Ключевой принцип: Трудовой кодекс РФ устанавливает для работодателя безусловную обязанность выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, независимо от обстоятельств прекращения трудовых отношений (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя, в связи с истечением срока договора и т.д.). Невыдача документа является грубым нарушением и влечет ответственность.
Нормативная база
Основные положения закреплены в следующих статьях Трудового кодекса РФ:
- Статья 62 ТК РФ — прямо указывает, что при увольнении работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.
- Статья 234 ТК РФ — устанавливает ответственность за задержку выдачи трудовой книжки: работодатель обязан выплачивать работнику средний заработок за весь период задержки.
- Часть 4 статьи 14 ТК РФ, если последний день срока выдачи приходится на нерабочий день, срок переносится на ближайший рабочий день.
Когда именно должна быть выдана трудовая книжка?
Общее правило: Трудовая книжка выдается в день увольнения, который совпадает с последним рабочим днем сотрудника. Это день, указанный в приказе об увольнении.
Важный нюанс: Если последний рабочий день (дата увольнения) приходится на выходной или праздничный нерабочий день, то выдачу необходимо произвести в ближайший рабочий день после него. Например, если увольнение назначено на субботу, выдачу нужно совершить в понедельник.
Что если работник не явился за книжкой в день увольнения?
Закон не устанавливает дополнительного срока для работника. Работодатель должен быть готов выдать документ в день увольнения. Если сотрудник по какой-то причине не получил книжку в этот день, работодатель должен:
- Обеспечить хранение трудовой книжки.
- По первому требованию работника (даже если оно поступит позже) незамедлительно выдать ей.
- В журнале регистрации движения трудовых книжек сделать соответствующую запись о выдаче с датой фактического получения.
Важно: Период, в течение которого работодатель не выдал книжку по вине самого работника (который не забрал ее), не считается задержкой для целей выплаты среднего заработка по ст. 234 ТК РФ. Однако если работник обращался за книжкой, а работодатель ее не выдавал, период задержки считается с момента обращения.
Порядок действий работодателя при выдаче
Процедура выдачи четко регламентирована:
- Подготовка записи. В день увольнения в трудовой книжке сотрудника делается запись об увольнении. В записи обязательны:
- Номер и дата приказа об увольнении.
- ФИО работника.
- Основание увольнения (ссылка на пункт статьи ТК РФ, например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» или «п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ»).
- Подпись ответственного лица (обычно начальник отдела кадров или руководитель организации).
- Фиксация выдачи. Факт выдачи фиксируется в журнале регистрации движения трудовых книжек. В журнале указывается:
- Дата выдачи (которая должна совпадать с датой увольнения или ближайшим рабочим днем).
- ФИО работника.
- Подпись работника о получении.
- Передача документа. Трудовая книжка вручается лично работнику под расписку. Если работник не может получить ее лично, по его письменному заявлению она может быть отправлена заказным письмом с уведомлением о вручении (но это не рекомендуется из-за риска потери).
Ответственность за нарушение срока выдачи
За каждый календарный день задержки выдачи трудовой книжки (начиная со дня, следующего за днем увольнения) работодатель обязан выплачивать работнику средний заработок, который он бы получил, если бы трудился (ст. 234 ТК РФ).
Пример: Если сотрудник уволен 10 июня (понедельник), а получил трудовую книжку только 17 июня, работодатель должен выплатить ему средний заработок за 6 рабочих дней (с 11 по 17 июня).
Кроме того, за данное нарушение работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных и юридических лиц). Контроль за соблюдением сроков осуществляют государственная инспекция труда (ГИТ), профсоюзы и прокуратура.
Частые вопросы и практические рекомендации
Что делать, если при увольнении работник отказывается получать трудовую книжку?
Рекомендуется составить акт об отказе с участием двух свидетелей. В акте указать дату, ФИО работника, причину отказа и факт предложения документа. Акт подписывается работодателем, свидетелями и (при возможности) самим работником. Трудовая книжка остается у работодателя и должна быть выдана по первому требованию.
А что с другими документами (справка 2-НДФЛ, трудовая книжка в электронном виде)?
Требования к выдаче других документов иные:
- Справка о заработке (2-НДФЛ) и выписка из СЗВ-ТД должны быть выданы в день увольнения или не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (если заявление подано ранее).
- Трудовая книжка в электронном виде (ЭТК): если работник работал с ЭТК, то при увольнении работодатель обязан направить на него сведения в течение 5 рабочих дней со дня увольнения в региональный фонд. Физическая бумажная книжка выдается по правилам, описанным выше.
Можно ли выдать трудовую книжку до дня увольнения?
Да, можно. Если работник увольняется, например, 30 июня, а 29 июня он уже не выходит на работу по согласованию, выдачу можно совершить 29 июня. Главное — чтобы дата в записи об увольнении и дата выдачи в журнале соответствовали дате увольнения (30 июня).