Дистанционная работа стала неотъемлемой частью современной экономики. К 2026 году формат «удаленки» перестал быть исключением и превратился в стандарт для многих отраслей. Однако у соискателей и работодателей до сих пор возникает множество вопросов regarding документального оформления‚ особенно когда речь заходит о трудовой книжке. Нужно ли вносить записи? Как это сделать‚ если сотрудник живет в другом городе? Что говорит Трудовой кодекс РФ?

В этой статье мы подробно разберем все нюансы приема на удаленную работу‚ особенности ведения трудовых книжек (как электронных‚ так и бумажных) и алгоритм действий для обеих сторон трудовых отношений.

Правовая основа: Трудовой кодекс и дистанционная работа

Оформление удаленного сотрудника регулируется главой 49.1 Трудового кодекса РФ. Важно понимать‚ что с юридической точки зрения дистанционный работник обладает теми же правами‚ что и офисный сотрудник. Ему гарантированы оплачиваемый отпуск‚ больничные‚ пенсионные отчисления и‚ конечно же‚ запись в трудовой книжке (при определенных условиях).

Ключевое отличие заключается в месте выполнения работы (вне стационарного офиса) и порядке взаимодействия сторон. Однако пакет документов при приеме на работу остается практически идентичным стандартному.

Стандартный пакет документов (ст. 65 ТК РФ)

Для оформления дистанционного сотрудника работодатель обязан запросить следующие документы:

• Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность;
• СНИЛС (документ регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета);
• Документы об образовании и квалификации (если работа требует специальных знаний);
• Справка об отсутствии судимости (для определенных сфер деятельности);
• Трудовая книжка (если она ведется на бумажном носителе) или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из ЭТК).

Главный вопрос: вносится ли запись в трудовую книжку?

Это самый распространенный вопрос при найме удаленщиков. Ответ зависит от формата ведения трудовой книжки и желания самого работника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Для сотрудников‚ перешедших на электронные трудовые или принятых на работу после 1 января 2021 года (которые не подавали заявления о ведении бумажной книжки)‚ запись вносится обязательно. Работодатель формирует отчетность в Социальный фонд России (СФР)‚ и информация о приеме на работу‚ переводах и увольнениях автоматически отражается в электронном реестре. Сотрудник может увидеть эту запись в личном кабинете на портале Госуслуг или в приложении СФР.

Бумажная трудовая книжка

Здесь ситуация имеет важные нюансы‚ закрепленные в актуальной практике 2026 года:

1. По умолчанию запись не вносится. Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка‚ но он работает удаленно‚ работодатель не обязан вносить туда запись о приеме на работу‚ если сотрудник сам об этом не попросит.
2. По желанию работника. Если удаленщик хочет‚ чтобы его стаж был зафиксирован в бумажном документе‚ он должен заявить об этом работодателю.
3. Физическое наличие книжки. Для внесения записи работник должен предоставить бумажную трудовую книжку работодателю. Это можно сделать двумя способами:
   • Лично принести книжку в офис (если географически это возможно);
   • Направить книжку заказным письмом с уведомлением о вручении по почте.

Важно: Без физического наличия бумажной трудовой книжки (или нотариально заверенной копии‚ если это допускается внутренними регламентами и согласовано с сотрудником‚ хотя ТК требует оригинал для внесения записей) работодатель не имеет права делать записи в чужом документе.

Пошаговая инструкция по оформлению удаленного сотрудника

Процесс приема на работу дистанционно мало чем отличается от обычного‚ но имеет свои технические особенности.

Шаг 1. Получение документов

Кандидат направляет скан-копии или фото документов (паспорт‚ диплом‚ СНИЛС) по электронной почте или через мессенджер для первичного оформления. Оригиналы могут быть предъявлены позже или направлены почтой‚ если требуется бумажная трудовая.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен:

• Путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП);
• Путем обмена сканами/фото через мессенджеры или email (в этом случае оригиналы документов должны быть предоставлены работодателю не позднее трех рабочих дней с момента начала работы‚ либо договоренность о сроках прописывается отдельно‚ но оригиналы все равно нужны для архива).

В договоре обязательно указывается‚ что работа является дистанционной‚ и прописывается порядок взаимодействия сторон.

Шаг 3. Ознакомление с локальными нормативными актами

Работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка‚ должностной инструкцией и другими ЛНА. На удаленке это делается путем рассылки документов на электронную почту с просьбой подтвердить ознакомление ответным письмом или через систему электронного документооборота (ЭДО).

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу

Приказ издается в день фактического начала работы или ранее. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись (в электронном виде с использованием ЭЦП или путем подтверждения через корпоративную почту/ЭДО) в течение трех рабочих дней с момента начала работы.

Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку (если требуется)

Если сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку и попросил внести запись:

1. Работодатель вносит запись в раздел «Сведения о работе» в обычном порядке (дата‚ событие‚ основание).
2. В графе «Наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесена запись» указывается номер и дата трудового договора.
3. Запись заверяется подписью работодателя и печатью организации (если она используется).
4. После внесения записи книжка возвращается сотруднику заказным письмом с уведомлением.

Особенности отчетности в СФР (бывший ПФР)

Независимо от того‚ вносится ли запись в бумажную книжку‚ работодатель обязан передать сведения о приеме на работу в Социальный фонд России.

С 2024-2026 годов используется форма ЕФС-1. В программах автоматизации бухгалтерии (например‚ 1С:ЗУП 8 ред. 3) для корректного формирования отчета необходимо:

• В кадровом документе «Прием на работу» установить флаг «Отразить в трудовой книжке» (или «Отразить трудовую деятельность»).
• Указать вид занятости как «Дистанционная работа».

Отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) должен быть сформирован и отправлен не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.

Частые ошибки и риски

При оформлении удаленщиков работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Отсутствие оригиналов документов. Работодатель забывает запросить оригиналы документов (включая трудовую‚ если она нужна) в установленный законом срок. Это может привести к штрафам;
• Неверное указание места работы. В договоре и приказах местом работы должно значиться место жительства сотрудника или формулировка «дистанционная работа»‚ а не адрес офиса компании.
• Игнорирование желания сотрудника внести запись в бумажную трудовую. Если сотрудник прислал книжку и подал заявление‚ работодатель обязан внести запись.
• Нарушение сроков ознакомления. Несвоевременное ознакомление с приказом о приеме (позже 3 дней) является нарушением ТК РФ.

Работа на удаленке по трудовой книжке в 2026 году — это отлаженный механизм‚ который требует внимательности к деталям. Главное правило: электронная запись делается всегда‚ бумажная — только по желанию сотрудника и при наличии у него на руках оригинала книжки.

Соблюдение правил оформления трудового договора‚ своевременная сдача отчетности ЕФС-1 и правильный документооборот позволят избежать штрафов и обеспечат прозрачность трудового стажа для сотрудника. Помните‚ что дистанционный формат работы не отменяет действия Трудового кодекса‚ а лишь адаптирует его под реалии цифрового мира.