Несмотря на повсеместный переход на ЭТК‚ бумажный формат сохраняется в следующих случаях:
- Работники‚ принятые до и не перешедшие на ЭТК по их заявлению․
- Граждане‚ работающие за пределами РФ (в некоторых странах требуется бумажный документ)․
- Организации‚ не имеющие технической возможности вести ЭТК (например‚ небольшие ИП без доступа к системе кадрового учёта)․
- НКО‚ где уставом предусмотрено ведение бумажных трудовых книжек․
Как оформить бумажную трудовую книжку впервые?
- Приобрести бланк трудовой книжки (форма ТД‑1) и вкладыш (форма ТД‑2) в специализированных магазинах или через поставщиков канцелярии․
- Заполнить ьный лист: ФИО‚ дата рождения‚ место рождения‚ образование‚ профессия‚ СНИЛС․
- Внести запись о приёме на работу (дата‚ наименование организации‚ должность‚ трудовой договор №)․
- Поставить подпись работника и печать организации (если требуется)․
- При последующих кадровых изменениях (перевод‚ увольнение‚ награды) вносить соответствующие записи в основную часть и вкладыш․
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей (по приказу Минтруда № 320н)
Организации обязаны вести книгу учёта‚ в которой фиксируют:
- принятые от сотрудников трудовые книжки и вкладыши;
- новоформированные трудовые книжки и вкладыши;
- выдачу документов на руки (с указанием даты‚ ФИО получателя‚ подписи)․
Книга учёта должна быть пронумерована‚ страницы прошиты‚ а каждая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации․
Особенности работы с трудовыми книжками в НКО
В некоммерческих организациях часто возникают вопросы о выборе формата трудовой книжки․ Рекомендации:
- Если устав НКО не запрещает использование ЭТК‚ переводите сотрудников на электронный формат – это упрощает взаимодействие с ПФР и снижает риски утери документов․
- Для сотрудников‚ требующих бумажную книжку (например‚ пожилые работники‚ не владеющие цифровыми сервисами)‚ оформляйте бумажный вариант в соответствии с пунктом 3․1․
- Ведение книги учёта движения трудовых книжек обязательно независимо от выбранного формата․
Порядок получения первой трудовой книжки через Госуслуги
С 2023 года гражданин может запросить issuance первой трудовой книжки в электронном виде без посещения отдела кадров:
- Авторизоваться на портале Госуслуги (подтверждённая учётная запись)․
- Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Запрос оформления трудовой книжки»․
- Указать данные: ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ место работы (если уже есть)․
- Прикрепить скан паспорта и‚ при необходимости‚ документ об образовании․
- Отправить запрос․ В течение 3‑5 рабочих дней ПФР формирует электронную трудовую книжку и уведомляет заявителя․
- Получить выписку из ЭТК в личном кабиенте или распечатать её для предоставления работодателю․
Образец заполнения трудовой книжки (2026)
Ниже приведён типовой порядок внесения записей (бумажный формат)․ Для ЭТК аналогичные сведения вносятся в систему кадрового учёта․
ьный лист
Фамилия: Иванов Имя: Иван Отчество: Иванович Дата рождения: Место рождения: г․ Москва Образование: высшее (бакалавр экономики) Профессия‚ специальность: экономист СНИЛС: 123-456-789 00
Запись о приёме на работу
2026 г․ № 45 Принят на работу в ООО «Альфа» в качестве экономиста отдела планирования с г․ по трудовому договору № 78/2026․ Подпись работника: _____________ Подпись руководителя: _____________ Печать организации: [круглая печать]
Запись о переводе
2027 г․ № 12 Переведён с должности экономиста отдела планирования на должность старшего экономиста с г․ согласно приказу № 2027/03 от г․ Подпись работника: _____________ Подпись руководителя: _____________ Печать организации: [круглая печать]
Запись об увольнении
2028 г․ № 07 Уволен по собственному желанию с г․ (приказ № 2028/11 от г․) Трудовой стаж в организации: 2 года 2 месяца 30 дней․ Подпись работника: _____________ Подпись руководителя: _____________ Печать организации: [круглая печать]
Хранение и архивирование трудовых книжек
Согласно приказу Минтруда № 320н:
- Трудовые книжки и вкладыши хранятся в отделе кадров организации в металлическом шкафу или сейфе‚ обеспечивающем защиту от пожара‚ влаги и несанкционированного доступа․
- Срок хранения – 50 лет после последней записи в трудовой книжке (или до достижения работником пенсионного возраста‚ если позже)․
- По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению с составлением акта․
- Книга учёта движения трудовых книжек хранится постоянно (бессрочно) и передаётся в архив организации при ликвидации или реорганизации․
Изменения в 2025‑2026 годах
- С года введена обязательная передача сведений о периодах работы в ПФР через систему «Социальный фонд» (СФР) в реальном времени․
- С года работодатели обязаны предоставлять выписку из ЭТК сотруднику по первому запросу бесплатно (ранее возможна плата за услугу)․
- С года расширен перечень сведений‚ включаемых в ЭТК: добавлены данные о дистанционной работе‚ совместительстве и периодах простоя․
- В 2026 году уточнённые требования к книге учёта движения трудовых книжек: обязательная электронная дубликация записей в системе кадрового учёта для организаций‚ использующих ЭТК․
Регистрация и оформление трудовых книжек – важный кадровый процесс‚ требующий знания нормативной базы и внимательного ведения документации․ Переход на электронные трудовые книжки упрощает взаимодействие с ПФР‚ снижает риски потери данных и обеспечивает оперативный доступ сотрудников к своей трудовой истории․ Однако бумажный формат по‑прежнему актуален для определённых категорий работников и организаций‚ поэтому кадровикам необходимо уметь работать с обоими видами документов‚ соблюдая требования приказа Минтруда № 320н и актуальные законодательные нормы․
Следуя представленным рекомендациям‚ ваша организация сможет корректно оформлять‚ регистрировать и хранить трудовые книжки‚ избегая штрафов и обеспечивая прозрачность кадрового учёта․