Дата подготовки материала: 23 мая 2026 г.
При увольнении сотрудник имеет право получить трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Если по какой‑то причине (отказ получить документ, отсутствие на работе и т.п.) это невозможно, работодатель обязан известить работника о необходимости явиться за книжкой либо получить его согласие на отправку документа по почте. В дальнейшем работник может направить письменное заявление с просьбой выслать трудовую книжку по указанному адресу.
Нормативная база
- Статья 84.1 ТК РФ – работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо получить согласие на её отправку по почте.
- Статья 66 ТК РФ – устанавливает обязательную форму трудовой книжки (бумажная или электронная).
- Письма и разъяснения Федеральной службы по труду и занятости (ФСТиЗ) подтверждают, что срок отправки книжки по почте не установлен законодательно; работодатель должен выполнить просьбу в разумные сроки, обычно не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления.
- Возможна отправка не только «Почтой России», но и любой надёжной курьерской службой, при условии получения согласия работника.
Когда необходимо подавать заявление?
Заявление направляется в следующих ситуациях:
- Сотрудник не получил трудовую книжку в день увольнения (отказ, отсутствие, болезнь и т.д.).
- Работник получил уведомление от работодателя о необходимости явиться за документом, но предпочитает получить его по почте.
- После увольнения работник изменил место проживания и хочет, чтобы книжка была доставлена по новому адресу.
Содержание заявления
Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Наименование организации (полное наименование работодателя).
- ФИО сотрудника, его должность и табельный номер (если есть).
- Дата подачи заявления.
- Просьба о направлении трудовой книжки по почте (указание точного почтового адреса получателя – может быть адрес сотрудника, его супруга, доверенного лица и т.п.).
- Согласие на оплату почтовых расходов (если работник готов их возместить) или просьба о бесплатной отправке (в зависимости от внутренних правил компании).
- Подпись сотрудника и расшифровка подписи.
Пример заявления (образец)
ООО «Развитие» ИНН 7701234567 КПП 770101001 Адрес: 123456, г. Москва, ул; Примерная, д. 10, офис 5 Заявление Я, Иванов Иван Иванович, работавший в должности инженера-конструктора (табельный № 12456) с по , не получил трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием на работе. Прошу направить мою трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением о вручении на следующий адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 45, получатель – супруга Иванова Мария Petrovна. Готов возместить почтовые расходы в соответствии с тарифом оператора связи. Подпись: _____________________ /Иванов И.И./
Порядок действий работодателя после получения заявления
- Регистрация заявления в журнале incoming корреспонденции (или в электронной системе документооборота).
- Проверка наличия трудовой книжки в личном деле сотрудника (или в электронном реестре, если ведётся электронная трудовая книжка).
- Подготовка конверта: поместить трудовую книжку, опись вложения (если требуется), сопроводительное письмо с реквизитами организации и данными получателя.
- Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении (или через выбранную курьерскую службу). Сохранить квитанцию об отправке и трек‑номер.
- Уведомить сотрудника о факте отправки (например, по электронной почте или SMS), указав трек‑номер и предполагаемую дату доставки.
- После получения подтверждения о вручении (уведомление о получении) сохранить его в личном деле сотрудника.
Важные нюансы
- Срок отправки не установлен законодательно, однако разумный срок – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления (по analogy с положением о выдаче документов после обращения).
- Если работник отказывается оплачивать почтовые расходы, работодатель может отправить книжку за свой счёт, если это не противоречит внутренним локальным актам.
- При использовании электронной трудовой книжки передача сведений осуществляеться через ПФР; в этом случае заявление о передаче по почте не требуется, но работник может запросить выписку из ЭТК в бумажном виде.
- В случае утери или повреждения книжки при пересылке работодатель несёт ответственность и должен выдать дубликат в соответствии со ст. 65 ТК РФ.
- Все действия по передаче трудовой книжки должны быть документированы (журнал выдачи, копии уведомлений, квитанции о отправке).
Заявление о передаче трудовой книжки по почте – это законный и удобный способ обеспечить получение важного документа сотрудником, который не смог забрать её при увольнении. Соблюдение требований ТК РФ, правильное оформление заявления и своевременная отправка гарантируют защиту прав обеих сторон и минимизируют риски трудовых споров.
Для более детальной информации рекомендуется обратиться к актуальным версиям КонсультантПлюс, системе «Гарант» или непосредственно к нормативным актам Трудового кодекса Российской Федерации.