В современной практике кадрового дела часто возникает вопрос: что делать, если после увольнения сотрудник не забрал свою трудовую книжку, а она всё ещё «работает» в системе? Ответы на этот вопрос раскрывают особенности оформления, хранения и выдачи документа, а также нормы Трудового кодекса РФ.

Что такое запись «Работает по настоящее время»

В традиционной бумажной форме в конце последнего разворота трудовой книжки вносится отметка:

• «Работает по настоящее время» – подтверждает, что сотрудник продолжает выполнять свои трудовые обязанности у текущего работодателя;
• Эта запись вступает в силу до тех пор, пока не будет заменена на запись об увольнении;
• Если сотрудник уходит, в книжку вносят сведения об увольнении, но до этого момента запись остаётся действующей.

Пояснение из КонсультантПлюс указывает, что многие банки до сих пор требуют проставления отметки «Копия верна», а не «Верно», и дополнительно указывают «Работает по настоящему времени». Это важный момент при оформлении документов для банковских операций.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Нормативные ссылки

Согласно пункту 35 Правил, утвержденных Приказом Минтруда России от № 589н, при увольнении работодатель обязан проставить печать на первой странице и вкладыше трудовой книжки, а также в случаях, указанных в пункте 35 и пункте 41 Правил.

Кроме того, ст. 47 ТК РФ предписывает, что в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с записью об увольнении.

Сроки и форма выдачи

Выдача происходит в день увольнения (последний рабочий день). Если сотрудник уже перешел на электронный учет, выдача может быть заменена на отправку документа по почте или электронную форму, однако в любом случае работник имеет право получить оригинал.

В 2023‑2025 годах практика выдачи в электронном виде стала более распространённой, однако бумажный экземпляр всё ещё сохраняется для официальных проверок.

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?

Возможные причины

• Сотрудник ушёл с работы, но забыл или отложил получение документа;
• Отказ от получения в связи с переходом на электронный формат;
• Отсутствие контактов для отправки по почте.

Порядок действий работодателя

1. Сохранить копию записи «Работает по настоящему времени» в архиве компании;
2. Сформировать внутренний акт о невозможности выдачи документа;
3. При необходимости, направить книжку по почте с уведомлением;
4. Если сотрудник не отвечает, хранить документ в отдельном месте в течение двух лет (п. 35 Правил).

По мнению юристов, в случае нарушения обязательства по выдаче трудовой книжки работодатель может быть обязан возместить сотруднику убытки, связанные с задержкой (см. консультацию № 7).

Электронный формат трудовой книжки

С 2021 года в России допускается вести трудовые отношения в электронном виде. При этом:

• Электронная книжка не требует физического хранения и не может быть потеряна;
• Переход на электронный формат происходит по письменному заявлению сотрудника в течение трёх рабочих дней;
• При увольнении выдача происходит в последний рабочий день, но сведения о работе фиксируются в электронной базе.

Таким образом, даже если сотрудник не забрал бумажный экземпляр, его данные остаются доступными в электронном виде, что упрощает процесс контроля и оформления.

Практические рекомендации для работодателей

• Регулярно сверяйте записи в трудовой книжке, особенно в конце каждого года, чтобы не пропустить момент перехода на «Работает по настоящему времени»;
• Устанавливайте контрольный список выдачи документов при увольнении и фиксируйте подпись сотрудника;
• Подготовьте образцы заявлений о выдаче и о приёме трудовой книжки, чтобы избежать спорных ситуаций;
• Храните копии всех актов и уведомлений минимум два года, как предписывает Трудовой кодекс;
• При переходе на электронный формат сообщите сотруднику о необходимости подтвердить получение документа в электронном виде.

Запись «Работает по настоящему времени» в трудовой книжке подтверждает, что сотрудник продолжает выполнять свои трудовые функции. При увольнении работодатель обязан выдать документ в последний рабочий день, а в случае отказа сотрудника от его получения – сохранить книжку в архиве и соблюдать установленные сроки хранения. Соблюдение этих требований помогает избежать юридических рисков и гарантирует прозрачность отношений между работодателем и работником.

Для более детального разбора конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к специализированным ресурсам (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) и консультироваться с юристами трудового права.