В 2026 году вопрос о необходимости предоставления трудовой книжки при трудоустройстве остается одним из самых актуальных для соискателей и работодателей. С переходом на цифровые форматы учета стажа многие задаются вопросом: можно ли устроиться на работу без бумажного документа? Давайте разберемся подробно, опираясь на актуальное законодательство и разъяснения контролирующих органов.
Что говорит закон: статья 65 ТК РФ
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности;
- Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС);
- Документы воинского учета (для военнообязанных);
- Документ об образовании и квалификации (если работа требует специальных знаний);
- Справку о наличии (отсутствии) судимости (для определенных должностей).
Таким образом, трудовая книжка или выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК) является обязательным документом для официального оформления.
Бумажная или электронная: что нести в отдел кадров?
В 2026 году ситуация с форматом трудовых книжек окончательно устоялась. Основным документом стала электронная трудовая книжка. Однако правила приема документов зависят от ситуации:
Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка
Если работник ранее выбрал бумажный формат или не подавал заявления о переходе на ЭТК (и сохранил бумажный вариант), он должен предоставить её работодателю. Организация обязана:
- Принять бумажную книжку;
- Внести запись о приеме на работу;
- Хранить документ в организации;
- Параллельно передавать сведения в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
Если сотрудник перешел на электронную трудовую (ЭТК)
В этом случае бумажный документ ему не выдаеться и не ведется. При приеме на работу такой сотрудник предоставляет сведения о трудовой деятельности. Это может быть:
- Форма СТД-Р (выданная предыдущим работодателем);
- Форма СТД-СФР (полученная через Госуслуги, в МФЦ или отделении СФР);
- Выписка из электронной трудовой книжки в любом удобном формате.
Работодатель проверяет эти сведения и на их основании вносит новую запись о приеме в электронную базу.
Если сотрудник устраивается на работу впервые
Для граждан, которые впервые трудоустраиваются в 2026 году (или тех, кто не имел трудовой деятельности до 2021 года и не выбрал бумажный формат), бумажная трудовая книжка не оформляется. Для них ведется только электронная версия. Предоставлять нечего, так как записей еще нет — работодатель создаст их с нуля.
Исключение: работа менее 5 дней
Существует важный нюанс, о котором напомнил Роструд. Если специалист проработал в компании 5 дней или меньше и решил уволиться:
- Запись в трудовую книжку (бумажную) не вносится;
- Документ возвращается сотруднику без каких-либо отметок;
- Ведение книжки начинается только если сотрудник отработал более 5 дней.
Важно: если запись о приеме уже была внесена до момента увольнения (даже если прошло менее 5 дней), то необходимо в общем порядке добавить запись о расторжении договора.
Что делать, если бумажной книжки нет?
Многие соискатели теряют бумажные трудовые или не могут их найти. В 2026 году отсутствие бумажного бланка не является основанием для отказа в приеме на работу, если у человека есть подтвержденный стаж в электронной базе.
В такой ситуации алгоритм действий следующий:
- Сотрудник запрашивает выписку СТД-СФР (через Госуслуги или СФР).
- Работодатель принимает эту выписку как основной документ, подтверждающий стаж.
- Если в выписке есть пробелы или ошибки, сотрудник может обратиться к предыдущим работодателям для восстановления записей или предоставить архивные справки.
Принимать сотрудника «вообще без документов» о стаже некорректно с точки зрения ст. 65 ТК РФ, но отсутствие именно бумажного бланка при наличии электронной истории — нормальная практика.
Зачем работодателю нужна трудовая книжка?
Помимо соблюдения закона, проверка трудовой деятельности необходима для:
- Расчета больничных: стаж напрямую влияет на размер пособия по временной нетрудоспособности.
- Подтверждения опыта: особенно важно для должностей, требующих определенного стажа работы.
- Проверки контрагентов: чтобы убедиться, что кандидат не находится в состоянии конфликта интересов или не нарушил условия неконкуренции.
В 2026 году трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) остается обязательным документом при приеме на работу. Однако формат её предоставления изменился:
Если у вас есть бумажная книжка — несите её. Если вы перешли на «цифру» — предоставьте выписку (СТД-Р или СТД-СФР); Если вы новичок на рынке труда — бумажный документ вам не нужен, работодатель сам заведет электронный учет.
Помните: отказ в приеме на работу только из-за отсутствия бумажной трудовой при наличии электронной истории незаконен. Главное — наличие сведений о вашей трудовой деятельности в системе СФР.