Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность человека. Процесс её получения при увольнении кажется простым, но на практике часто возникает множество вопросов: когда именно должны выдать документ, что делать, если работник не явился за ним, и как сейчас сосуществуют бумажная и электронная формы. В этой статье мы подробно разберем все аспекты процедуры выдачи трудовой книжки в 2026 году.
Обязанность работодателя: сроки и правила выдачи
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности. Это правило является строго обязательным, и его нарушение влечет за собой административную ответственность для работодателя.
При увольнении кадровик должен оформить документ по всем правилам:
- Внести запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.
- Удостоверить запись подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии печати, согласно Приказу Минтруда России от N 589н).
- Попросить работника расписаться в трудовой книжке и в личной карточке.
Можно ли получить оригинал бумажной книжки во время работы?
По общему правилу, установленному Правилами ведения и хранения трудовых книжек, трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении. В период работы документ должен храниться у работодателя, который несет ответственность за его сохранность (ст. 66 ТК РФ) и защиту персональных данных (ФЗ 152).
Однако из этого правила есть исключения. Оригинал бумажной трудовой книжки может быть временно выдан работнику для предоставления в территориальный орган Социального фонда России (СФР) для оформления пенсии. В этом случае:
- Работник пишет заявление с просьбой выдать оригинал.
- Работодатель выдает документ под роспись работника.
- После оформления пенсии работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю.
- Работодатель может позвонить в территориальный орган СФР и узнать, вернули ли сотруднику трудовую книжку после оформления пенсии.
- Имея на руках объяснительную сотрудника (если документ задерживается) и ответ из СФР, работодатель сможет избежать штрафа за нарушение правил хранения.
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку при увольнении?
Ситуация, когда в последний рабочий день сотрудник отсутствует на рабочем месте (например, по болезни, отпуску или просто не явился), не редкость. Если работник не забрал трудовую книжку, работодатель должен действовать строго по закону, чтобы не платить компенсацию за задержку выдачи.
Пошаговый алгоритм для работодателя:
- Направить уведомление. В день увольнения (или на следующий день) работодатель обязан направить работнику письменное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения. В уведомлении также можно предложить переслать документ почтой (но только с письменного согласия работника).
- Составить акт. Если работник явился, но отказывается расписываться в получении документа, кадровик составляет Акт об отказе от получения трудовой книжки. Со дня составления такого акта работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
- Хранить документ. Невостребованные трудовые книжки должны храниться в архиве организации в течение 75 лет.
Особый случай: смерть работника
В случае трагического исхода, трудовая книжка выдается родственникам умершего работника. Для этого они должны предоставить заявление, а также документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т.д.).
Бумажная и электронная трудовая книжка в 2026 году
В 2026 году продолжается переходный период между бумажной и электронной формами трудовых книжек (ЭТК). Как это работает на практике?
Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки
Если в самом документе нет закрывающей записи о переходе на ЭТК, работодатель обязан принять её, поставить в ней запись о приеме на работу, вести её по прежним правилам и хранить в организации. Ведение бумажного варианта остается обязательным для таких сотрудников.
Если сотрудник выбрал ЭТК в день увольнения
Иногда работник до последнего не подавал заявление о выборе ЭТК, а в день увольнения решает перейти на электронный формат. В этой ситуации работодатель должен:
- Оформить увольнение в электронном виде и передать сведения в СФР.
- В бумажной трудовой книжке сделать запись о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку и закрыть её.
- Выдать бумажный документ на руки работнику.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Если вы перешли на ЭТК, вам не нужно ждать выдачи бумажного бланка. Сведения о вашем стаже хранятся в базе СФР. Получить выписку можно онлайн:
- Зайти на портал Госуслуг.
- Перейти в раздел «Услуги».
- Выбрать категорию «Работа и занятость», затем «Трудовое право».
- Найти пункт «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать кнопку «Получить выписку».
Что делать работнику, если трудовую книжку не выдают?
Если в день увольнения работодатель отказывается выдать документ или предоставляет сведения о трудовой деятельности не в полном объеме, не стоит пускать ситуацию на самотек. Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя автоматически переносит дату увольнения на тот день, когда документ фактически был выдан.
Ваши действия:
- Обратиться с письменной претензией к руководству с требованием выдать документ и компенсировать дни задержки (оплата по среднему заработку за каждый день просрочки).
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (онлайн-инспекция Роструда) с жалобой на нарушение ст. 84.1 ТК РФ;
- Обратиться в суд с иском о взыскании компенсации за вынужденный прогул и возмещении морального вреда.
Процесс получения трудовой книжки требует внимания от обеих сторон. Работодатель обязан четко соблюдать сроки выдачи, правильно оформлять записи и своевременно отправлять уведомления, если сотрудник не явился за документом. Работник, в свою очередь, должен знать свои права: бумажная книжка выдается строго в день увольнения (или пересылается почтой с согласия), а сведения из электронной книжки всегда доступны через Госуслуги. Помните, что правильное оформление и своевременная выдача этого документа, залог спокойствия при будущем трудоустройстве.