Трудовая книжка (ТК) – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронному учету‚ бумажная форма ТК по‑прежнему имеет важное значение в процессе оформления трудовых отношений. Ниже подробно рассмотрим‚ зачем она нужна при заключении трудового договора‚ какие функции выполняет и в каких случаях её отсутствие допустимо.

Правовая база

Основные нормы‚ регулирующие ведение и использование трудовой книжки‚ содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (статьи 65‑66‚ 66.1‑66.3);
• Федеральном законе № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции от );
• Постановлении Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности».

Согласно ст. 65 ТК РФ‚ при приёме на работу работодатель обязан ознакомиться с трудовой книжкой сотрудника и сделать в ней запись о приёме. Если у работника нет бумажной ТК‚ он должен предоставить справку о трудовой деятельности или оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом от № 439‑ФЗ.

Основные функции трудовой книжки при заключении трудового договора

1. Подтверждение стажа и квалификации – записи о предыдущих местах работы‚ должностях и периодах позволяют работодателю оценить опыт кандидата и соответствие его квалификации требованиям вакансии.
2. Оформление трудового отношения – запись о приёме на работу в ТК является обязательным элементом оформления трудового договора (ст. 66 ТК РФ). Без такой записи договор считается не оформленным надлежащим образом.
3. Защита прав работника – трудовая книжка служит доказательством факта трудовой деятельности‚ что важно при обращении в суд‚ при назначении пенсии‚ при получении социальных выплат и т.д.
4. Учёт трудового стажа для начисления пенсии и пособий – Пенсионный фонд РФ использует данные из ТК (или ЭТК) для расчёта страхового стажа и размера пенсионных выплат.
5. Контроль соблюдения трудового законодательства – государственные инспекции труда могут запросить ТК при проверке соблюдения норм о приёме‚ увольнении‚ переводах и т.п.

Когда трудовая книжка обязательна?

Обязательность предъявления ТК возникает в следующих ситуациях:

• Приём на работу гражданина РФ или иностранного работника‚ имеющего право на трудовую деятельность в РФ (например‚ обладающего разрешением на работу или патентом).
• Оформление переводов внутри организации‚ совмещения должностей‚ а также при приёме на работу по совместительству.
• При приёме на работу руководителя организации – в соответствии со ст. 275 ТК РФ (см. фрагмент из интернета: «В статье 275 ТК РФ‚ регулирующей заключение трудового договора с руководителем организации‚ добавлено положение о том‚ что трудовой договор с руководителем организации может быть заключен на …»). Здесь запись в ТК также обязательна‚ поскольку руководитель считается обычным работником с точки зрения трудового законодательства.

Исключения и особенности

Несмотря на общую правило‚ существуют случаи‚ когда трудовая книжка может не требоваться или её отсутствие допустимо:

Иностранные работники без бумажной ТК

Как указано в предоставленном фрагменте: «В организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан. Трудовой книжки (бумажной) у гражданина нет. По просьбе …». В таких случаях работник может предоставить:

• Справку о трудовой деятельности‚ выданную компетентным органом своей страны;
• Электронную трудовую книжку‚ если она оформлена в системе «Госуслуги» и доступна работодателю;
• Договор о выполнении работы (гражданско‑правовой договор) – но только если трудовые отношения не возникают (например‚ работа по договору подряда).

Если же устанавливаются настоящие трудовые отношения‚ работодатель обязан завести для иностранного сотрудника трудовую книжку (бумажную или электронную) и сделать в ней первую запись о приёме.

Дистанционная работа за пределами России

Согласно другому фрагменту: «Заключить трудовой договор о дистанционной работе с указанием места выполнения обязанностей за пределами России на практике невозможно …». Если работник выполняет свои duties за границей‚ но остаётся в штате российской организации‚ трудовая книжка всё равно ведётся‚ поскольку трудовые отношения регулируются ТК РФ. Однако фактическое место выполнения работы может влиять на налогообложение и социальные отчисления‚ а не на необходимость ведения ТК.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовой книжки возможно в электронном виде через портал «Госуслуги». Записи в ЭТК имеют ту же юридическую силу‚ что и записи в бумажной ТК. При приёме на работу работодатель делает запись в ЭТК через личный кабинет работника или через свою учётную запись в системе «Социальный фонд РФ» (ранее ПФР). Отсутствие бумажной ТК не является нарушением‚ если у работника оформлена ЭТК.

Срочные и сезонные контракты

Вопрос о различии срочного и обычного трудового договора часто возникает у работодателей. Срочный договор заключается на определённый срок (например‚ на выполнение конкретного проекта) и может быть признан бессрочным‚ если условия его заключения не соответствуют требованиям ст. 58 ТК РФ (например‚ повторное продление без объективных причин). Трудовая книжка ведётся одинаково независимо от типа договора: запись о приёме делается в день начала работы‚ а запись об увольнении – в день её окончания.

Последствия отсутствия трудовой книжки при приёме на работу

Если работодатель не потребует предъявления ТК (или ЭТК) и не сделает запись о приёме‚ это может повлечь:

• Нарушение ст. 65 ТК РФ – административное наложение штрафа на организацию (от 30 000 до 50 000 руб.) и на должностное лицо (от 5 000 до 10 000 руб.);
• Сложности при подтверждении стажа работником в будущем (пенсия‚ пособия‚ судебные споры);
• Риск признания трудовых отношений неоформленными‚ что может привести к необходимости выплаты всех налогов и взносов «задним числом»;
• Потеря доверия со стороны сотрудников и проверяющих органов.

Практический алгоритм действий работодателя при приёме на работу

1. Запросить у кандидата трудовую книжку (бумажную) либо подтверждение наличия электронной трудовой книжки.
2. Проверить подлинность документа (серия‚ номер‚ печати‚ подписи). При работе с ЭТК – убедиться‚ что запись доступна в личном кабинете работника на портале «Госуслуги».
3. Оформить трудовой договор в соответствии с выбранным видом (срочный/бессрочный‚ постоянный/временно‑совместительный).
4. Сделать запись о приёме в трудовую книжку (или в ЭТК) не позднее трёх рабочих дней с даты начала работы (ст. 66 ТК РФ). Запись включает: дату приёма‚ наименование организации‚ должность‚ трудовой функционал‚ номер и дату трудового договора.
5. Выдать сотруднику копию трудового договора и ознакомить его с внутренними локальными актами (правила внутреннего трудового распорядка‚ положения о оплате труда и т.д.).
6. Хранить трудовую книжку у работника (или обеспечить доступ к ЭТК) и вести учёт всех последующих переводов‚ повышений‚ отпусков и увольнений.

Трудовая книжка остаётся незаменимым инструментом подтверждения трудовой деятельности и основой для корректного оформления трудовых отношений. Несмотря на развитие электронных форм и возможные исключения для иностранных работников или дистанционной работы‚ при заключении трудового договора с гражданином РФ (или с иностранцем‚ осуществляющим трудовую деятельность на территории России) предъявление и запись в ТК (бумажной или электронной) обязательны. Соблюдение этого требования защищает права обеих сторон‚ обеспечивает законность начисления страхового стажа и пенсии‚ а также minimизирует риски административной ответственности для работодателя.

Таким образом‚ ответ на вопрос «Для чего нужна трудовая книжка при заключении трудового договора» сводится к следующему: она служит доказательством факта трудоустройства‚ фиксирует трудовой стаж‚ обеспечивает соблюдение законодательства и защищает интересы как работника‚ так и работодателя.