Ситуация, когда работник не может предъявить трудовую книжку из‑за её утери, встречается достаточно часто. Ниже рассмотрены актуальные нормы трудового законодательства (на 2026 год), порядок действий работодателя и работника, а также практические рекомендации по оформлению дубликата или новой бумажной трудовой книжки.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 65 (обязанность работодателя вести трудовую книжку) и ст. 66.1 (ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде).
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – ввёл обязательное электронное ведение трудовой деятельности для лиц, впервые поступивших на работу после .
- Приказ Минтруда России от № 320н – утвердил новую форму бумажной трудовой книжки и порядок её заполнения, хранения и выдачи дубликата.
- Разъяснения Роструда и Минтруда (2022‑2025 гг.) – подтверждают, что при утере трудовой книжки работник имеет право получить дубликат от текущего (или предыдущего) работодателя, а при отсутствии возможности получить дубликат – оформить новую книжку.
Кто выдаёт дубликат?
Согласно п. 5 Приказа № 320н и разъяснениям Роструда:
- Предыдущий работодатель (тот, у которого трудовая книжка была последней) обязан выдать дубликат по письменному заявлению работника.
- Если предыдущий работодатель ликвидирован, отказался выдавать дубликат или иным образом невозможно получить его, новый работодатель может оформить новую трудовую книжку на основании заявления работника и предоставленных им сведений о трудовом стаже.
Важно: дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, и содержит все записи, сделанные до момента утери.
Когда можно завести новую трудовую книжку?
Новая бумажная трудовая книжка оформляется в следующих случаях:
- Работник впервые поступает на работу после и у него нет электронной трудовой (СТД‑Р) – тогда оформляется только электронная трудовая, а бумажная не требуется.
- У работника есть стаж до , но трудовая книжка утеряна и получить дубликат невозможно (например, предыдущий работодатель ceased to exist).
- Работник предоставил недостоверные сведения о стаже и требуется оформить книжку с «нулевой» записью – в этом случае оформляется новая книжка, но предыдущий стаж не учитывается.
В остальных ситуациях предпочтительно оформить дубликат, поскольку он сохраняет непрерывность трудового стажа.
Пошаговая инструкция для работодателя
Получение заявления от работника
Работник подаёт письменное заявление (можно в свободной форме) с указанием:
- ФИО и паспортных данных;
- Причины отсутствия трудовой книжки (утрата, кража, порча и т.д.);
- Просьбы о выдаче дубликата или оформлении новой трудовой книжки;
- Перечень предыдущих мест работы (по возможности) с датами приёма и увольнения.
Проверка возможности получения дубликата
Работодатель направляет запрос последнему известному работодателю (по данным из заявления или из трудовой книжки, если она частично сохранилась) с просьбой выдать дубликат. Если ответ получен в течение 10 рабочих дней и дубликат выдан – процесс завершён.
Оформление дубликата (если получено)
- Заполняется бланк дубликата по форме, утверждённой Приказом № 320н.
- В дубликате делаются записи о всех периодах работы, которые подтверждены документами (трудовые договоры, приказы, справки).
- Дубликат заверяется подписью руководителя и печатью организации.
- Дубликат выдаётся работнику под расписку.
Оформление новой трудовой книжки (если дубликат невозможен)
- Заполняется новый бланк трудовой книжки (форма по Приказу № 320н).
- В разделе «Сведения о работе» делаются записи только на основе предоставленных работником документов (трудовые договоры, справки, выписки из ПФР и т.д.). Если документов нет – стаж не учитывается.
- Книжка заверяется подписью руководителя и печатью.
- Работнику выдаётся новая трудовая книжка под расписку.
Особенности электронной трудовой (СТД‑Р)
Для лиц, впервые принятых на работу после , ведётся электронная трудовая в ПФР. При утере бумажной книжки (которая у таких сотрудников не оформляется) достаточно предоставить выписку из электронной трудовой (СТД‑Р). Если работник не может предоставить выписку, он обращается в ПФР для её восстановления.
Ответственность работодателя
Несвоевременное оформление дубликата или новой трудовой книжки при наличии законных оснований может повлечь:
- Административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение порядка ведения трудовых книжек);
- Возможные трудовые споры, связанные с невозможностью подтверждения стажа работника.
Практический пример заявления работника
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 1234 567890, выдан ОВД г. Москвы, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д; 10, кв. 5, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с её утерей (потеряна при переезде ). Прилагаю копии трудовых договоров с ООО «Альфа» ( – ) и ИП «Бета» ( – настоящее время).
Подпись _______________ Дата «___» __________ 2026 г.
- При утере трудовой книжки работник имеет право получить дубликат от предыдущего работодателя.
- Если получить дубликат невозможно, новый работодатель обязан оформить новую бумажную трудовую книжку на основании заявления и предоставленных документов о стаже.
- Для сотрудников, принятых после , достаточно электронной трудовой (СТД‑Р); бумажная книжка не требуется.
- Соблюдение установленного порядка защищает права работника и исключает административные риски для работодателя.
Следуя данной инструкции, вы сможете корректно решить вопрос о выдаче дубликата или оформлении новой трудовой книжки в случае её утери.