Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника на протяжении всего его профессионального пути. С 2021 года в России начался постепенный переход на электронный формат ведения трудовых записей, однако бумажные трудовые книжки до сих пор остаются актуальными для многих сотрудников, особенно тех, кто начал работать до 2023 года. В этой статье мы подробно разберём, как происходит выдача трудовой книжки при увольнении, какие документы необходимы, в какие сроки и в каких случаях возможны исключения.
Законодательная база
Правила выдачи трудовой книжки регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 84.1, ст. 80, ст. 66)
- Постановлением Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»
- Федеральным законом № 439-ФЗ от (вступает в силу с 2021 года), о переходе на электронные трудовые книжки
С 1 января 2023 года все сведения о трудовой деятельности работников ведутся исключительно в электронном виде в Пенсионном фонде РФ (ПФР). Однако для работников, устроившихся до этой даты, бумажная трудовая книжка остаётся действующим документом, и её выдача при увольнении обязательна.
Когда и как выдаётся трудовая книжка при увольнении?
Обязательная выдача при увольнении
Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день его работы. Это правило распространяется на все формы увольнения:
- по инициативе работника (по собственному желанию)
- по инициативе работодателя (сокращение, нарушение дисциплины и т.д.)
- по соглашению сторон
- в связи с истечением срока договора
- в связи с переводом на другую работу
Сроки выдачи
Выдача трудовой книжки должна быть произведена в день увольнения. Если работник в этот день не присутствовал на работе (например, находился в отпуске или болел), работодатель обязан:
- Уведомить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой (письменно, по почте, электронной почте или иным способом с подтверждением получения).
- Выдать трудовую книжку не позднее следующего дня после получения письменного запроса от работника.
Если работодатель не выдал трудовую книжку в срок — он несёт материальную ответственность. Согласно статье 234 ТК РФ, работодатель обязан компенсировать работнику средний заработок за весь период задержки, включая выходные и праздничные дни.
Что входит в выдачу трудовой книжки?
При увольнении работнику выдаётся:
- Сама трудовая книжка с последней записью об увольнении (указывается основание, номер приказа, дата и подпись ответственного лица).
- Справка о заработной плате (если требуется для оформления пособий или новых мест работы).
- Выписка из формы СЗВ-СТАЖ — сведения о периоде работы, за который начислялись страховые взносы (обязательно при увольнении после 2023 года).
- Копия приказа об увольнении (по письменному запросу работника).
Важно!
Если работник отказался от бумажной трудовой книжки и выбрал электронный формат (подал соответствующее заявление до ), то при увольнении ему выдаётся не бумажная книжка, а форма СТД-Р — справка о трудовой деятельности. Эта форма содержит все сведения о трудовом стаже, должности, зарплате и периоде работы, сформированные на основе данных ПФР.
Как оформить выдачу трудовой книжки?
Процедура выдачи выглядит следующим образом:
- Работник подаёт заявление об увольнении (если по собственному желанию).
- Работодатель издаёт приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а).
- В последний день работы работник подписывает приказ об увольнении и получает расчёт.
- Сотрудник отдела кадров вносит запись об увольнении в трудовую книжку (указывается номер и дата приказа, основание увольнения, ссылка на статью ТК РФ).
- Работник расписывается в трудовой книжке в графе «Подпись работника».
- Работник расписывается в журнале учёта движения трудовых книжек (форма № Т-49).
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если трудовая книжка утрачена до увольнения, работнику необходимо:
- Написать заявление на восстановление трудовой книжки.
- Предоставить подтверждение трудового стажа: справки с предыдущих мест работы, копии приказов, выписки из архивов, свидетельства о регистрации ИП и т.д.
- Работодатель на основании этих документов издаёт приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки оформляется по форме, утверждённой Правительством РФ, и содержит все записи, подтверждённые документально. Дубликат имеет юридическую силу, равную оригиналу.
Особенности при увольнении в 2025–2026 годах
С 2023 года все новые работники получают только электронные трудовые книжки. Для них бумажные книжки не выдаются. Однако:
- Работники, устроившиеся до 2023 года, могут выбрать: оставить бумажную книжку или перейти на электронную (подав заявление в ПФР или работодателю).
- При увольнении таких работников выдаётся либо бумажная книжка, либо форма СТД-Р — в зависимости от их выбора.
- Сведения о трудовой деятельности, накопленные до 2023 года, передаются в ПФР на основании данных, предоставленных работодателем.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку?
Если работодатель уклоняется от выдачи трудовой книжки, работник может:
- Написать претензию в письменной форме с требованием выдать книжку в течение 3 дней.
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой, это бесплатно и быстро.
- Подать иск в суд о взыскании среднего заработка за время задержки и морального вреда.
Работодатель, не выдавший трудовую книжку в срок, может быть оштрафован на сумму до 50 000 рублей (по ст. 5.27 КоАП РФ).
Выдача трудовой книжки при увольнении — это не просто формальность, а важнейший этап, обеспечивающий правовую защиту работника. Независимо от того, выбрали вы бумажный или электронный формат, ваш трудовой стаж должен быть официально зафиксирован. Не забывайте:
- Проверяйте все записи в трудовой книжке перед подписанием.
- Сохраняйте копии всех документов, связанных с увольнением.
- Требуйте выдачи книжки в день увольнения — это ваше законное право.
- Если возникают сложности — обращайтесь в Роструд или к юристу.
С 2026 года переход на электронные трудовые книжки будет завершён. Всё больше работников получают доступ к своим данным через портал Госуслуг. Но бумажные книжки до сих пор остаются важным элементом трудовой истории — и их правильная выдача при увольнении — обязанность каждого работодателя.
Помните: ваш труд — ваша история. И она должна быть сохранена правильно.